Trabajo semana 4 Curso 352008 del SENA-
Proceso de la Administración de la Tecnología de información
Rediseño:
Esta implica
rediseñar radicalmente el flujo de trabajo y los procesos de negocios que se
siguen para generar productos y servicios, con el objeto de reducir radicalmente
los costos del negocio.
Casos de Éxito Microsoft
Sector Servicios Financieros
“No hay
duda de que Microsoft Windows Server 2008 ofrece mejoras sustanciales en
aspectos tan importantes para nosotros como el Directorio Activo”
País: España
Sector: Servicios Financieros
Perfil del
Cliente: Fundado en 1926, Grupo Banco Popular es el tercer
grupo bancario de España, con una red de 2.500 sucursales, 15.000 empleados y
más de 6,5 millones de clientes.
Situación de
Negocio: El Directorio Activo es la piedra angular de toda
la plataforma Microsoft de la compañía: correo electrónico, base de datos,
aplicativos de negocio, intranet corporativa, mensajería instantánea, etcétera.
Solución: Banco Popular ha participado en el programa de adopción de Microsoft
Windows Server 2008. Tras el rediseño del Directorio Activo, la compañía espera poder migrar controladores de
dominio a lo largo de 2008, y comenzar a migrar progresivamente todos sus
servidores a la nueva versión.
Beneficios
·
Más
seguridad.
·
Mejora en
la gestión y control de políticas de acceso.
·
Mayor
productividad y funcionalidad.
Desde que Grupo Banco Popular implantó el Directorio Activo de Microsoft
Windows Server 2000 en el año 2001, esta aplicación se ha convertido en la
piedra angular de buena parte de la plataforma tecnológica de la entidad. Para
mejorar su funcionalidad y poder llevar a cabo un rediseño del mismo, decidió participar en 2007 en el programa de adopción de
Microsoft Windows Server 2008. Tras meses de trabajo en conjunto con los
profesionales de Microsoft, ya ha iniciado la migración de varios servidores a
la nueva versión. El próximo paso será la migración del rediseñado Directorio Activo y de otras soluciones como Microsoft Exchange o
Terminal Services. Más seguridad, mejor gestión y control de las políticas de
acceso y una mayor funcionalidad y productividad son los beneficios más
importantes que la compañía espera obtener con la nueva versión. En nuevo
directorio activo Microsoft Windows Server 2008 se desplegará sobre una
plataforma de servidores con tecnología Intel® Xeon®, orientada a asegurar un
entorno escalable y con prestaciones de bajo consumo alto rendimiento en
consonancia con las necesidades de evolución del Centro Datos de Banco Popular.
Para el responsable de Grupo Banco Popular, las nuevas funcionalidades de
Microsoft Windows Server 2008 permiten llevar a cabo diversas acciones que les
hubiera gustado hacer con anterioridad, pero que la tecnología no lo hacía
posible. “Ahora sí podemos, por ejemplo, tener servidores en determinadas
localizaciones geográficas grandes, como direcciones territoriales u oficinas
principales, para evitar que cualquier fallo en la red impida que los usuarios
se validen o puedan acceder a determinados recursos”, afirma. Esto se debe a
que el Directorio Activo de Microsoft Windows Server 2008 ofrece la posibilidad
de realizar copias de determinadas funcionalidades en otros servidores, “así
como replicar ficheros de usuario por diferencias, y no como antes, que debían
replicarse completos”, puntualiza. “No hay duda de que Microsoft Windows Server
2008 ofrece mejoras sustanciales en aspectos tan importantes para nosotros como
el Directorio Activo”, añade. Por todo ello, después del Directorio Activo,
Grupo Banco Popular iniciará la migración progresiva a Microsoft Windows Server
2008 en otros entornos de gran importancia para la entidad, como es el caso de
Microsoft Exchange o Terminal Services. “Desde el momento en el que aparece en
el mercado, contemplamos a Microsoft Windows Server 2008 como una versión nueva
y, con todas las precauciones lógicas de los entornos de producción,
empezaremos a migrar en la medida en que nosotros nos sintamos confortables y
Microsoft nos vaya asesorando. Desde febrero, ya tenemos cuatro servidores que
funcionan con la nueva plataforma de Microsoft”, subraya el responsable del
Departamento de Arquitectura de Sistemas Windows de Banco Popular.
