Trabajo semana 2 Curso 344007 del SENA-
Tecnologías de información en el proceso de compras
Adjudicación del contrato o declaración de desierto del proceso de selección
Es la especificación anticipada de
los términos y causales para que se produzca uno de estos eventos, así como el
señalamiento del plazo para la adjudicación;
Minuta
de contrato o de la orden de compra
Es el proyecto de contrato que se
pretende celebrar, en el cual se incluirán las Cláusulas Excepcionales cuando
haya lugar;
Especificaciones
técnicas
Son los requisitos técnicos bajo los
cuales se deberán realizar las actividades objeto de la contratación. Su
elaboración y aprobación corresponde a la dependencia interesada en el objeto
de la contratación;
Listado
de anexos
Es la relación de anexos técnicos
y/o administrativos, que se consideren necesarios para una información adecuada
sobre la contratación. Se debe asegurar que la información contenida en los
anexos sea compatible con los requerimientos del Pliego de Condiciones o
Términos de Referencia, de manera que no se presente incoherencia o diferencias
entre unos y otros.
Invitados
a participar - Generalidades
En el Concurso Abierto se formula
invitación a participar a personas indeterminadas, mediante la utilización de
medios idóneos tales como Internet, publicación de avisos en diarios de amplia
circulación nacional o regional, fijación de avisos en lugares visibles y
accesibles de la dependencia respectiva, o por conducto de Cámaras de Comercio,
alcaldías, inspecciones de policía, entre otros.
Sin perjuicio de lo anterior se
podrá invitar a participar en el concurso a juntas de acción comunal, cooperativas,
fundaciones o personas jurídicas de naturaleza similar, y a personas que hayan
celebrado y ejecutado o estén ejecutando contratos referidos al mismo objeto a
favor de Ecopetrol, de manera satisfactoria y que no hayan sido sancionadas
dentro de los dos (2) años anteriores a la iniciación del plazo de presentación
de propuestas del respectivo proceso de selección.
En el Concurso Cerrado y en la
Selección Directa la determinación de los invitados a participar se hará de
manera objetiva y dependerá de la causal que se invoque.
A menos que en este Manual se
indique algo distinto considerando el proceso de selección a surtir y la causal
que aplique, la determinación de invitados a participar se hará con sujeción a
trámites de Inteligencia de Mercado adelantados por la Gerencia Administrativa.
Comités
Asesores de Contratación y Compras
El Comité Asesor de Contratación y
Compras asesorará al Funcionario Autorizado.
El Comité Directivo de Ecopetrol
tendrá las funciones de Comité Asesor de Contratación y Compras del Presidente.
La Gerencia Administrativa
reglamentará el funcionamiento de los Comités Asesores de Contratación y
Compras en los asuntos de su competencia.
Autorización
para la contratación
La autorización para la iniciación
del proceso de selección debe impartirla el respectivo Funcionario Autorizado y
constar por escrito.
Los Funcionarios Autorizados podrán
desconcentrar la realización de los trámites inherentes a cada proceso de
selección, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, en los
funcionarios de los niveles directivo, ejecutivo o sus equivalentes, teniendo
en cuenta para el efecto la distribución funcional de actividades. Esta
desconcentración no comprende la facultad de aprobar el Pliego de Condiciones o
Términos de Referencia, introducir modificaciones a los mismos, designar
evaluadores, declarar desierto el proceso de selección, adjudicar, celebrar,
modificar ni terminar el contrato.
Procesos
de selección
Los procesos de selección de
Contratistas son: Concurso Abierto, Concurso Cerrado, Selección Directa.
Adicionalmente, Ecopetrol podrá
establecer alianzas estratégicas con personas del sector con las que tenga
celebrados contratos de colaboración, asociación o participación, o con
personas con las que tenga intereses comunes, dirigidas a surtir procesos de
contratación conjuntos o para adherirse a contrataciones vigentes, con el
propósito de obtener beneficios económicos o mejores condiciones en el
suministro de los bienes y servicios que requiera. Ello debe estar precedido de
análisis técnicos y de mercado que justifiquen la favorabilidad de dichas
alianzas, los cuales deben constar en escrito motivado. En todo caso, se deben
atender los principios que sustentan este Manual.
Ecopetrol podrá vender sus bienes a
través de subastas o de procedimientos implementados por las entidades
financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la
Superintendencia Financiera. Para la selección de la entidad financiera se
aplicarán los procesos de selección regulados en este Manual.
Adjudicación
del contrato o declaración de desierto del proceso de selección
Responsable:
Corresponde la
decisión al Funcionario Autorizado de la contratación.
