“DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA COMO ÁREA DE SERVICIO”

Trabajo semana 1 Curso 352008 del SENA-

Proceso de la Administración de la Tecnología de información

Las funciones del área de informática

Introducción

En la informática convergen los fundamentos de las ciencias de la computación, la programación y las metodologías para el desarrollo de software, la arquitectura de computadores, las redes de datos como Internet, la inteligencia artificial, así como determinados temas de electrónica. Se puede entender por informática a la unión sinérgica de todo este conjunto de disciplinas.

Podemos entender el concepto de informática como aquella disciplina encargada del estudio de métodos, procesos, técnicas, desarrollos y su utilización en ordenadores (computadores), con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en formato digital.

Funciones

La principal función de un Departamento de Sistemas es crear y ofrecer sistemas de información que permitan dar solución a las necesidades informáticas y de toma de decisiones de una empresa.

Una de la utilidades más importantes de la informática es facilitar información en forma oportuna y veraz, lo cual, por ejemplo, puede tanto facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial como permitir el control de procesos críticos.

El área de informática en una empresa tiene como funciones:

       ·         Planeación: En el departamento de sistemas es primordial trazar metas y objetivos, con esto se busca incrementar la eficiencia en las diferentes áreas que involucran en una empresa o institución, proporcionando la información de calidad que demanden para desarrollar acciones y tomar las decisiones en todas y cada una de las tareas que comprende el proceso administrativo. Como en toda planeación, es fundamental ir estableciendo los recursos humanos y económicos para hacer realidad los proyectos, inversiones, mantenimiento, evolución y demás necesidades del departamento de sistemas.

      ·         Desarrollo: Esta constituido por el análisis, el diseño y mantenimiento de los sistemas de información del que dispone la empresa.

      ·         Soporte: Son actividades relacionadas con el administración y mantenimiento de los sistemas físicos, aplicaciones, base datos y sistemas operativos.

      ·         Producción: Su objetivo es brindar la administración necesaria a los equipos y tecnología para realizar acciones que permitan la automatización y operación de los datos y sistemas de información

      ·         Apoyo y Asesoramiento a Usuarios: Actividades concernientes para apoyo al usuario final, así como asesoramiento para elección de tecnologías adecuadas para mejorar sus funciones.

      ·         Capacitación: Con esto se busca que los empleados adquiera conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo del individuos en el desempeño de una actividad dentro de la empresa

      ·         Evaluación: Evaluar el departamento de ti nos revelara si cumple con las metas y objetivos propuestos, así como cuanto valor agregado puede dar a la empresa donde presta el servicio

¿Por qué cree que existió el cambio en la forma de ver el departamento de sistemas?

El cambio es una necesidad ante los retos que se van presentando, ya sea en política, economía, sociedad o cultura.

En los dos últimos siglos, período que se ha dado en llamar de la “modernidad”, se ha producido una gran aceleración en la velocidad del cambio social.

El análisis de este fenómeno es muy complejo, pero pueden indicarse tres factores implicados en este hecho:

1)    Las influencias económicas

2)    Las influencias políticas

3)    Las influencias culturales

En el caso de los sistemas informáticos tocaría remontarnos a las necesidades estratégicas de los aliados occidentales en la 2ª guerra mundial; con sus desarrollos, la máquina descifradora “Enigma” y mucho antes Babbage, etc., estaban sentando, pasando por Arpanet, las bases de lo que se conoce como informática e internet; transformando toda la actividad humana y retroalimentándose mutuamente frente a las necesidades y retos que van surgiendo.

La informática es aplicada en numerosos y diversos sectores de la actividad humana. Sólo algunos de ellos son: medicina, biología, física, química, meteorología, ingeniería, industria, investigación científica, comunicaciones, arte, nivel empresarial (gestión), etc.

En los inicios del procesado de información, con la informática sólo se facilitaba los trabajos repetitivos y monótonos del área administrativa, gracias a la automatización de esos procesos, ello trajo como consecuencia directa una disminución de los costes y un incremento en la producción.

Actualmente es difícil concebir un área que no use, de alguna forma, el apoyo de la informática; en un enorme abanico que cubre desde las más simples cuestiones hogareñas hasta los más complejos cálculos científicos.

Los cambios tecnológicos en las computadoras, son en hardware (los componentes tangibles que las forman), y en el software (los programas). Y, se busca que una computadora sea compatible, y la necesaria para lo que uno la utilizará.