Cambio
de paradigma
Esta es la
forma más radical de cambio en los negocios e implica una Reconceptualización
de la naturaleza del negocio y de la organización misma.
Empresas Busel
Desde sus inicios, el proyecto inmobiliario Casa Los
Coigües, a cargo de Empresas Busel, tenía como objetivo dar un salto
cualitativo gracias al uso de nuevas metodologías y tecnologías de la
información. Gracias a la implementación de una plataforma Microsoft, basada en
MS Windows Server 2003 y a las soluciones de trabajo colaborativo de Microsoft
Office System, encontró la herramienta perfecta para lograrlo.
Situación
Empresas Busel lleva 20 años en el rubro de la
construcción en Chile y siempre se ha caracterizado por tener una política de
modernización y uso de propuestas innovadoras en sus proyectos inmobiliarios.
Dentro de esta filosofía, el año 2004 comenzó
a realizar el proyecto "Casa Los Coigües", ubicado en el sector de
San Damián, Comuna de Las Condes. La idea desde un principio fue la creación de
un sistema de construcción pionero en Chile y Latinoamérica gracias al uso de
diferentes tecnologías en todo el proceso.
La propuesta, emula
las iniciativas más vanguardistas a nivel mundial y propone cambios drásticos
en las prácticas habituales de una obra, valiéndose de oficinas virtuales y
sistemas de monitoreo en línea, para así cambiar el paradigma de los emprendimientos
inmobiliarios, bajo un esquema de desarrollo integrado, en el que interactúan
las áreas de management del negocio, desarrollo de la arquitectura e ingeniería
del proyecto y gerencia de la construcción.
A diferencia de
proyectos anteriores, Empresas Busel buscaba para Casa Los Coigües un sistema
informático que le permitiera ahorrar en papelería, centralizar todos los
procesos y elementos de la construcción en una sola parte y, en general, una
plataforma que fuera mucho más eficiente a lo que anteriormente se conocía en
el ámbito de la construcción.
Solución
Entre los adelantos y
metodologías tecnológicas que incluyó el proyecto, se encuentra el manejo de
"oficinas virtuales" generadas bajo las soluciones de Microsoft
Windows SharePoint Services y Microsoft Enterprise Project Management. Estas
herramientas permiten mantener una comunicación en línea y en tiempo real con
todos los integrantes del proyecto, desde el equipo de profesionales hasta toda
la red de proveedores.
La plataforma de
oficinas virtuales bajo Windows SharePoint Services está dividida según las
diferentes etapas del proyecto y pueden ser accedidas desde Internet con sólo
un nombre de usuario y un password, entregado previamente por el administrador.
De esta forma, proveedores, entidades inspectoras, profesionales y todos los
involucrados tienen acceso a cierta información previamente definida. Además
pueden participar en foros cerrados, dando a conocer sus inquietudes a través
de una especie de pizarra electrónica común. A principios del 2004 comenzaron a
crear estas secciones, comenzando por la de "Proyectabilidad", para
luego seguir con otras como Servicios Sanitarios, Domótica y las Fichas de
Construcción, entre otras. "Nos empezamos a dar cuenta de que había mucha
información y debíamos ordenarla", explica Busel.
En cuanto a la
implementación, el ejecutivo explica que fue relativamente fácil, ya que se
instaló el software, se puso en un servidor y listo. La administración del
mismo está en manos de unas pocas personas, lideradas por él mismo. Eso sí,
reconoce que no ha sido fácil su adopción en algunos de sus proveedores, ya que
- como indica- es muy difícil cambiar la mentalidad. "La construcción en
nuestro país es excelente, pero la forma en que se gestiona una obra está
atrasada al menos entre 40 y 50 años. Por eso nosotros hemos logrado un
verdadero cambio
de paradigma con las aplicaciones
de Microsoft", explica.
Además, se han
incorporado una serie de cámaras de TV en línea, para monitorear las obras y un
sistema que mide la eficiencia en las actividades de construcción, para aplicar
mejoras en la gestión de futuras construcciones.
