Trabajo semana 1 Curso 330204 del SENA-
ERP- Sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa
Introducción
Sabemos que la cultura
se renueva, desde que el hombre vio como caía un rayo quemando un árbol y
decidiendo copiarlo, desde que inventó la rueda y la escritura, se dedicó a la
agricultura y la ganadería pudiendo construir ciudades y fundar imperios.
Cultura, adaptación del hombre al medio y a las nuevas circunstancias que
generaba con sus descubrimientos, con sus nuevos conocimientos y nuevas formas
de vida.
Este proceso que
llamamos cultura no se detiene, hoy mismo nos maravillamos con el rayo
prisionero haciendo prodigios en quirófanos y viajes espaciales, en equipos de
audio y video, en cocinas y telecomunicaciones, hoy los circuitos integrados y
su miniaturización, la simplificación de tecnologías y avances científicos, nos
permiten decir que estamos cambiando la historia, la cultura, la enseñanza, la
política, etc.
La época actual se
define como “la época de la información”, gracias a su automatización (su
búsqueda, procesamiento, almacenamiento y transmisión), lo que nos enfrenta a
nuevas realidades, que no habían vislumbrado ni egipcios, ni griegos, ni
árabes, ninguno supuso que podríamos estar todos reunidos en un solo sitio
(mass media, globalización, economías de escala, intervencionismo, etc.),
haciendo cada cual lo que no podían hacer sino muchos en diferentes sitios y a
través de épocas enteras.
Las tecnologías de la información están presentes en
todas las áreas de las organizaciones; esta implantación generalizada de SI se
ha realizado en muchos casos sin planificación, en parte porque los conceptos
necesarios no estaban desarrollados. Las tecnologías de
información y comunicaciones son uno de los principales mecanismos que tienen
las organizaciones para mejorar aspectos como la competitividad, eficiencia y
productividad. No obstante, junto con el uso de las TI son necesarios procesos
de planeación, administración, ejecución y seguimiento que permitan no sólo un
uso correcto sino un uso acorde al plan de negocios de la organización, en
función del alcance de sus objetivos.
En las organizaciones modernas la misión de las TI
es facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos; para ello, se
invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnología,
además de los costos derivados de la posible organización estructural, que
muchas veces conlleva la introducción de estas tecnologías. Esta importante
inversión debe ser constantemente justificada en términos de eficacia y
eficiencia.
Evolución de los sistemas de
información
Los Sistemas de Información fueron considerados
inicialmente como un elemento que podía proporcionar ahorros de coste en las
organizaciones, en la medida que podía dar soporte a actividades operativas en
las que la información constituía el principal elemento implicado.
En efecto, hasta la década de los años setenta, la gestión empresarial se
centraba en la adecuada administración de los recursos clásicos de “tierra o
energía, trabajo y capital”, toda vez que las empresas se encontraban ante un
entorno estable y predecible y con una demanda creciente. Bajo estas
circunstancias el éxito de las empresas descansaba en la competencia basada en
los recursos tangibles, vía costes y en la consecución de economías de escala.
En la década de los setenta, Richard Nolan, un
conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una
teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades
de la informática. Según Nolan, la función de la
Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de
crecimiento, las cuales se explican a continuación:
· Comienza con la adquisición de la primera
computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el
exceso de papeles.
· Esta etapa termina con la implantación exitosa
del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones
pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por
parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir el
computador a la empresa.
. Etapa de contagio o expansión. Los aspectos
sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en
esta etapa son: · Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de
Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer
ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que habrá que imitar.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo
que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos
computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución
marcan el paso a la siguiente etapa.
. Etapa de control o formalización. Para
identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar
los siguientes elementos: · Esta etapa de evolución de la Informática dentro de
las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos
computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero
(partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a
usuarios (por el servicio que se presta). Se inicia el desarrollo de interfases
automáticas entre los diferentes sistemas.
. Etapa de integración. Las características de esta
etapa son las siguientes: · La integración de los datos y de los sistemas surge
como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas
bajo una sola estructura administrativa. · Las nuevas tecnologías relacionadas
con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de
cuarta generación, hicieron posible la integración.
· En forma paralela a los cambios tecnológicos,
cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El
departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada,
permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. ·
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos
sistemas, remplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.
. Etapa de administración de datos. Entre las
características que destacan en esta etapa están las siguientes: · El
departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un
recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
. Etapa de madurez. Entre los aspectos
sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se
incluyen los siguientes: · Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la
organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los
primeros niveles del organigrama (dirección).
