Control interno en los sistemas informáticos
ASPECTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO
Desde los albores de la auditoria,
la expresión papeles de trabajo ha estado referida a elementos de papel de
acuerdo con los usos tradicionales; de allí su denominación como papeles de trabajo. El avance creciente
de la tecnología provocó la aparición de otros medios de soporte de información
como son microfilmes, disquetes de computación, cassettes, discos compactos,
etcétera. La posibilidad que los papeles de trabajo puedan estar integrados por
elementos que no sean de papel, está limitada, en principio, a la circunstancia
que ya sea por sí mismos o por la existencia de otros elementos que le
sirvan de soporte, resulten aptos para sustentar la evidencia que de ellos se
pretenda obtener.
El auditor debe tener en cuenta que
el contenido y la disposición de los documentos de trabajo reflejan su grado de
preparación, experiencia y conocimiento. Los documentos de trabajo deben ser lo
suficientemente completos y detallados como para permitir a un auditor
experimentado, que no haya tenido previa relación con la auditoria, descubrir a
través de ellos el trabajo realizado para fundamentar las conclusiones.
No
obstante que al analizar la tercera Norma de auditoría relativa a la ejecución
del trabajo, se concluye la necesidad de elaborar papeles de trabajo, la Ley 43
de 1990 quiso enfatizar esta obligación incluyendo en el artículo noveno
referencia taxativa a los mismos, los cuales serán objeto de un pronunciamiento
independiente del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
EVIDENCIA
DE AUDITORIA Y PAPELES DE TRABAJO
“....El auditor deberá registrar en
papeles de trabajo la planeación, la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoria desempeñados, y por lo tanto, los resultados y las
conclusiones extraídas de la evidencia y/o elementos de juicio de la auditoria
obtenida. Los papeles de trabajo incluirán el razonamiento del auditor sobre
todos los asuntos importantes que requieran un ejercicio de juicio.
En el proceso de auditoria, el
registro de la evidencia reunida es una actividad continua. La expresión
evidencia de auditoria se refiere a la colectada durante la reunión de
evidencias como a la registrada con motivo del planeamiento.
La evidencia de auditoria puede
registrarse en:
Papeles de trabajo;
Otros elementos, como archivos
electrónicos, cintas de audio y de video.
Una documentación adecuada es
importante por diversas razones:
a-
para el planeamiento y
la administración del trabajo
b-
para confirmar y
fundamentar las opiniones e informes del auditor
c-
para incrementar la
eficiencia y la eficacia de la auditoría
d-
para la defensa del
trabajo y el contenido del informe en caso de controversia judicial o
disciplinaria relacionada con las responsabilidades profesional, civil o penal
del auditor
e-
como fuente de
información en la preparación de los informes o en la respuesta a las preguntas
de la entidad fiscalizada o de otras partes interesadas
f-
como prueba del
cumplimiento por parte del auditor de las normas de auditoría
g-
para facilitar la
planeación y la supervisión
h-
como ayuda al
desarrollo profesional del auditor
i-
como ayuda para
garantizar que los trabajos delegados han sido realizados satisfactoriamente
j-
como prueba del
trabajo realizado, para la programación de auditorias futuras del mismo cliente
o de otros de actividad similar.
Debe utilizarse un
criterio de utilidad máxima.
Deben tener una escritura
clara y la evidencia de una preparación ordenada.
Deben explicarse por si
mismo.
Todos los asuntos
incluidos deben estar relacionados con la tarea.
TÉCNICAS DE
PREPARACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
Formalmente el encabezamiento de los
papeles de trabajo, debe incluir las partes siguientes:
a) Nombre de la organización.
b) Ubicación de la organización.
c) Actividad o nombre de la cuenta
que se esta auditando.
d) Fecha de la revisión.
e) Periodo en que ha sido realizada.
En el extremo superior derecho del
papel de trabajo, normalmente se escribe el nombre o iniciales del preparador y
la fecha de preparación de los mimos. Debe incluir también espacio para las
iniciales de quien revisa y fecha de revisión.
Debe especificarse cuales fueron las
fuentes o registros de donde se obtuvo la información para la evaluación, debe
incluirse la referenciación de los papeles de trabajo en su relación con otros
y un orden secuencial, que pueden ser números, letras o combinados.
En los papeles de trabajo de una
auditoria fiscal, también deben utilizarse marcas como símbolos necesarios,
para indicar que aspectos de control o procedimientos se ha realizado.
Las marcas utilizadas deben
definirse al pie del papel de trabajo o en una cédula de marcas, manejo en el
archivo general.
PAPELES
DE TRABAJO
Debe garantizarse la seguridad y
control de los papeles de trabajo, durante y después de la auditoria. Los
mismos deben retenerse durante un tiempo razonable después de finalizada la
misma.
Los papeles de trabajo tienen el
carácter de confidencialidad, y no pueden ser revelados sin el consentimiento
del cliente a no ser que sea requerido por autoridad competente. En ocasiones
el auditor externo puede proporcionar o dar acceso a todos o algunos de los
papeles de trabajo a un auditor sucesor, siempre y cuando obtenga el
consentimiento del cliente, el cual debe obtenerse preferentemente en forma
escrita.
Los papeles de trabajo son propiedad
del auditor. Aunque algunas porciones o extractos de los papeles de trabajo
pueden ponerse a disposición de la entidad a discreción, no son un sustituto de
los registros contables de la entidad.
OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON SU PREPARACIÓN
Si bien los papeles de trabajo
tienen como objetivo principal respaldar el trabajo y las conclusiones a las
que arribó el auditor, existen otros objetivos, por los cuales se procede a
efectuar la siguiente clasificación:
OBJETIVO
PRINCIPAL
El objetivo principal de los papeles
de trabajo será servir de base para la emisión del informe del auditor y
constituir luego su respaldo. Materializada la opinión (o la ausencia de ésta)
en el informe del auditor, y no obstante que los papeles de trabajo deben
respaldarlo en su totalidad, se hará hincapié en dos párrafos del informe.
PARRAFO
DE OPINIÓN El cumplimiento del
objetivo principal implica que de los papeles de trabajo deben surgir los antecedentes
que lo condujeron a la emisión de la opinión o a la decisión de abstenerse de
opinar.
OBJETIVOS
SECUNDARIOS
Son todos aquellos que facilitan las
actividades del auditor, relacionadas con el mismo ente y tarea, o con otras
tareas y clientes potenciales.
Para poder emitir una opinión sobre
los estados contables, el auditor debe desarrollar una serie de tareas ya sea
por sí mismo o con la ayuda de colaboradores. La acumulación ordenada de
papeles de trabajo de las evidencias obtenidas, de los procedimientos de
auditoria aplicados, de las muestras seleccionadas, etc., permite al auditor ir
cumpliendo con las etapas del proceso de formación de juicio.
Es indudable que la experiencia
recogida durante el examen constituirá un valioso antecedente no sólo al
programar las tareas del ejercicio siguiente sino también, aunque sea
parcialmente, para presupuestar o programar actividades en otros entes. (vgr.:
hojas de trabajo denominada “Sugerencias para futuros exámenes”).
Los papeles de trabajo permitirán
informar al cliente, ya sea como sub-producto de la tarea principal en una
auditoria de estados contables o como producto central en una auditoria cuyo
objeto sea la evaluación de los controles, sobre diversos aspectos relativos a
las actividades de control de los sistemas, los procedimientos contables y
otros aspectos de interés sobre la gestión empresarial, lo que se concreta
regularmente en la denominada “carta con comentarios y recomendaciones”.
CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período examinado o en varios períodos se clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de Auditoría
Son papeles de uso limitado para una
sola Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o
utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a de que se
trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser:
Estados
financieros del período sujeto a examen y el período anterior
Hojas de
trabajo de los estados financieros sujetos a examen
Cédulas
sumarias de los rubros de los estados financieros
Cédulas
analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias
Resultados
de las circularizaciones
Análisis de las pruebas de auditoría
practicadas
Documentos preparados por el cliente y utilizados en la auditoría
Como su nombre lo indica, son
aquellos que se usarán continuamente siendo útiles para la comprobación de las
cuentas no sólo en el período en el que se preparan, sino también en ejercicios
futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al
futuro. Este expediente debe considerarse como parte integrante
del conjunto de papeles de trabajo de todas y cada una de las auditorías a las
cuales se refieran los datos que contiene. También se conoce como el
archivo permanente. El contenido del Archivo Permanente puede ser:
Historia de la Compañía
Contratos y Convenios a largo plazo
Sistema y Políticas Contables
Estados Financieros de los últimos años
Estado Tributario
Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
Hojas de trabajo de la última auditoría
De acuerdo al contenido de cada
papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y
Cédulas Analíticas
HOJA
DE TRABAJO
Son hojas multicolumnares en las
cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos
a examen. Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se
refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en
conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer
el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el
deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de
comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrará muy
conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado
de Resultados.
Son aquellas que contienen el primer
análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo
y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de
comprobación. Las cédulas sumarias normalmente no incluyen
pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones
a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o
las cuentas a la que se refiere. Las cédulas sumarias se elaboran
teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que
permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir
un rubro en la Hoja de Trabajo.
En estas cédulas se detallan los
rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la
comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos
específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para la
obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la
cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas. En términos
generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se
afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario
dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. Las analíticas deben
obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de
auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y
en las sub-analíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de
prueba del trabajo realizado.
En algunas cuentas se requiere elaborar
cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se
desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues
son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir
todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron
en la cuenta.
a. Programas de auditoría.
b. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.
c. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y
auxiliares.
d. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.
e. Cuestionarios con evaluación de los controles.
f. Asientos de ajustes y de reclasificaciones.
g. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.
h. Extractos de actas y otros papeles narrativos.
i. Certificaciones y confirmaciones.
j. Escrituras de constitución y reformas.
k. Borradores del dictamen, de los estados financieros y de las notas.
La información anterior deberá ser
cuidadosamente conservada por el contador público en el expediente de archivo
permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición del
trabajo durante exámenes subsecuentes. Con esta información, debidamente
clasificada y estudiada, los trabajos pueden ser planeados en forma más
eficiente, los nuevos auxiliares, pueden obtener, en consecuencia, una
conveniente disposición hacia las políticas y problemas del ente. Para que el
archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado en el curso de
cada trabajo, haciendo los cambios a que haya lugar. El archivo permanente
deberá tener un índice adecuado para permitir una rápida referencia, y ser
convenientemente conservado de tal manera que pueda ser utilizado en cada
revisión.
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