La eficiencia de la construcción y mano de obra también es una preocupación constante de Empresas Busel, la que se mide a través del programa CALIBRE, el cual les permite contar con una herramienta para el control de la gestión y planificación de obras respecto de las oportunidades de mejoramiento en proyectos futuros.
La eficiencia de la construcción y mano de obra también es una preocupación constante de Empresas Busel, la que se mide a través del programa CALIBRE, el cual les permite contar con una herramienta para el control de la gestión y planificación de obras respecto de las oportunidades de mejoramiento en proyectos futuros.
Beneficios
Roberto Busel indica
que gracias a la integración de tecnología a los procesos de gestión y
planificación de la construcción, logramos reducir los tiempos de ejecución del
proyecto, el número de reuniones, y bajamos los costos en un 25%. "Los
beneficios directos que logramos es la actualización eficiente y en tiempo real
de todos los cambios producidos en el proyecto, anticipación a las
inconsistencias, implementación del control y seguimiento de los compromisos e
información oportuna a todo el equipo de los eventos relevantes", detalla
el ejecutivo. Y agrega: "Es increíble el tiempo que hemos ahorrado en
reuniones, ya que todo lo hacemos de manera virtual, lo que ayuda mucho a una
eficiencia en la gestión. Incluso sólo nos juntamos presencialmente para tomar
decisiones."
En cuanto a la red de
proveedores, el ejecutivo indica que de a poco están incorporando la metodología
de hacer todo en línea. "La forma de utilizar SharePoint es tan sencilla,
que cualquier persona con mínimos conocimientos de computación puede hacerse
cargo. De hecho, yo mismo soy el administrador de las oficinas virtuales",
explica el ejecutivo.
Empresas Busel piensa
seguir utilizando este sistema en sus próximas obras y tratar de evangelizar el
concepto del uso de las herramientas tecnológicas en el rubro de la
construcción. Es más, una vez terminado el proyecto "Casa Los
Coigües", quieren ver la posibilidad de utilizar la misma metodología pero
en proyectos de menor costo y así producir un mayor impacto aún en el precio y
calidad de las futuras construcciones.
Realizar Lectura
del caso llamado Caso integrador-Unidad 4 que se encuentra en Material de la
unidad
Caso integrador: Estrategia de crecimiento
A principios de los años 90, en el milenio
pasado, un director de una institución bancaria de la localidad, llamado banco
Industrial, comentó en las sesiones donde se llevaba a cabo la planeación
estratégica del banco, la conveniencia de seguir con la apertura de sucursales
de gran tamaño como la que recientemente se había abierto en una de las principales avenidas del centro de la
ciudad. Él pensaba: “teniendo sucursales de gran tamaño físico podemos tener
una posición de superioridad y una fortaleza competitiva, logrando también una
mayor participación en el mercado.”
El abrir nuevas sucursales de gran tamaño,
involucra nuevas inversiones en edificios, mobiliario, personal y tecnología,
entre otros. Así también establecer procedimiento y políticas para su exitosa
operación y servicio a sus clientes.
Esta estrategia de crecimiento del banco no
llegó a realizarse, pues no había transcurrido un año después de esa junta,
cuando en la ciudad inicia sus operaciones el banco Lazer de menor tamaño
(tanto organizacionalmente como en clientes), a abrir pequeñas sucursales en un
área bien estudiada (1 sucursal por cierta cantidad de kms de distancia). Así
mismo, este “pequeño banco” fue de los pioneros en promover la banca por
Internet.
Con esto, el segundo banco logró el
crecimiento, fortaleció su posición competitiva y así mismo incrementó su
participación de mercado, haciendo lo contrario a lo pensado originalmente por
el directivo del banco Industrial.
En el relato se muestran dos
diferentes estrategias de crecimiento. ¿Por qué cree que el banco Industrial
replanteó su estrategia de crecimiento?