Si el valor de la propuesta
considerada más favorable supera el Nivel del Funcionario Autorizado que aprobó
el trámite de la contratación, el contrato podrá ser adjudicado y celebrado por
el Funcionario Autorizado del Nivel superior, sin necesidad de realizar un
nuevo proceso, señalando las razones de la diferencia, y siempre y cuando exista
la respectiva apropiación presupuestal.
Término:
La decisión se deberá
tomar y comunicar dentro del plazo previsto en el respectivo Pliego de
Condiciones o Términos de Referencia.
Si se considera necesario, el
Funcionario Autorizado podrá ampliar dicho plazo hasta por un término igual al
inicialmente previsto, de lo cual deberá dar aviso escrito a cada proponente
para que amplíe la validez de su propuesta y la vigencia de la correspondiente
garantía de seriedad. El límite de la prórroga no aplicará tratándose del
proceso de Selección Directa y en aquellos eventos en que se haya previsto la
realización de una negociación y hubiere lugar a ella.
Audiencia
pública: La realización de la
adjudicación en audiencia pública, deberá ser ordenada por el Contralor General
de la República y demás autoridades de control fiscal competentes, según lo
establecido en la Constitución Política. En dicha audiencia participará el
Funcionario Autorizado, los funcionarios que este designe, los proponentes y
las demás personas que deseen asistir.
El Funcionario Autorizado
determinará el día, hora y lugar donde se realizará la audiencia y la agenda a
desarrollar. De esta se levantará un acta, en la cual se dejará constancia de
las deliberaciones y decisiones que se hayan producido en el desarrollo de la
misma.
La audiencia no podrá ser utilizada
por los proponentes con el fin de revivir el plazo para formular observaciones
a la evaluación.
Causales
para declarar desierto un proceso de selección
Ecopetrol únicamente podrá declarar
desierto un proceso de selección de Contratista, cuando se presenten causas que
impidan la selección objetiva.
Selección objetiva es aquella en que:
1.
la escogencia recae en
el ofrecimiento más favorable para Ecopetrol y para sus fines,
2.
sin tener en consideración
motivaciones de índole subjetivo,
3.
considerando todos los
factores de evaluación previstos en el Pliego de Condiciones o Términos de
Referencia y su ponderación precisa, detallada y concreta, o el análisis previo
a la suscripción de contrato en los casos de Selección Directa.
La decisión correspondiente se
comunicará por escrito a los proponentes, señalando en forma expresa las
razones que la motiven.
No se declarará desierto el proceso
de selección, cuando sólo se cuente con una propuesta que cumpla con el Pliego
de Condiciones o Términos de Referencia, y de conformidad con los factores allí
establecidos, sea favorable para Ecopetrol.
Compras Bimbo
MANUAL DE
COMPRAS
Objetivo
Conocer e identificar la importancia de un manual de compras, así como
el funcionamiento de un sistema de información de adquisiciones y
abastecimientos dentro de una empresa de clase mundial.
Justificación
Al ser una empresa mexicana, que siempre esta innovando en tecnologías
de la información a sus procesos de compra, que ha permitido mantener y
posicionar a Bimbo como el productor de alimentos más importante del Mundo. Es
importante conocer cuales son las nuevas tendencias a utilizar en los procesos
de compras y abastecimientos.
Materia prima
El principal insumo utilizado por BIMBO en los procesos productivos es
la harina de trigo, que se adquiere principalmente de molinos locales. BIMBO
mantiene contratos de suministro a largo plazo a fin de contar con un
abastecimiento oportuno del producto. BIMBO cuenta con políticas definidas de
compra y cobertura, las cuales incluyen:
·
El seguimiento sistemático al
comportamiento de los precios
·
La producción
·
Los inventarios
·
La calidad de la harina de trigo
·
Establecer coberturas.
Proveedores
BIMBO considera a sus proveedores como socios estratégicos. No depende
de ningún proveedor de insumos, inclusive ni de aquellos en los cuales cuenta
con participación minoritaria. La Compañía tiene como política contar con
proveedores que cumplan con estándares de clase mundial y que garanticen la
obtención de materiales y/o servicios que proporcione el mayor valor agregado
al consumidor final. Cuenta con un sistema riguroso de adquisición de
materiales que incluye:
·
Especificaciones de cada insumo
y materiales de empaque.
·
Entrega de un certificado de
calidad emitido por cada proveedor.
· Análisis de los materiales en
los laboratorios propios del Grupo o en laboratorios externos.
En relación con lo anterior, BIMBO ha venido modernizando sus prácticas
de compras, a través de:
·
Implementación de modelos de
abastecimiento estratégico.