En general los distintos desarrolladores y fabricantes, para poder comercializar un producto en informática, no buscan principalmente la originalidad, sino la compatibilidad y mejores prestaciones. Por consiguiente, un usuario común, en general no necesita tener amplios conocimientos puntales que tenga que actualizar, ante los distintos cambios tecnológicos, salvo que realmente esté muy desactualizado...

Luego, por motivo de los cambios tecnológicos, generalmente, la mayoría de los usuarios suelen cambiar la PC, antes de que esta posea 10 años; y para un profesional o aficionado, no es de extrañar que cambie su computadora a más tardar cada 5 años. Cuánto más antigua es una computadora, menos tecnologías nuevas puede utilizar.

Debido a la evolución de las funciones del área de informática, en este tiempo además de las funciones tradicionales han surgido funciones adicionales. Estas funciones se han dado, debido tanto al cambio en el entorno como  a que el departamento de sistemas tiene ahora una mayor importancia, su nivel en la organización ha subido, y ahora se le ve como una forma de crear ventaja competitiva.

El cambio se dio a partir de la necesidad que surgió en las empresas de volverse mas competitivas y con el uso de las tecnologías de la información se evidencia los siguientes aspectos:

·         Ayuda al desarrollo de la visión de la empresa.

·         Genera ideas alrededor de las tecnologías de las información apoyen la estrategia global de la empresa.

·         Disponer el uso de las tecnologías de la información para que todas las áreas de la empresa estén alineados hacia una meta en común.

·         Productor de ideas con un gran valor para el negocio, no exclusivamente desde un punto de vista de tecnología, sino además para la mejora de procesos.

Formas de evaluar un departamento de informática

	Ventajas	Desventajas
Centro de Costos	Se asigna un presupuesto y no debe sobrepasarse, obtiene buen desempeño minimizando los costos	Se restringen los gastos para proyectos y desarrollo de iniciativas
Centro de Utilidad	El objetivo es la meta de generar utilidad y no ajustarse al Presupuesto ni reducir los costos incurridos por el departamento.	No se presta mucha atención a los gastos, no se regulan los costos.
Centro de inversión	administrar los ingresos específicos, los costos, activos y pasivos	Puede ocurrir que se hagan inversiones innecesarias
Centro de Servicio	Se mide por la calidad del servicio que presta, el desempeño de este departamento usa como métrica la utilidad generada por la inversión que se hizo en el departamento	Se puede incurrir en realizar grandes gastos para cubrir con el objetivo de ofrecer un servicio de alta calidad

En la evaluación de desempeño del departamento de TI existen varias formas de cómo valorarlo dependiendo de su meta; maximizar ingresos, minimizar costos, maximizar ingresos con relación a la inversión y maximizar calidad o también juntar todas estas formas para evaluar el departamento.

No existe una forma que se defina como la mejor, sino, varias formas de valoración que se pueden aplicar a diferentes escenarios dependiendo del plan estratégico de cada empresa y sus objetivos. La medición del desempeño hace seguimiento y monitorea la estrategia de implementación, la consecución de un proyecto, el uso de los recursos ya sea humano, tecnológico y económico, el desempeño de los procesos y la entrega del servicio.

Nos ayudaría también a realizar una buena valoración la aplicación de las mejores prácticas que encontramos a nuestra disposición para la gestión de TI, modelos de control y gestión.

Una forma adicional de evaluar el departamento de informática es como centro de gastos discrecional: este modelo es aplicado a unidades organizacionales que prestan sus servicios a otras áreas de la empresa. Normalmente este tipo de unidades reciben un presupuesto. Este modelo tiene su dificultad en que se tiende a aumentar el presupuesto sin grandes posibilidades de controlar realmente su eficiencia. Una forma de controlar el presupuesto es  a través de precios de transferencia.

Conclusiones

Por tanto, el criterio para evaluar la función de sistemas debe de ser una combinación de todos los expuestos:

·         Centro de costos para asegurar que éstos se estén cuidando.

·         Centro de utilidad para que cada usuario tome responsabilidad de lo que pide.

·         Centro de inversión para no frenar iniciativas de sistemas por falta de la tecnología adecuada

·         Centro de servicio para que éste sea comparable con los de los proveedores externos.

En conclusión, evaluar el departamento de TI nos revelara si cumple con las metas y objetivos propuestos, así como cuanto valor agregado puede dar a la empresa donde presta el servicio.