Ante nuevas circunstancias, en un
nuevo entorno complejo y hostil, sólo estarán bien preparadas para la
supervivencia aquellas entidades que desarrollen un centro neurálgico complejo
y especializado que, siempre atento a las tendencias del mercado, a las
estrategias de los competidores y a los cambios en la regulación y exploración
de nuevas tecnologías, sepa cursar las órdenes más convenientes en cada
momento. Por el contrario, aquellas entidades de depósito, que desconcertadas
por la elevada incertidumbre y riesgo y acobardadas por la estrechez de los
márgenes y la dureza de la competencia, se atrincheren en viejas estrategias, perderán
inevitablemente, rapidez y flexibilidad de movimientos, y consecuentemente,
cada vez estarán peor dotadas para adaptarse al entorno cambiante.
El surgimiento de los servicios
de la banca a distancia, personalizados en sus primeros pasos en banca
telefónica, ha traído como consecuencia un cambio del tipo de relación entre el
cliente y el banco, tradicionalmente basado en la inevitable presencia física
del cliente en la sucursal. Se pueden realizar gestiones desde cualquier parte
y no se requieren avanzados conocimientos de informática, pues los sistemas
están elaborados en función a la intuición de los usuarios y la familiaridad con los mismos se obtiene en
poco tiempo.
En los sitios web que ofrecen actualmente los
distintos bancos, se puede observar que
la tendencia es procurar una mayor
participación o interactividad entre el usuario y el banco. Cada vez más, el
usuario puede sentirse desde su propia casa o lugar de trabajo como si
estuviera en las mismas oficinas de la entidad, lo que le permite visitar su
banco con más periodicidad que nunca antes.
¿Qué factores motivarían al banco
Lazer a establecer su estrategia de crecimiento tan diferente a la del banco
Industrial?
La influencia del cambio tecnológico
sobre la actividad financiera justifica que la incorporación de innovaciones
tecnológicas sea un componente esencial de las estrategias bancarias a seguir
para conseguir una ventaja competitiva.
Así, las nuevas tecnologías de la
información han sido el catalizador fundamental de una serie de innovaciones en
las prestaciones ofrecidas por las entidades de depósito. El avance en los equipos
de tratamiento y almacenamiento de la información unido al desarrollo de las telecomunicaciones,
son básicos para entender la creación y difusión de los sistemas de transferencia
electrónica de fondos. Se ha abierto así un camino a una generación de servicios
cuya infraestructura técnica es bastante compleja, comparada con la utilizada
en la actividad bancaria tradicional, que nos permite, no sólo incrementar la
capacidad y rapidez en la transmisión de datos, sino que también ofrece la
posibilidad de operar en un contexto mundial, a todas las horas del día. Esto
implica modificaciones en la forma de entender la captación de depósitos y
gestión del pasivo, la concesión de créditos, el papel de las sucursales o
agencias y su equipamiento, la estructura organizativa y la capacitación del
personal.
Las sucursales, a corto plazo,
seguirán siendo el eje central de la actividad bancaria; sin embargo a largo
plazo, por motivos de presión de la competencia, las entidades tendrán que
sustituir sucursales bancarias por nuevos canales automatizados.
Los cambios en la estrategia de crecimiento del banco Lazer, ¿involucran
un cambio en la estrategia de TI del mismo? Explica detalladamente qué cambió
(software, hardware, procedimientos, políticas, entrenamiento, etc.)
Software y hardware al iniciar con pequeñas
sucursales para cierta cantidad de KM, al generar nuevos desarrollos de banca
por internet, para ello tuvo que darse procedimientos tales como la operación
de los programas y su respectivo entrenamiento, tuvo que cambiar paradigmas que
con empresas pequeñas también se hacen grandes cosas si son bien analizadas.
¿Cree que la implantación de esta nueva estrategia del banco Lazer sea
más o menos compleja que para el banco Industrial (suponiendo que éste último
quisiera hacer algo parecido)?, ¿Porqué?
Siendo un pequeño banco, sin una larga tradición de servicios, puede
iniciar estos procesos, si cuenta con experiencia bancaria, que se extiende de
acuerdo a las nuevas tecnologías; no es lo mismo iniciar un negocio que
transformarlo, esto último puede ser más complejo. Con la creciente
competencia, las instituciones financieras deben proporcionar una nueva oferta
de productos y servicios, además de ser
capaces de operar más rápidamente en el mercado que sus competidores.