·
Subastas inversas vía Internet
Generalidades
·
Por la naturaleza de los
productos que elabora, BIMBO mantiene índices de rotación de inventarios de
insumos de producción elevados, principalmente de aquellos productos
perecederos en mayor grado. La mayoría de los inventarios son administrados por
el proveedor y son surtidos al Grupo en forma recurrente, llegando en algunos
casos a una frecuencia de entrega diaria. La administración de los inventarios
de insumos de producción se lleva a cabo mediante la clasificación de éstos de
acuerdo a su logística: Locales.,Centralizados e importados.
·
Los sistemas de información
automatizados que utiliza BIMBO, son tanto a nivel operativo como a nivel gerencial
y se han desarrollado en diversas etapas, siendo la más actual el proyecto
BIMBO XXI. Enterprise Resource Planning (ERP).
· Consumo de energéticos: Energía
eléctrica. Gas natural. Gas licuado de petróleo. Gasolina Diesel. En la mayoría
de sus instalaciones productivas, con generación de energía eléctrica alterna
para emergencia. El grupo cuenta con estaciones de gasolina y diesel ubicadas
dentro de sus instalaciones, las cuales son abastecidas en forma regular.
· Suministro de maquinaria: En la
adquisición de maquinaria se consideran diversos criterios de selección, tales
como:
a
La especialización y
sofisticación técnica del fabricante.
b
Lo novedoso de la tecnología.
c
Las condiciones de operación a las que estarán
sujetos los trabajadores.
d
Los servicios de asistencia
técnica posterior a la venta.
e
El precio y las condiciones de
pago.
f
“La Compañía considera que no
depende en forma exclusiva de ningún proveedor de tecnología aplicada o de
asistencia técnica, debido a que existen diversos proveedores de estos servicios”.
Equipo de transporte
La flotilla de vehículos de reparto está compuesta en su mayoría por: La
flotilla tiene una antigüedad promedio de 8 años y anualmente se incorporan a
la flotilla unidades nuevas, ya sea por reposición o por crecimiento. Vanette, Nissan,
Rabones, Tráiler, semi-remolques sencillos o dobles, 24 talleres generales para
la reparación y mantenimiento en plantas, 388 pequeños talleres de
mantenimiento para las unidades de reparto en las agencias y/o centros de
distribución
Seguros
Bimbo cuenta con pólizas de seguro formal, en línea con los estándares
de la industria, que cubren de manera adecuada el riesgo de sus propiedades en
caso de incendio, explosión, terremoto, inundación y huracanes, entre otros. En
el caso de la planta vehicular, BIMBO tiene como política no contar con un
seguro convencional, manejan un sistema llamado de “auto-seguro”
Estructura área de Compras
Compras - Adquisiciones es uno de los eslabones de la cadena de
abastecimiento y suministro de productos a nivel nacional y a otros países. En
conjunto con las áreas de mercadeo, ventas, producción y otros es como se
cumple el ciclo completo de producción y satisfacción del cliente que consume
nuestra enorme gama de productos. El área lleva a cabo su actividad a través de
las siguientes funciones: Procurement abastecimiento oportuno en tiempo y
forma. Los administradores de almacén encargados de cada una de las compras de
Insumos para la producción de su planta sin dejar de lado el tamaño de lote
económico para tener un buen inventario de materiales.
SIEPIEs una herramienta de consulta y monitoreo en línea para nuestros
proveedores de insumos de Grupo Bimbo. Es un sistema que da a conocer
movimientos de inventario (compras, consumos, existencias), así como la evaluación
de su desempeño.
CONTENIDO: Evaluaciones. Movimientos por inventario. Ranking. Estadísticas.
Existencias
Pago a proveedores
Para la entrega de material y/o servicio en plantas, edificio
corporativo o centro de distribución, proporcionar dos copias de documento
fuente. En caso de que los productos sean enviados por cualquier servicio de
transporte, si será necesario colocar la factura original dentro de la caja o
paquete entregado. En las entregas en el centro de distribución Abastex, vía
Cross Dock entregar los productos, en un sobre por separado la factura original
y dos copias. Todo documento se deberá registrar OBLIGATORIAMENTE en una
bitácora de registro, localizada en las casetas de vigilancia de las
instalaciones. En Abastex deben de sellarle una copia adicional de recibido. Si
es proveedor (RRP), entrega en la planta una remisión por entrega y en su
concentrado, entrega factura original en el (CSC). Cuando la entrega de
material origine una Nota de Crédito, la factura tendrá un proceso distinto. El
comprador debe de informar y solicitar al proveedor. Los precios facturados se
deben apegar a las órdenes de compra y a los precios negociados. Si es
proveedor de productos y/o servicios indirectos, la factura se entregara en el
edificio corporativo.
Logística, producción, comercialización
Requisitos para ser proveedor
Se ha definido como política corporativa que todos aquellos proveedores
que deseen ofrecer sus bienes y servicios se registren de la siguiente manera:
1.