· En fin, con frecuencia se implantan en forma
inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los
Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas
Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
En los umbrales del siglo XXI, las empresas se vienen enfrentando a nuevos
escenarios, caracterizados por la globalización e internacionalización de los
negocios, que nos plantean la plena integración en la Unión Europea y los
rápidos y continuos cambios que se producen en la economía local, regional,
nacional y mundial junto a la heterogénea naturaleza cultural, social,
tecnológica, económica, competitiva y de otra índole de las variables que
configuran tales cambios. Este
nuevo contexto impone a las empresas la necesidad vital de disponer de
adecuadas infraestructuras de comunicación y de sistemas de información que les
permitan obtener los datos necesarios a fin de conseguir un conocimiento real y
suficiente del entorno que afectará a sus procesos de toma de decisiones y de
planificación. La constante evolución de la tecnología, junto a la
aparición de nuevas y más complejas formas de utilización de la misma y a la
completa interconexión y globalización de la economía, y los sistemas, implican
que, más que nunca, las Tecnologías de la Información ofrecen extraordinarias
oportunidades, a la vez que elevados costes e importantes riesgos. Costes,
riesgos y oportunidades hacen de las TI un elemento estratégico para el
crecimiento, maduración y transformación de las organizaciones, pero, además,
las convierte en factor crítico de éxito y de supervivencia de la empresa.
Reingeniería
¿Qué es la reingeniería de procesos? Comprendiendo qué es un proceso y
cómo éste forma parte integral de las empresas e instituciones, cualquiera sea
su naturaleza, es posible entonces llegar a una definición.
Hammer y Champy definen a la reingeniería de procesos como “la
reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para
lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos,
calidad, servicio y rapidez”
Por lo tanto se trata
de una reconcepción fundamental y una visión holística de una organización.
Preguntas como: ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos como lo
hacemos?, llevan a interiorizarse en los fundamentos de los procesos de
trabajo.
La reingeniería de
procesos es radical hasta cierto punto, ya que busca llegar a la raíz de las
cosas, no se trata solamente de mejorar los procesos, sino y principalmente,
busca reinventarlos, con el fin de crear ventajas competitivas osadas, con base
en los avances tecnológicos.
Metodología
esquemática de Reingeniería de Procesos
Como extremo
ideal, es hacer y se puede establecer una metodología de "papel en
blanco", en la que se reinventa toda la estructura y funcionamiento del
proceso o de la organización. Se mantienen los objetivos y estrategias básicas
del negocio, pero se adopta una libertad total de ideas. Esta metodología se
puede restringir aprovechando en mayor o menor medida los procesos ya
existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.
En cualquiera de los casos, la reingeniería de procesos crea cambios
directos y radicales que requieren unas circunstancias en la organización para
adoptarse con éxito:
- Sensibilización
al cambio.
- Planeación
estratégica.
- Automatización.
- Gestión
de Calidad Total.
- Restructuración
Organizacional.
- Mejora
Continua.
Valores compartidos.
- Perspectiva
individual.
- Comportamiento
en el lugar de trabajo.
- Resultados
finales.
Etapas
Las etapas de la reingeniería pueden ser las siguientes:
- Identificación
de los procesos estratégicos y operativos existentes o necesarios, y
creación de un mapa (un modelo) de dichos procesos.
- Jerarquización
del mapa de procesos para su rediseño, y determinación de los procesos
clave, aquellos que se abordarán primero o con mayor interés.
- Desarrollo
de la visión de los nuevos procesos mejorados.
- Reingeniería
(creación y rediseño) de procesos, realizada por consultores externos,
especialistas internos, o una mezcla de ambos.
- Preparación
y prueba de los nuevos procesos (procesos pilotos).
- Procesos
posteriores de mejora continuada.
Una compañía que no pueda cambiar su modelo de pensar acerca de la
informática y otras tecnologías no se puede rediseñar. El error fundamental que
muchas compañías cometen al pensar en tecnología es verla a través del lente de
sus procesos existentes. Se preguntan: ¿Cómo podemos usar estas nuevas
capacidades tecnológicas para realzar o dinamizar o mejorar lo que ya estamos
haciendo?
Por el contrario,
debieran preguntarse: ¿Cómo podemos aprovechar la tecnología para hacer cosas
que no estamos haciendo? La reingeniería, a diferencia de la automatización, es
innovación. Es explorar las más nuevas capacidades de la tecnología para
alcanzar metas enteramente nuevas. Uno de los aspectos más difíciles de la
reingeniería es reconocer las nuevas capacidades no familiares de la tecnología
en lugar de las familiares.
Esta metodología de diseño de organizaciones no aspira a lograr aumentos
marginales de productividad; su planteamiento básico es más radical. En más de
una década de aplicación muestra deslumbrantes éxitos… y también
fracasos
La reingeniería
es la herramienta fundamental y la última del cambio. Ella dirige el proceso de
negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a
ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de
servicio e información. En el futuro continuará moviendo el negocio.
La reingeniería utiliza el cambio continuo para alcanzar la ventaja
competitiva. Las oportunidades de las organizaciones continuarán creciendo
si se tiene en cuenta que de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de
estas organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin
embargo, los negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar
la tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así
se preparen a sí mismos para cambiar.
Fuentes:
Governance, control interno y COBIT
(Carlos A. Muriel, curso 313609 del
SENA)
Investigación sobre CEO, CIO y encargado de seguridad informática
(Carlos A. Muriel, curso 323667 del SENA)
eradelsaber.bligoo.com/.../Evolucion-de-los-Sistemas-de-Infor...
– España
es.wikipedia.org/wiki/Reingeniería_de_procesos
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