Estas deben alcanzar el mayor número de clientes posibles, independientemente
de dónde se encuentren (oficina, casa, hotel, aeropuerto) o como accedan a
ellas (sucursales, teléfono fijo y
móvil, computadoras). Para esto, las entidades financieras están
utilizando nuevos canales que se adaptan a estas nuevas necesidades. Estos
canales aprovechan gran parte de la infraestructura de negocios actual y la
adaptan a esta nueva forma de hacer negocios.
Uno de estos canales es Internet. En cualquier caso, no se trata de Internet desde un punto de vista
estrictamente tecnológico, sino de cómo utilizando Internet y las tecnologías
asociadas, éstas pueden ayudar a adaptar el entorno bancario tradicional al
nuevo entorno financiero virtual; el nuevo escenario de la economía.
Citar, dada su opinión, sucesos que puedan incurrir en cada rubro (al
cambiar la estrategia el banco Industrial):
El gran reto a que se
enfrentan los bancos que tratan de implantar estas plataformas es evitar que el
servicio real desaparezca y se convierta en servicio virtual. El uso
incorrecto de la tecnología en las
relaciones con los clientes sin duda puede resultar en un descenso de los índices de satisfacción del cliente en todos los
sectores.
La falta de visión puede conducir a algunas entidades financieras a dar
prioridad al volumen, velocidad y capacidad en su relación con los
clientes. Nada más lejos de lo que se
debe buscar al desarrollar sus servicios de banca por Internet. Un buen
servicio debe contar con poderosos programas y ágiles servidores electrónicos,
pero tiene que incluir, por necesidad, una inversión en empleados adiestrados,
motivados e incentivados que sepan utilizar, cada vez mejor, las difíciles e
impredecibles artes de las relaciones humanas.
En los modelos de
estrategia empresarial convencionales, las empresas decidían las tecnologías a
emplear, en cambio, actualmente, es la tecnología la que dirige las decisiones estratégicas
en la empresa asumiendo un rol desconocido hasta ahora. La forma de gestionar
los negocios, ha modificado los supuestos económicos fundamentales sobre los
que se sustentaban la mayoría de las empresas, transformando la economía
industrial en lo que hoy llamamos economía digital.
·
Problemas técnicos
Por falta de análisis software y hardware no
adecuados.
·
Problemas de
personal
Personal no capacitado, no comprometido.
·
Problemas de calendario
Retrasos en tiempo pues no existe planeación para
inversiones necesarias, mobiliario, personal.
La oficina bancaria del futuro
Así pues, la oficina bancaria
del futuro se estructura a partir de líneas de distribución diferentes que
corresponderán a una estrategia de clientes/productos, y que se ajusta a las
necesidades del segmento al que se dirige.
Indudablemente, estos puntos
de venta (sucursales, oficinas, agencias, etc.) insertadas dentro de la red de
las entidades bancarias o de crédito, van, en el futuro, a estar condicionadas
por el rápido desarrollo tecnológico, como ya está ocurriendo, y por la
existencia de una “aldea financiera global”.
Se prevé que las sucursales,
agencias u oficinas bancarias vayan a estar marcadas por algunos rasgos
fundamentales, entre los que podemos destacar los siguientes:
·
El mantenimiento de la importancia de los productos
tradicionales.
·
El crecimiento, pero moderado, de productos nuevos.
·
El aumento de la automatización en servicio a los
clientes pero sin sustituir el servicio personalizado.
·
El amplio crecimiento y desarrollo de la banca
telefónica, remota y electrónica.
·
La reducción del conocido como back office o
departamento de administración y gestión.
·
La traslación a servicios centrales de la mayor
parte de las tareas administrativas.
·
El incremento importante de la formación para la
venta y la calidad.
·
El carácter de autogestión en términos de calidad
como en fijación de precios y utilización de recursos.
·
Empleo de menos personal, más cualificado y
preparado en términos de formación, y en tiempo parcial.
En definitiva, parece claro
que las redes de puntos de venta bancarias se segmentarán y estratificarán en
función de los perfiles de los clientes. En este sentido, el concepto de
oficina bancaria tradicional que presta todos los servicios va a ir dando paso,
progresivamente, a centro de ventas más especializados.
