Trabajo semana 4 Curso 330204 del SENA-
ERP- Sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa
Metodologías
de evaluación y selección de software
Introducción:
En el área de sistemas de
información e ingeniería del software, la investigación de metodologías se ha
centrado, principalmente, en el área de desarrollo, en temas como diseño,
análisis y programación, dando lugar a múltiples propuestas de las que son ejemplos
Merise, SSADM y Method/1 entre otras. Sin embargo, se ha dedicado mucho
menos esfuerzo al desarrollo de metodologías específicas para los temas de
adquisición, mantenimiento y configuración de aplicaciones, aspectos que
constituyen tareas esenciales del proyecto de implementación de sistemas ERP.
Dada la gran oferta de productos
software ERP existentes en el mercado, la tarea de selección se ha vuelto muy
compleja, entre otras razones, por la carencia de patrones o estándares, que
nos permitan juzgar sus niveles de competencia o comparar y establecer
diferencias de contenido, soporte y servicios entre ellas.
Ninguno de los métodos desarrollados
ha gozado de aceptación unánime, ni se ha utilizado de forma generalizada, por
investigadores ni profesionales, por lo que los que se enfrentan al tema de selección, bien
lo hacen sin aplicar ninguna metodología (la consideración de simples líneas
generales no se considera método), bien aplicando metodologías tan genéricas y
complejas, que exigen un esfuerzo y coste que muchas veces no se puede
justificar por el limitado alcance del proyecto.
A estas dificultades suele unirse,
con frecuencia, la falta de conocimientos y experiencia en temas de tecnologías
de la información, entre los responsables de la toma de decisiones, lo que
conduce a falta de fundamento en las mismas.
A pesar de todo, es mayoritaria la
opinión que recomienda la utilización de un planteamiento sistemático para
evaluar y seleccionar el producto que ofrezca las mejores prestaciones para
responder a las necesidades del usuario.
En general, podemos considerar que
la mayoría de las metodologías sobre selección de software presentan una
estructura común, con fases claramente definidas, diferenciándose entre ellas
por su extensión y contenido.
Otra diferencia a observar en el
análisis de metodologías es si incorporan o no el tratamiento de temas
adicionales a la propia selección, como son los relativos a negociación del
contrato o aseguramiento de la calidad del proceso.
Muchas de las metodologías
desarrolladas para este tipo de proceso, en los últimos años, no incluyen el
tratamiento de las fases de definición de acciones ni su planificación,
limitándose a la exposición del proceso matemático, más o menos sofisticado,
para la determinación de la mejor elección, a partir de una ponderación y
valoración de atributos para cada una de las aplicaciones. Se trataría más
de un modelo matemático de valoración que de una metodología de selección de
software.
Los principales objetivos de las
metodologías aplicables al proceso de selección de software se han de organizar
en torno a la descripción y contenido de las tareas a realizar, así como la de
la secuencia de ejecución de las mismas, marcando las relaciones y requisitos
de cada una de ellas.
En las empresas en fase de
implantación de sistemas ERP, el proceso de adquisición del software se debe considerar
como de alto contenido estratégico, por su amplio alcance e importantes implicaciones
en toda la compañía. Se rechazan los enfoques de considerar el proceso como si
se tratará simplemente de ajuste o puesta a punto de una aplicación informática
más o menos compleja. Asimismo, se ha de evitar que el proceso de selección
venga determinado por el marketing de las compañías, el miedo al fracaso o por
las agendas y prioridades individuales, al margen de datos objetivos y
parámetros de evaluación.
El proceso sistemático de
adquisición genera, además, otros beneficios adicionales, como los derivados de
disponer de una visión previa de las necesidades de la compañía, así como de lo
que se puede esperar de los sistemas ERP, que en si mismos no son panacea de
nada pero constituyen el marco de posibles mejoras en la gestión, y de ayuda en
la consecución de los objetivos estratégicos.
Otro beneficio derivado del proceso
estructurado de adquisición, es la clara percepción de estos sistemas
transaccionales, como fundamento para la implantación posterior de los llamados
subsistemas de ayuda a la toma de decisión y los subsistemas de comunicación,
englobados ambos dentro del concepto de “Negocio electrónico".