Todo proveedor deberá contar con
un número DUNS*
2.
Una vez que tenga el número DUNS
deberá proceder a registrarse dentro de su portal. “Es importante recalcar que
todos aquellos proveedores que quieran registrarse como proveedores potenciales
de Grupo Bimbo deberán cumplir con el procedimiento antes mencionado.”
*DUNS: Data Universal Numbering Systemotorgado por Dun &Bradstreet
Política de Auditoria a proveedores
1. Grupo Bimbo confirmará las auditorías vía correo electrónico con un
periodo de 20 días de anticipación.
2. El costo de las auditorías, así como los viáticos que se generen
serán cubiertos por el proveedor auditado
3. El costo de la auditoría de la Cía. Global Standard Consulting
asciende a $ 249 USD por día más IVA y la duración dependerá del tamaño de su
empresa (de entre 2 o 3 días promedio).
·
Hotel: Correspondiente a un 4
estrellas.
·
Comidas: Tope de las 3 comidas:
$ 300.00 más 10% de propinas, más IVA.
·
Transportación: 1. Fuera de la
Ciudad de México a más de 300 km de distancia boleto de avión clase turismo, 2.
Taxi Casa-Aeropuerto. (sin comprobante) 3. Taxi Aeropuerto-Fábrica (Con
comprobante del Aeropuerto) 4. Taxi diario del Hotel a Fábrica y Fábrica a
Hotel (Cuando se va únicamente a una fábrica y cuando son más se autorizan los
taxis de traslado entre fábricas y son sin comprobante). 5. Taxi del último día
de la fábrica al Aeropuerto (sin comprobante) Menos de 300km. 6. Transportación
terrestre de 1a Clase, o Peaje y kilometraje con auto particular (costo por
kilómetro recorrido $1.15 MN). Dentro del DF y zona del Valle de México, 2
taxis (uno de llegada y otra de salida).
Código de ética para proveedores
1.
Promover y construir relaciones
duraderas de ganar-ganar con nuestros proveedores.
2.
Evitar en todo momento actitudes
de rudeza, de descortesía o de falta de respeto, hacia nuestros proveedores.
3.
Promover el desarrollo de
nuestros proveedores a largo plazo, con el fin de que crezcan con nosotros como
socios estratégicos de negocio.
4.
Aplicar de manera imparcial y
justa los mismos criterios de evaluación tanto para nuestros actuales como
potenciales proveedores.
5.
El manejo de información
confidencial y patrimonial de nuestros proveedores debe de ser llevada a cabo
de manera cuidadosa y responsable.
6.
La información que nos
proporcione un proveedor jamás debe de ser compartida con otro a menos que las
leyes y regulaciones gubernamentales indiquen lo contrario.
7.
Evitar en todo momento llevar a
cabo prácticas SHARP.
8.
Evitar peticiones demandantes
hacia nuestros proveedores que puedan comprometer su posición financiera, económica,
social, política y ambiental.
Comparación entre ambas empresas
1)
Se han elaborado sistemas sofisticados de relación con los
proveedores, muy completos y detallados.
2)
Se buscan proveedores locales y se exige el cumplimiento de
normas ambientales.
3)
Se buscan proveedores de acuerdo a intereses estratégicos
específicos de cada industria y sus necesidades.
4)
Ecopetrol, tal vez por su origen estatal, busca el
desarrollo empresarial de sus proveedores.
(La imagen paternalista con la cual algunos
de los pequeños empresarios continúan identificando a Ecopetrol; El hecho de
que los micro empresarios solicitan información y quieren acceder a la
contratación sin cumplir con los requisitos mínimos exigidos, lo que resulta en
pérdida de tiempo y recursos).
5)
Ambas empresas tienen gran interacción “informática”, no solo con
clientes, sino con proveedores.
(Informática: Conjunto
de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento
automático de la información por medio de ordenadores).
6)
Empresas de origen latinoamericano que se expanden por
varios continentes (“!buena esa!”).
7)
Yo siempre he pensado que el alimento es energía y el
combustible alimenta las máquinas, o sea que ambas empresas se ocupan de
energía: para máquinas y para la gente.
8)
Los negocios de Ecopetrol son supervisados o auditados por
el estado.
(La realización de la adjudicación en
audiencia pública, deberá ser ordenada por el Contralor General de la República
y demás autoridades de control fiscal competentes, según lo establecido en la
Constitución Política. En dicha audiencia participará el Funcionario
Autorizado, los funcionarios que este designe, los proponentes y las demás
personas que deseen asistir).
9)
Es de Perogrullo, mero sentido común en empresas de la envergadura
de las 2, pero ambas tienen gran y continuo interés en estudiar los mercados,
no solo para abastecerse.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario