Trabajo semana 4 Curso 352611 del SENA-
Cadena de suministro y abastecimientos
Infraestructura del E-procurement
Introducción
En las grandes organizaciones, sorprendentemente, se desconoce el enorme
potencial que representa la función de compras de cara a la generación de valor
y mejora de la cuenta de resultados, sobre todo en momentos de crisis en los
que el incremento de las ventas no está garantizado. Comprar y aprovisionarse
es una necesidad, hacerlo de forma estratégica y optimizada también lo es, y en
periodos de incertidumbre económica se convierte en una prioridad. Con una
buena gestión de la función de compras una empresa puede conseguir ahorros por
encima de los dos dígitos en relación con el presupuesto asignado. Para esto es necesario diseñar
un plan director de mejoras e implantar una nueva metodología de trabajo,
además del uso eficiente de las nuevas tecnologías, y en concreto de las
herramientas informáticas aplicadas a los ámbitos del e-sourcing y el
e-procurement. Una vez
hecho esto, las organizaciones deben ir un paso más allá a través de la gestión
integral del gasto, imputando el ahorro conseguido a los presupuestos de la
organización
Cuando preguntamos sobre la situación de la función de compras en una
gran empresa, la respuesta habitual es que las compras están gestionadas por un
departamento profesional y dedicado. A primera vista se nos presenta una
situación adecuada y a priori con pocas necesidades de optimización. Al
profundizar en el estudio de la situación real, descubrimos que en la mayoría
de los casos la profesionalización se ha hecho efectiva sólo para una pequeña
parte de los productos y servicios que se compran en la empresa, y que la
dedicación del personal del departamento de compras se reparte principalmente
entre funciones administrativas y logísticas o de aprovisionamiento. Sólo una pequeña parte de la
dedicación se destina a la gestión del proceso concreto de negociación y
contratación, aun siendo éste la principal fuente de creación de valor de la
función de compras. La situación real dista mucho de la situación ideal.
Mejores prácticas
Todas las compañías, tanto grandes como PYMES, pueden desarrollar y
llevar a cabo mejores prácticas en la adquisición para obtener ventaja
competitiva. La clave es cómo conseguir el máximo valor de la adquisición en
una industria y una posición de mercado específica, definir un plan para
alcanzarlo y ejecutar, de manera efectiva, el plan. Desarrollar y llevar a cabo
unas mejores prácticas en la adquisición no siempre es fácil. Sin embargo, el
retorno que tiene esta inversión a largo plazo es normalmente muy elevado.
Una cosa que debemos tener en cuenta es que no hay dos compañías iguales,
no hay un enfoque único acerca de las mejores prácticas de adquisición, cada
compañía tiene unas fortalezas y debilidades únicas y la dirección tiene que
determinar, cuál es la mejor estrategia de adquisición que dirigirá los
objetivos, para el desarrollo y utilización de mejores prácticas.
A pesar de las diferencias que existen entre distintas compañías, hay
algunos factores que normalmente siempre están presentes cuando una compañía
lleva a cabo con éxito la gestión de adquisiciones. Estos factores incluyen:
·
Soporte activo desde la
dirección: las compañías que llevan a cabo mejores prácticas tienen ejecutivos que
reconocen el valor que reside en la gestión de adquisiciones y soportan de
manera activa los esfuerzos que conlleva.
·
Entendimiento de los
costes: muchas compañías no son capaces de gestionar sus costes y qué es lo que
los provoca. Las compañías que realizan mejores prácticas conocen en detalle la
estructura de sus costes y toman acciones orientadas a la reducción de costes.
De manera regular, recogen y analizan datos acerca de los costes de los
proveedores.
·
Relaciones cooperativas
con proveedores: las compañías reconocen que los proveedores aportan un valor que no
está presente en sus compañías. Estas compañías integran a sus proveedores
estratégicos en los programas que requieren adquisiciones, y también entienden
que los proveedores deben obtener un margen de beneficio para cumplir sus
planes de negocio y poder invertir en nuevas tecnologías, equipamiento y
personas cualificadas.