Definición:
El proceso de selección de software
se define como el conjunto de tareas que definen las necesidades que pueden ser
cubiertas con la ayuda de un producto ERP y servicios relacionados, hallan en
el mercado los productos y servicios adecuados que pueden ayudar en el
cumplimiento de aquellas necesidades, establecen los criterios adecuados para
la evaluación de los productos y servicios ERP o la mejor combinación posible
de producto y servicios, y negocian el contrato final con el proveedor de
software o de servicios de implementación.
Clasificación:
Las metodologías enfocadas a la
valoración del software se pueden clasificar de diferentes maneras en función
de los parámetros utilizados como referencias. Uno de esos modelos de
clasificación es el que propugna Anderson y que se basa en la valoración de
seis parámetros:
1.
Compensación entre
criterios.
2.
Grado de utilización
de la información.
3.
Manifestación de
preferencia de atributos.
4.
Contenido mínimo de
atributo.
5.
Dificultades de
cálculo de evaluación.
6.
Clasificación única.
Otro tipo de clasificación la
proponen Sistach y Pastor, basándose en dos variables:
1.
Ámbito de aplicación
de la metodología.
2.
Esfuerzo necesario
para su aplicación.
Las metodologías de selección de
sistemas ERP se ubican dentro de la zona de mayor especificidad, con
envergadura intermedia con tendencia a crecer a medida que aumentan las
funcionalidades que incluyen.
Mencionamos a continuación un
conjunto representativo de las metodologías en el campo que nos ocupa,
agrupadas en torno al ámbito de aplicación:
1. Genéricas:
a.
Metodología de
Browstein y Lerner.
b.
Metodología Spex.
c.
Método de Anderson.
d.
Metodología NBS de
Sheila Frankel.
2. Específicas:
a.
Metodología de
selección de Murrell.
b.
SHERPA de Sistach y
Pastor.
c.
Método R2ISC de Nathan
Hollander.
Selección de ERP en pequeñas y medianas empresas
La selección de un sistema
Enterprise Resource Planning (ERP) es un proceso organizacional, de aprendizaje
y social, cuyo estudio precisa instrumentos de investigación adecuados.
En este trabajo se presenta la
experiencia en el desarrollo de la metodología SHERPA (Systematic Help for an
ERP Acquisitions) orientada a la selección de sistemas Enterprise Resource Planning
(ERP) para pequeñas y medianas empresas.
Los sistemas ERP son paquetes
integradores de software compuestos de varios módulos, como por ejemplo,
recursos humanos, ventas, finanzas y producción, que permiten la integración
horizontal de la organización a través de los datos que gestionan los procesos
organizacionales. Estos paquetes de software son habitualmente adaptados
(customizados) a las necesidades específicas de cada organización.
Un Proceso de selección de un ERP
define claramente una necesidad que podría ser satisfecha mediante un
producto ERP o servicio relacionado; permite encontrar los productos y
servicios adecuados en el mercado que ayudan a cumplir tal necesidad; facilita
el establecimiento de criterios apropiados para la evaluación de ERPs; ayuda a
evaluar productos y servicios a la luz de criterios establecidos; permite
seleccionar el producto y servicio más adecuado, o su combinación; y, ayuda a
negociar el contrato final con el vendedor del producto y el proveedor del servicio.
SHERPA es un método de utilidad para
responsables o consultores involucrados en procesos de selección de sistemas
ERP, que desean seguir un marco metodológico y sistemático. SHERPA involucra
varios pasos de selección que van desde la búsqueda de candidatos hasta la
firma del contrato.
Metodología SHERPA:
Sherpa se corresponde con las
iniciales en inglés de "Systematic Help for ERP Adquisitions". Se
trata de una metodología orientada a proporcionar una guía en el proceso de
adquisición de sistemas ERP, válida también para procesos asociados a la
adquisición de otras aplicaciones informáticas, en el ámbito de la pequeña y
mediana empresa.
El proceso de adquisición de
software se define como el conjunto de tareas para conocer las necesidades que
se quieren cubrir, hallar en el mercado los productos y servicios adecuados que
pueden ayudar en su cumplimiento, establecer los criterios adecuados para la
evaluación de los productos y servicios y negociar el contrato final con el
proveedor de software y/o de servicios de implementación.
1.
Estudiar la estrategia y los
procesos de negocio.
