Relación de los bienes del E-procurement con la producción

Trabajo semana 3 Curso 352611 del SENA-

Cadena de suministro y abastecimientos

Relación de los bienes del E-procurement con la producción

Introducción

La globalización, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnológico demandan procesos con tiempos de ciclos más cortos y esbeltos, mejor aprovechamiento de recursos, y un manejo de información ágil y confiable, para que las empresas proveedoras de productos y servicios puedan competir y convertirse en líderes en el segmento de la industria en el que se desarrollan.

La nueva configuración de la economía y de la industria demanda empresas que sean innovadoras no solamente en productos y servicios, sino también en los procesos internos; y es tal vez en el área de procesos en donde existen más oportunidades de aplicar las nuevas tecnologías para lograr ventajas competitivas que nos permitan el éxito en las organizaciones.

Las tecnologías de información son parte fundamental de la nueva administración de negocios; sistemas que permiten la planeación, organización, comunicación e integración de los procesos y datos internos de la empresa (Enterprise Resource Planning), sistemas para la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Managment), y de administración de las relaciones del cliente (Customer Relationship Management). Las tecnologías de información han permitido enfrentar los nuevos retos originados por el desarrollo de la industria y la evolución de los procesos y relaciones industriales.

La tecnología de procuración electrónica de materia prima (e-procurement) es una de las diversas aplicaciones que han surgido, para complementar las tecnologías de información anteriores y robustecer el nuevo esquema de negocios electrónicos (e-business), utilizando las ventajas de la infraestructura de Internet.

E-procurement

E-procurement es la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos, utilizando el Internet como medio principal en la comunicación cliente-proveedor. Es una tecnología relacionada con la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Management), y entre sus principales características puedo mencionar la utilización de información de requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados a través de una página de Internet. El flujo de información se realiza en tiempo real, y permite conocer los datos al instante de producirse algún cambio en las variables.

La procuración electrónica de materia prima es considerada por los directivos de empresas de clase mundial, como una de las que proporciona un Retorno de Inversión (ROI) superior a otros proyectos de tecnologías de información, y genera una significativa reducción de costos en un periodo de tiempo corto, después de su implementación.

Otra de las ventajas es el acceso desde cualquier punto en donde exista servicio de Internet, sin importar las distancias geográficas, o estar fuera de las instalaciones de la empresa. Además cuenta con acceso restringido al personal que previamente ha sido autorizado por cliente y proveedor para intercambiar información; esto es muy importante para mantener la protección a la información estratégica del negocio y cumple con los parámetros establecidos en las relaciones negocio a negocio (B2B).

Al agrupar su demanda las compañías obtienen un mayor poder de negociación pudiendo presionar sobre los precios de compra. Con el uso de internet, además, consiguen canalizar mejor las diferentes ofertas.

Las transacciones pueden ser iniciadas y concluidas. En las compras se pueden seleccionar los clientes por volumen de descuentos u ofertas especiales. El software e-procurement también puede hacer posible automatizar algunas compras y ventas. Las compañías participantes van a poder controlar las partes de inventario más eficazmente, reduciendo la participación de intermediarios como son los agentes de venta, y mejorando los ciclos de producción. E-procurement se integra con la cadena de servicios de la empresa.

Esta nueva estrategia técnica de aprovisionamiento afecta tanto a los bienes y servicios directos, así como a los indirectos. Aunque en la practica su utilización mayoritaria esta asentada en los bienes indirectos. Respecto a los bienes directos, la estrategia a utilizar es la B2B integration Server (servidor de integración para empresas); esta estrategia consiste en la posibilidad de integración del sistema MRP (Material Requirements Planning) de las empresas compradoras a los sistemas de planificación de sus proveedores, proporcionado información de inventario en tiempo real. Con este sistema el comprador se beneficia del acceso a información actualizada de las piezas de un proveedor, incluido el acceso a los calendarios de entrega de piezas. Por otra parte, el proveedor se beneficiará del acceso a los niveles actuales de piezas del fabricante y a sus índices previstos de consumo. La comunicación entre las aplicaciones es posible gracias al lenguaje XML.
E-Procurement es una solución inteligente B2B, un nuevo concepto estratégico de la gestión y aprovisionamiento de las compras. Un sistema que integra todos los procesos de compra de productos, materiales indirectos, mantenimientos, reparaciones y servicios (MRO) de una organización, mediante procesos automatizados (Workflow), “sin papel”, aportando gestión, control, garantía y fiabilidad en la compra (purchasing) y abierto al mundo exterior desde Internet, un espacio virtual (Marketplace) en el que la oferta y la demanda, los proveedores y compradores realizan sus operaciones de compra-venta.