·
Cultura de mejora
continua: las organizaciones que realizan buenas prácticas en la gestión de
adquisiciones, no lo hacen en esta área de forma aislada sino que, a todos los
niveles, buscan el aprendizaje y mejora continua en sus procesos y sus
prácticas.
·
Enfoque multi-función: para alcanzar un nivel
óptimo, la gestión de adquisiciones no debe incluir solamente al grupo de
adquisiciones, sino a otras funciones de la organización que pueden añadir
valor a través de la interacción con proveedores.
·
Valoración de tecnologías
avanzadas de comunicación: la tecnología por sí sola no va a hacer nada por
mejorar las operaciones de gestión de adquisiciones. Muchas organizaciones
creen que el uso de la tecnología en las adquisiciones es, en sí mismo, una
mejor práctica. Estas compañías no entienden que la tecnología no aporta valor
si no forma parte de una estrategia de adquisiciones. La tecnología es una
herramienta, no una estrategia. Cuando la tecnología no se utiliza
adecuadamente, puede ser perjudicial para las operaciones de adquisiciones.
·
Inversión en gestión de
adquisiciones: la inversión en ciertos factores como formación, tecnologías y
comunicaciones no conduce, de forma automática, al desarrollo de mejores
prácticas en la gestión de adquisiciones. Sin embargo, entre las organizaciones
que tienen mejores prácticas de gestión de adquisiciones, es difícil encontrar
una compañía que no muestre alguno de estos rasgos.
Quizá el factor más importante
para maximizar el valor de la adquisición es el soporte activo desde la
dirección. Este soporte no quiere decir necesariamente una implicación de la
ejecutiva en las operaciones del día a día, sin embargo, sí que es muy
importante que la dirección:
·
Entienda el valor de la
adquisición para el éxito de la organización.
·
Reclute y/o desarrolle el mejor
talento disponible para la gestión de adquisiciones.
·
Proporcione la financiación
necesaria para la gestión de adquisiciones.
· Muestre al personal que están
comprometidos con la excelencia en la gestión de adquisiciones.
· Interactúe con sus homólogos en
las organizaciones de los proveedores clave de manera periódica.
Sin soporte por parte de la
dirección, una compañía no va a ser capaz de desarrollar y ejecutar mejores
prácticas.
Otro factor importante para la
realización de mejores prácticas es el desarrollo y uso de metodologías y
sistemas para medir el rendimiento de los proveedores, los sistemas y los
empleados. La medición del rendimiento va de la mano de la mejora continua. Sin
un sistema de medición formal y consistente, no se puede saber si se ha
mejorado.
Una clave en este proceso es
seleccionar a los proveedores correctos. La importancia de la selección de
proveedores y las relaciones con los mismos es clave para el éxito a largo
plazo.
La gestión y reducción de costes es uno de los
principales objetivos de las adquisiciones. Las compañías que realizan mejores
prácticas en la reducción de costes, normalmente trabajan conjuntamente con los
proveedores para examinar todos los procesos involucrados en ambas compañías e
intentar reducir costes.
Dimensión E de la empresa
El fenómeno internet y
todos los desarrollos tecnológicos que están teniendo lugar en torno a sí, para
impulsar la realización de negocios a través de la red, están reconfigurando
las cadenas de valor de las empresas y obligando a redefinir su planificación
estratégica.
Se puede considerar
este hecho como un factor estratégico de primera magnitud, que lleva a las
empresas a tener que desenvolverse en un terreno de juego distinto al
tradicional de los mercados físicos, con unas nuevas reglas que hay que conocer
y aplicar: las de los negocios y mercados virtuales (marketspace). Es necesario
prepararse para el tránsito de una economía industrial a una economía
electrónica.
Los negocios en la
actualidad compiten en dos mundos o entornos diferentes:
a)
El físico, es decir, el de los recursos que los directivos
pueden ver y tocar.
b)
El virtual, generado a partir del uso casi exclusivo de la
información y de las herramientas telemáticas.
