Servicios e implementación de un ERP
¿Necesariamente una implementación de un sistema de recursos empresariales se debe considerar como un proyecto de alto riesgo para las pequeñas y medianas empresas?
La tecnología puede incrementar considerablemente la creatividad,
eficiencia y productividad de los negocios. Les permite a las empresas competir
efectivamente en la economía digital de un mundo global con la capacidad de
tomar decisiones con rapidez y flexibilidad. Uno de los momentos más críticos para la gerencia de nuestros tiempos,
es cuando se enfrentan a la toma de decisiones sobre nuevos proyectos, o de
manera más general, de planes de negocios. Para realizar de manera
eficiente esta tarea, el administrador debe contar con la información correcta,
en el momento exacto y en todo lugar. Para esto, se han desarrollado sistemas
que permiten la integración de la información de los diferentes departamentos
de la empresa, los cuales incluso involucran a los clientes y proveedores en
una sola red.
Todas las empresas deberían
aprender a manejar riesgos. Una de las dificultades es que existe la tendencia
a considerar que tomar acciones es más peligroso que mantener el "status
quo". Por eso, en las actuales circunstancias de cambios se escucha que la
inacción es, con frecuencia, la opción de menor riesgo. Sin embargo
"continuar con el curso actual" puede ser la receta para fallar. Las implementaciones son un
perfecto ejemplo. Cuando se selecciona el software ERP correcto y la
implantación es manejada inteligentemente, un sistema de gestión empresarial
reducirá los riesgos en lugar de aumentarlos.
El peligro más grande en los
días actuales es continuar manejando el negocio de manera usual y dejar que la
competencia gane ventajas considerables que provienen de la implantación de
ciertos productos ERP. Se puede decir que un sistema como un ERP, CRM, o cualquier otro tiene éxito si se le da un buen uso, sí los usuarios se sienten satisfechos y tienen una actitud favorable, se han logrado los objetivos del negocio y por supuesto sí se ha obtenido un beneficio económico de la inversión en el sistema.
Y fracasan si en la implementación del sistema los usuarios no están
dispuestos al cambio, y los administradores no los apoyan, además si el nivel
de complejidad es muy alto y riesgoso para la empresa.
El éxito en el funcionamiento de un proyecto ERP depende tanto de la
calidad del software como del método empleado en el proyecto de implantación,
siendo éste uno de los pilares fundamentales sobre los que se asienta la
solución ERP para conseguir poner en marcha el proyecto en los plazos y
condiciones previstas.
Los factores psicológicos son
más importantes que los aspectos técnicos. “Entre el 50% y el 60% de los
proyectos fracasa por no tener un adecuado manejo del cambio. Debemos llevar a
las personas involucradas por la curva del cambio si queremos tener éxito”,
indica Jahuey.
Para Torres, en algunos casos, es
tarea del vendedor despertar la inquietud de trabajar todos los aspectos del
cambio: revisión de la cultura, contención a los empleados, capacitación del
personal y reingeniería de procesos.
Fernández apunta que Totvs tiene
una unidad de consultoría que posee una práctica de administración del cambio.
“Si el cliente está en condiciones de abordar estas acciones es lo más
recomendable”, aconseja.
Implementación de un ERP ¿Por
qué puede fallar?Se debe tener en cuenta que al implementar un sistema ERP no todo va a ser "color de rosa" dentro de la empresa, es necesario realizar una adecuada selección en donde se tenga la seguridad de que existe un compromiso tanto por parte de los proveedores de soluciones como por parte de los integrantes de la empresa
La implementación de un sistema
de gestión empresarial (Enterprise Resource Planning-ERP) puede ser 100%
exitosa desde el punto de vista técnico, pero al mismo tiempo ser percibida
como un fracaso. ¿Por qué?
Implementar un ERP (Enterprise Resource Planning- Planeación de Recursos
Empresariales) es esencialmente un tema de cambios en el negocio. No una
decisión de cambiar programas o sistemas para decirle al equipo de trabajo
“Tenemos un nuevo sistema, úsenlo”.
Los cambios en el negocio son
cambios que tocan a las personas y a la cultura. En cierto sentido ambos están relacionados.
La gente, que cambia, opera a nivel individual o en un grupo de trabajo, es
decir su influencia es a nivel micro, mientras que el cambio cultural se
refiere a cómo un departamento o una organización completa “hacen las cosas” y
tiene un impacto a nivel macro.
Para tener éxito con una implementación, hay que saber qué es lo que se
quiere cambiar del negocio y por qué.
Pero la pregunta más importante es si realmente existe la voluntad para
comprometerse seriamente en cambiar y alcanzar los objetivos que se persiguen.
En la ecuación del cambio “el cómo hacerlo” no siempre queda relegado a un
simple programa de cambio. Dado que un ERP puede afectar a muchas partes de la
organización, no se trata de implementar una solución que se baja de un estante
y listo y es apta para todo tipo de empresas.
Un proyecto de cambio organizacional debe ser iniciado como soporte al
ERP. Con este sistema de gestión empresarial focalizado en alterar los
procesos, se produce un efecto de “arenas movedizas”, donde nadie está seguro
de lo que está pisando. La proposición de cambios en el negocio debe estar
claramente definida e, idealmente, apoyada por investigación y experiencia.
Fuentes:
Pequeñas y medianas empresas - Evaluando ERP www.evaluandoerp.com/Categories.aspx?Taxonomies=589
Éxito y fracaso de los ERP'S | GestioPolis
www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/erpfabiola.htm
Pymes: ¿ERP o ASP? | GestioPolis
www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/59/pymeerpasp.htm
CE; Sistemas ERP una realidad para la PYME
www.oocities.org/es/smdiazg/tinfo/Foro/articulos/artic5.htm
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