Involucra un análisis global de la
organización acerca de sus procesos, además de identificar su estrategia en su
forma de negocio.
2.
Decidir adoptar un ERP o no.
Incluye los procesos de la
organización, revisar la organización, evaluar las diferentes opciones en el
mercado y seleccionar la más adecuada.
3.
Búsqueda de candidatos y eliminar el
primer filtro
En la búsqueda de candidatos tenemos
que comenzar a revisar qué es lo que necesitamos, cuales son nuestros
requisitos mínimos, estudiar el mercado ERP, visualizar las diferentes
propuestas en el mercado, revisarlos y aprobarlos.
Se utilizan como fuentes de
información del estudio publicaciones de tipo profesional, asistencia a
demostraciones de aplicaciones (generalistas o específicas), complementadas con
informaciones obtenidas de los mismos proveedores de aplicaciones, a través de
contactos no necesariamente de tipo personal en esta fase del proceso.
Formando parte de esta tarea de
selección previa, se ha de definir un filtro de exigencias mínimas, con el
objetivo de obtener como resultado la preselección de un número reducido (entre
5 y 8) de candidatos.
Finalmente, se elabora un documento
describiendo trabajos y resultados con cuya aceptación, por parte del
responsable del proyecto y del primer nivel ejecutivo de la empresa, se da por
concluida la fase.
4.
Analizar a detalle los candidatos a
efectuar un segundo filtro
Se trata de la fase fundamental de
la metodología, y la que requiere mayor esfuerzo, que en el caso de empresas
pequeñas, con frecuencia será necesario recurrir a soporte externo.
A partir de la información
recopilada en la fase anterior, la primera tarea a realizar será ampliar
conocimiento sobre ofertas candidatas y aclarar dudas, recurriendo, en este
momento, a contactos directos.
Como tarea de primera magnitud para
el proyecto procede definir el conjunto de criterios que orientan la
consideración de aplicación o software más adecuado.
La metodología suministra un marco
de criterios de primer nivel, a considerar con las necesarias adaptaciones a
cada caso concreto de empresa. Organizándose en torno a seis categorías:
Criterios
de funcionalidad:
a) Funcionalidad incluida, propia o
cubierta por productos de terceros.
b) Mercado vertical hacia el que se
orienta el sistema.
c) Capacidad de adaptación o
flexibilidad.
d) Capacidad de integración con otros
sistemas o desarrollo a medida.
Criterios Técnicos:
a) Plataformas soportadas por el
sistema:
I.
Sistemas
operativos.
II.
Base
de Datos soporte de la aplicación.
III.
Lenguajes
de desarrollo.
IV.
Herramientas
de desarrollo.
b) Documentación disponible a usuarios
y técnicos.
c) Gestión de usuarios y seguridad.
d) Conectabilidad y comunicación con otros
sistemas (EDI, Internet, etc.).
e) Infraestructura informática necesaria.
Criterios empresariales de proveedor:
a) Características empresa:
I.
Facturación.
II.
Beneficios.
III.
Situación
financiera.
IV.
Localización
geográfica (local, nacional o internacional).
b)
Experiencia como implantador
de sistemas:
I.
Referencias afines y
consultables.
II.
Valoración del grado
de confianza en clientes.
III.
Posición en el sector
de implantadores de sistemas.
Criterios
de servicios de proveedor:
a) Oferta de servicios:
I.
Implantación.
II.
Mantenimiento.
III.
Instalación.
IV.
Configuración
de infraestructura informática.
V.
Formación.
VI.
Soporte
técnico.
VII.
Soporte
a usuarios.
VIII.
Desarrollo
a medida.
IX.
Conectabilidad a otros
sistemas.
b) Metodología de implementación.
c) Plazo de ejecución del proyecto.
Criterios económicos:
a.
Presupuesto
del proyecto, incluyendo cambios de infraestructura.
b.
Estimación
de beneficios con evaluación de tangibles e intangibles.
c.
Método
de tarificación de servicios.
d.
Tipo
de contrato:
I.
Abierto.
II.
Cerrado.
III.
Con
cláusulas especiales.
Criterios estratégicos:
No desarrolla una enumeración de criterios estratégicos,
que dependerá, en cada
caso, de los objetivos marcados por la dirección de la organización.