Uno de los elementos
claves a tener en cuenta para las empresas de este siglo, tal vez el más importante,
es el impacto de las tecnologías de la información, ya que es necesario
preguntarse: ¿qué va a pasar con las estructuras de las industrias
cuando los mercados electrónicos y las autopistas de la información transformen
los patrones tradicionales del comercio y de los negocios?
El alcance de internet
puede ser aplicado en el ámbito empresarial interno:
a)
A las relaciones con los empleados de la compañía, actuando
sobre los procesos internos de la cadena de valor (business to employees, B2E)
y permitiéndoles interactuar con más efectividad (employee to employee, E2E).
b)
A las relaciones con los socios (accionistas, propietarios)
de la empresa, haciendo posible una comunicación más ágil y fluida (business to
members, B2M).
En el ámbito
empresarial externo, su aplicación se puede utilizar:
a)
Con los suministradores, optimizando la cadena de
aprovisionamientos (business to suppliers, B2S). Aquí encajaría la figura del
e-procurement.
b)
Con los clientes, añadiendo valor a esta relación comercial
mediante niveles de servicio más elevados, por su inmediatez, personalización,
especialización (business to consumers, B2C).
c)
Con los colaboradores (socios) en actuaciones compartidas o
alianzas (business to partners, B2P).
d)
Con las administraciones públicas, intercambiando con
seguridad documentos e informaciones (business to administrations, B2A).
e)
Con la sociedad en general en el ámbito de la comunicación
corporativa (business to society, B2S).
La e-dimension va, por
tanto, mucho más allá de la mera compra y venta a través de la red, abarcando
muchas otras manifestaciones de la actividad de la empresa, pero la atención en
este trabajo, se centra sobre la e-logistics y, en concreto, sobre el
e-procurement.
Logística e internet
Al abordar el concepto
de logística, debe señalarse que su interpretación admite, al menos dos
acepciones:
a)
La logística como sinónimo de distribución física, es
decir, almacenamiento y transporte del producto terminado a los clientes u
otros almacenes de la red de distribución.
b)
La logística como logística integral.
Con esta última
acepción, se puede definir a la función que gestiona los recursos y el flujo de
materiales desde el origen hasta el usuario final y su correspondiente
información, al menor coste, de tal manera, que satisfaga las necesidades del
cliente en cuanto a cantidad, tiempo y lugar, de acuerdo con los objetivos de
servicio establecido en la política general de la compañía.
Teniendo en cuenta
esta definición, el objetivo principal de la logística sería la optimización de
la cadena de suministros, entendida esta como el conjunto de actividades
integradas que tienen como objetivo la satisfacción de la necesidad del cliente
de forma eficaz y eficiente, es decir, cumpliendo con regularidad los
compromisos acordados (establecidos con el cliente) al menor coste.
Precisamente, para al
logro de este objetivo, contribuyen los conceptos que se desarrollan
posteriormente: e-logistics y e-procurement (como parte o integrante del
anterior).
Los aprovisionamientos
consisten en la gestión del proceso de adquisición y acopio de bienes y
servicios externos desde los proveedores hasta el comienzo de los procesos de
fabricación, montaje o distribución de los bienes o servicios. En este área se
pueden diferenciar dos núcleos de actuación: la gestión de stocks de materias
primas y componentes adquiridos y la gestión de compras, y es precisamente en
este último campo donde surge el concepto de e-procurement.
El e-procurement,
entendido como "realización de compras a través de internet", aporta
soluciones para la consecución de muchos de esos retos, sin embargo, el nivel
de eficacia y eficiencia dependerá también de otra serie de sistemas
relacionados con la mejora de la cadena de suministros tales como:
·
E-fulfillment: cualquier actividad
que se realiza en el comercio electrónico desde que se acepta el pedido por un
proveedor hasta que el producto es recepcionado y aceptado por el comprador o
devuelto.