Para ello el esfuerzo en
formación, capacitación y perfeccionamiento del personal jugará un papel esencial,
en la medida en que el empleado de una oficina irá poco a poco, incrementando
sus funciones de “asesor o gestor de inversiones o patrimonios” y perdiendo
importancia como mero “suministrador de información”, que la tecnología puede
facilitar en tiempo real.
Así, las partidas
presupuestarias de las entidades bancarias, destinadas a formación y
capacitación ante los nuevos retos, se reforzarán, relegando a un segundo orden
las meras actividades administrativas o burocráticas que serán, cada vez más asumidas
por la automatización o soportes tecnológicos.
Esta automatización y
desarrollo tecnológico, que permite la conexión en tiempo real entre la entidad
de crédito, o bancaria, y su cliente, independientemente de su localización
geográfica, donde la atención personalizada o la medida de las necesidades del
cliente desempeñará un papel fundamental.
Dentro de este contexto, la
aparición y desarrollo de la banca telefónica y la banca en Internet
contribuirá al cambio esencial en el espíritu y operativa de las redes
bancarias del inminente futuro.
Conclusión de aprendizaje
La planeación constituye una herramienta esencial para el éxito de la
estrategia, el análisis de las posibles situaciones que se puedan presentar y
los planes de contingencia también determinan el éxito en la implementación de
tecnologías de la información y por ende el aumento de la productividad y
cumplimiento de los objetivos de la organización cualquiera que sea su
actividad.
Al planificar, desarrollar e implantar los sistemas
de información estratégicos debe realizarse por parte de la empresa un
alineamiento de la estrategia global y los sistemas de información
estratégicos, identificando las principales necesidades y evaluando los
distintos métodos de satisfacción, teniendo presente en todo momento cuáles son
las tecnologías de información disponibles en el mercado y cómo éstas pueden
utilizarse.
Los sistemas de información constituyen uno de los
aspectos estratégicos claves para el desarrollo de la empresa. Para ello es
necesario que toda la organización esté concienciada de su utilidad, tanto por
parte de la alta dirección, la que debe tenerlos en cuenta al realizar la
planificación estratégica, como por parte de los distintos usuarios de la empresa.
Necesariamente cualquier instancia de
transformación de las organizaciones requiere hacerse cargo de las motivaciones
de las personas. No obstante, las organizaciones presentan incoherencias entre
el mensaje que transmiten desde la óptica estratégica y los planteamientos
efectivos.
Entender las aristas que presenta este proceso,
lograr acciones que apoyen efectivamente el éxito de la organización, significa
resolver las incongruencias que se presentan tanto en la descripción,
evaluación y valorización del mercado de trabajo, como en las expectativas de
lo producido: incentivar los aportes y contribuciones, reconocimiento del
desarrollo y motivación del cambio cultural.
Es importante destacar la importancia de la planificación
estratégica en las empresas, pues es ahí justamente donde se debe definir el sistema
que la empresa requerirá para lograr los objetivos propuestos por la
administración.
Cuando ya ha definido su estrategia, y ha decidido
incorporar un sistema de información estratégico debe definir las necesidades
tecnológicas que requerirá, para decidir posteriormente el método por el cual
conseguirá dicha tecnología. Para ello debe evaluar todas las alternativas
posibles, de realizar el desarrollo del sistema información estratégico de
forma interna o externa, analizando la relación costo-beneficio, considerando tiempos,
personal, equipos, etc. Una vez ya desarrollado el sistema de información estratégico,
se debe implementar junto a las tecnologías de información, y debe nuevamente evaluar
todas las posibles metodologías de implementación existentes. Siempre se debe monitorear
el sistema de información estratégico, y se debe revaluar su permanencia dentro
de la empresa cuando éste no entregue los resultados esperados, o simplemente cuando
deje de ser estratégico y vuelva a ser un sistema de información más.
Las empresas que han incorporado con éxito la tecnología,
lo han hecho apoyando el modelo de negocios y tomando los elementos para
cumplir sus objetivos, incorporando la tecnología para apoyar la estrategia del
negocio ya que es un medio para conseguir los objetivos.
La realización de un Plan de Sistemas de Información
dentro de cualquier organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre
los objetivos estratégicos de la misma y la información.
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