Relación de los bienes del E-procurement con la producción

Descripción del “Caso Ejemplo”:

Juan, se dedica a la distribución del concentrado de jugo de naranja. Él se encarga de distribuir el concentrado alrededor del país a grandes empresas que se dedican a su venta alrededor del mundo.

El proceso de Juan para la producción del concentrado es el siguiente:

·         La naranja es surtida por un proveedor local, el cual tiene la capacidad de satisfacerlo de este insumo, aún y cuando la demanda aumente.

·         El concentrado, es surtido por un proveedor extranjero, al cual, tiene que hacerle los pedidos con 1 semana de anticipación, para que de esta forma, él pueda tener el insumo a tiempo.

·         El empaque, lo obtiene igualmente de un proveedor local, el cual le pide también hacer sus pedidos con 1 semana de anticipación.

A Juan le toma 3 días producir el 100% de las requisiciones de la semana, por lo que por los tiempos de tránsito (3 días) para entrega y el tiempo de producción, tiene que tener las requisiciones del cliente mínimo 1 semana antes, para poder entregar a tiempo.

El problema que Juan enfrenta, es que no tiene espacio para tener un inventario (stock), ya que es muy cara la infraestructura que necesita.

Mientras tanto, sus clientes han cambiado su estrategia, se enfocarán en surtir el jugo de naranja en base a la capacidad que tengan en sus diferentes almacenes de producción alrededor del país. Van a programar al principio de mes las cantidades de lo que necesitan durante todo el mes, sin embargo, solo podrán saber 3 días antes la cantidad que necesitan para esa semana y hacia que almacén enviarlo. Si esta estrategia les funciona, las cantidades del concentrado aumentarían a más del doble y las ventas se duplicarían.

Juan sabe que esto representa un gran negocio para él, pero a su vez, es un gran reto, ya que tiene que hacer modificaciones a su estrategia de distribución en la cadena de suministro, además de invertir para poder tener alternativas y de esta forma cumplir con el cliente y crecer junto con él.

Juan trabaja para una empresa que se dedica a la producción de jugos de naranja natural, los cuales se venden a nivel nacional. Él requiere identificar entre todos sus bienes, cuales se relacionan con la producción y cuáles con la operación.   A continuación se muestra un listado de recursos del E-procurement relacionados y no relacionados con la producción de la empresa productora de naranjas:  

    1.    Máquina Exprimidora de Naranjas. Se relaciona con la producción por ser equipo esencial para elaborar el jugo.

    2.    Naranja Natural de Montemorelos. También se relaciona con producción por ser la materia prima básica para el jugo.

      3.    Conservador de jugo de naranja. Es ingrediente del jugo natural por lo que se considera relacionado con la producción.

     4.    Herramientas para el mantenimiento de la máquina. Son recursos operativos, críticos para el mantenimiento de la planta y para las operaciones de la empresa y la producción, o sea que es un elemento no relacionado con la producción, por ser elementos requeridos para la operación del día a día del negocio.

     5.    Contenedores para el área de almacén de las naranjas. Forma parte del grupo de los recursos operativos por lo que no se relaciona con la producción, sino con el día a día del negocio.

   6.    Sistema para generar facturas y enviarlas directamente al cliente. Es equipo computacional relacionado, o sea recurso operacional, necesario en el día a día del negocio y no se relaciona con el negocio.

7.    Viáticos para el representante de ventas en la zona sur del país. No está relacionado con la producción por ser necesario en el día a día sin participar en la producción.

    8.    Envases de plástico para jugo de naranja (Empaque para venta). Forma parte del producto terminado que recibe el cliente y está relacionado con la producción.

    9.    Azúcar. Al ser uno de los ingredientes del producto que   se comercializa es un bien relacionado con la producción.

   10. Flete nacional para repartir el jugo de naranja. Es un gasto logístico y por lo tanto participa del grupo de los no relacionados con producción.

      11. Tapas de plástico para el envase del jugo de naranja. Es un componente del producto, es un elemento para la producción y está relacionado con la producción.

      12. Computadora en el área de calidad para poder hacer experimentos con respecto al jugo de naranja. Elemento requerido para la operación del día a día del negocio (equipo computacional relacionado), por lo que se clasifica en el grupo de los no relacionados con la producción.

     13. Básculas para pesar las naranjas. Son elementos críticos para las operaciones de la empresa y para la producción, lo que las define como elementos no relacionados con la producción.

    14. Libretas y plumas para los empleados de la planta. Son artículos para oficina (generales y administrativos), elementos requeridos para la operación del día a día del negocio, por lo que están entre los elementos no relacionados con la producción.

      15. Red interna de la planta. Es el equipo computacional relacionado (hardware, software, periféricos, redes, copiadoras, fax, teléfonos), que son elementos requeridos para la operación del día a día del negocio, por lo que se considera elementos no relacionados con la producción.