·
E-marketplace: punto de encuentro
(página web) donde se ponen en contacto empresas compradoras y vendedoras para
llevar a cabo sus relaciones de compra-venta. Se puede decir que son
comunidades de negocios donde los participantes comparten información que mejora
la eficiencia de toda la cadena y donde pueden participar comprador,
fabricante, vendedor, transportista, banco que financia la operación y hasta la
empresa de seguros que la avala.
· E-payment: realización
electrónica del pago en la cuenta del banco del proveedor. La puesta en
práctica de estos sistemas precisa de sistemas de seguridad (firewalls) para
que nadie que no esté autorizado pueda hacer un mal uso del sistema de pagos.
Teniendo en cuenta los
anteriores términos, se puede decir que implementar el e-procurement en una
empresa supone: automatizar y agilizar las compras, automatizar y agilizar los
pagos (e-payment) a proveedores, realizarlo a través de un e-marketplace y
apoyados en el e-fulfillment.
E-procurement: importancia y aplicación
Situados en un entorno
de mercados virtuales propio de internet, una empresa puede establecer
relaciones con sus partners dentro de la cadena de suministros de tres formas diferentes:
1) e-procurement
2) web
selling
3) e-marketplace.
En el primer caso, una
plataforma permite la realización de los procesos de compras a través de
internet; en el segundo, esa plataforma permite comercializar productos a
través de la red y, en último lugar, el concepto de e-marketplace se refiere al
mercado virtual que permite la compra-venta entre proveedores y clientes.
Un acercamiento a algunas
definiciones vinculadas o relacionadas con el e-procurement, permite señalar:
a)
El concepto de B2B (comercio electrónico entre empresas)
orientado a la gestión on-line de las compras con el objetivo de reducir
gastos, concentrar las compras sobre proveedores y catálogos de productos
homologados y reducir el tiempo del ciclo de compra.
b)
Uso de la tecnología internet para conectar a compradores y
vendedores con el objetivo de facilitar el flujo de los procesos de
abastecimiento.
Estas y otras
situaciones relacionadas con el concepto, tienen en común la consideración del
mismo, como la utilización de internet como una herramienta básica para obtener
soluciones globales del proceso de compras, es decir, se refiere a las
"compras electrónicas a través de internet", lo que representa un
cambio muy significativo en el esquema de trabajo tradicional relacionado con
el proceso de compras o aprovisionamientos.
La puesta en práctica
de sistemas e-procurement no es bien recibido por algunos responsables de
compras, aduciendo que se pierde la ventaja competitiva que radica en la
negociación con el proveedor. Sin embargo, para los más reacios a la adopción
del sistema, se puede señalar que hay compras rutinarias, compras de productos
básicos cuyo coste es bajo y su riesgo de suministro también es bajo, compras
de productos para los que hay muchos proveedores en el mercado, en las cuales,
el esfuerzo negociador requerido es mínimo y el ahorro en tiempo y coste que se
obtiene ante al automatismo aportado por el e-procurement justifica perfectamente
su utilización.
Algunas empresas
prefieren establecer una diferenciación previa del producto comprado, resultando
de ello tres tipos de e-procurement:
· E-procurement simple: referido a la compra
de bienes y servicios que requieren un proceso sencillo de compra.
·
E-procurement
complejo: los bienes y servicios de adquisición son de una
relevancia tal que se requiere una selección y evaluación previa de los
posibles proveedores.
· E-procurement
estratégico: solamente se ejercita el sistema con un pequeño grupo de
proveedores preseleccionados y evaluados capaces de garantizar un buen precio y
poder reaccionar ante una demanda imprevista.
Otras tipologías
e-procurement pueden ser:
·
E-transacting: compras de cantidades
pequeñas "día a día", bienes no inventariables.
·
E-sourcing: compras de volumen
casi siempre centralizadas para toda un área definida (con subasta invertida).
También puede ser una subasta normal en la que se puede ofrecer bienes
inventariados en desuso.
· E-intelligence: es la compra
negociada y programada que es posible en la medida en que se ahorre tiempo y
esfuerzo en las actividades previamente señaladas.
En la puesta en
práctica del e-procurement se pueden diferenciar los siguientes elementos:
1)
Un registro de proveedores.
2)
Un catálogo de productos mediante el que la empresa informa
a los proveedores de cuáles son sus necesidades.
3)
Un soporte de proceso o programa que permite la compra
electrónica.
4)
Una subasta inversa o reverse auction, mediante la cual, la
empresa compradora no realiza los pasos tradicionales de búsqueda de proveedores,
sino que son los proveedores quienes se acercan a la empresa compradora y
"pujan" por conseguir la adjudicación de la orden de compra.
Entre los efectos
positivos del e-procurement en las empresas se pueden señalar:
·
Verificación de disponibilidad.
·
Comparación de precios.
·
Reducción de costes.
·
Eficiencia administrativa.
·
Control.
·
Reducción de compras no autorizadas.
·
Ampliación de alternativas de compra (con internet no hay
distancias).
·
Mejores precios.
·
Obtener respuestas a pedidos poco comunes.
Se puede decir que el
e-procurement acelera el proceso de compra y los pagos, ayuda a reducir costes
y tomar decisiones rápidas y permite obtener valor añadido.
Etapas de un proceso de compras y e-procurement
Una forma de reducir
los costes de compras es actuando sobre las diferentes actividades que se
pueden identificar en un proceso de compras.
El esquema tradicional
de actividades que se identifica en un proceso estándar de compras es el
siguiente:
1)
El usuario genera una solicitud de compra para cubrir una
necesidad.
2)
La solicitud de compra es aprobada por el responsable
respectivo
3)
La solicitud de compra es enviada al departamento de
compras.
4)
El comprador recibe la solicitud de compra.
5)
El comprador elige proveedores posibles de la lista de
proveedores.
6)
El comprador genera la solicitud de ofertas (petición de
cotizaciones).
7)
El comprador envía la solicitud de oferta a los proveedores
elegidos.
8)
Los proveedores reciben la solicitud de oferta y responden
a la misma.
9)
El comprador evalúa las ofertas recibidas y selecciona el
proveedor idóneo.
10)
El comprador genera la orden de compra (pedido de compra) y
solicita la aprobación del responsable de compras.
11)
El responsable de compras aprueba la orden de compra y esta
es enviada al proveedor seleccionado.
12)
El proveedor seleccionado recibe la orden y fabrica o
prepara las posiciones contenidas en la orden de compra.
13)
El transportista lleva el producto y lo entrega al cliente,
identificando el mismo con el albarán.
14)
El almacén recepciona los productos y emite hoja o vale de
recepción.
15)
El proveedor remite la factura.
16)
El departamento económico-financiero verifica los
documentos cruzando orden de compra, hoja de recepción y factura.
17)
Se realiza el pago.
Examinado este esquema,
se puede comprobar que las actividades involucradas en la realización de las
compras en una empresa son demasiadas, la comunicación entre ellas utiliza modelos
que tienen el papel como soporte y el tiempo consumido en todo el proceso es
elevado, por lo que la aplicación de compras on-line o e-procurement daría lugar,
entre otras, a las siguiente ventajas:
1)
La ejecución del proceso de forma mucho más rápida,
utilizando el soporte electrónico.
2) La consecución de un proceso mucho más eficaz (ahorros de
tiempo) y más eficiente (ahorros de coste).
3)
La empresa no requiere grandes estructuras en su
departamento de compras ni destinar grandes recursos en trámites y papeleo.
4)
El tiempo de búsqueda de proveedores se reduce
ostensiblemente y con un click del ratón se autoriza la compra.
5)
No se requieren documentos en papel para la comunicación
interna o externa, todo se envía y se genera en pocos segundos.
6)
La información llega a los participantes del proceso en
tiempo real y de forma simultánea.
7)
El pago se efectúa electrónicamente en la cuenta del
proveedor.
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