Sin embargo, se acepta que las
variables representativas de los objetivos han de hacer referencia a la
contribución del sistema a la consecución de aquellos o favorecer el cambio
organizativo.
Se trata de uno de los aspectos
fundamentales de valoración en el caso concreto de sistemas ERP, cuyo esfuerzo
en la definición y formalización ha de complementarse con un estudio de la
importancia en el proceso, lo que supone una ponderación significativa y no
testimonial que reafirme que el proyecto es algo más que una implementación de
software.
La estandarización de términos
comunes y de fácil comprensión, relativa a conceptos, contenido y parámetros, es
uno de los temas pendientes. Los usuarios deben exigir la utilización de un
lenguaje formal, en los términos antes referidos que suponga fácil uso por no
especialistas, a todos los integrantes de este importante mercado, para la elaboración
de descripciones de los productos. Esto permitiría a los interesados en el tema
mejorar su capacidad para investigar y examinar soluciones ERP, y sería la base
para el desarrollo de herramientas que ayuden en el proceso de adquisición y
selección de aplicaciones.
Las tareas de esta fase continúan
con la aplicación de los criterios adaptados al entorno específico de cada caso
al conjunto de candidatos preseleccionados, que nos ha de permitir desestimar
los candidatos menos valorados. El resultado final debe reducir el número de
candidatos a dos o tres finalistas.
Finalmente, se elabora, junto con
todos los documentos generados sobre criterios, un informe dirigido al comité
de dirección de la empresa con la recomendación de la aplicación más adecuada.
La aceptación del informe y la documentación, por parte del responsable del
proyecto y del primer nivel ejecutivo de la empresa, da por concluida la fase.
5.
Análisis y Demostración de
candidatos, además de visita a proveedores.
En este etapa se revisarán los
aspectos ya en su funcionamiento, en un principio los proveedores explican las
operaciones que realizan sus herramientas pero ya en la práctica es muy
diferente, por lo que en esta etapa se presentan demostraciones de las bondades
de los ERP's.
Se desarrollan sesiones de
demostración dirigidas a distintos colectivos (técnicos, usuarios, gestores,
etc.), que exigen diferentes configuraciones del producto a analizar. El
objetivo es adquirir un conocimiento profundo de cada aplicación en los
aspectos funcionales y sobre su capacidad de adaptación o modificación. La
ejecución de estas demostraciones puede tener lugar tanto en las instalaciones
del proveedor como del cliente, pero se recomienda, siempre que la
infraestructura propia o provisional lo permita, que tengan lugar en estas
últimas, por reproducir mejor la situación real de funcionamiento.
Esta fase finaliza con las tareas de
revisión y perfeccionamiento de la definición de criterios, teniendo en cuenta
las opiniones y observaciones recogidas durante su desarrollo y la elaboración
de propuesta de aplicación recomendable, que se remite a la dirección de la
empresa para su aprobación.
6.
Decisión Final, negociación y
planificación
En esta etapa se determina el mejor proveedor para la organización, y se revisan cuestiones de contrato, pólizas, licencias, entre otros.
Incluye las tareas más
significativas relativas a la negociación del contrato de adquisición de
software:
• Estimación del coste.
• Programación de la implementación
de la aplicación.
• Desarrollo de un plan de
emergencias.
• Aprobación y firma del contrato.
Conclusión
Es evidente que una de las mejores decisiones de una empresa es la implementación de un ERP para lograr el acompañamiento y mejora de los procesos que soporta la empresa, disminuyendo la operatividad de los mismos y brindado la posibilidad de dedicación de tiempo para el análisis de los mismos.
El éxito de esta clase de proyectos
radica en un verdadero análisis de las necesidades de la empresa, contando como
punto importante con las posibilidades de inversión de la misma y con una
correcta evaluación de la posible herramienta a implementar, para no incurrir
en posibles demoras o sobre-programación que incursionarían en más costos para
la empresa y tal vez en el fracaso del mismo.
A mi punto de vista, las herramientas ERP, brindan
a las empresas ventajas competitivas que las colocan en un nivel alto en su
región, siempre y cuando esta herramienta haya tenido una buena implantación.
Hoy en día estos sistemas no se consideran ya un lujo, que únicamente las
grandes corporaciones pueden darse, hoy estos sistemas son una necesidad que
se presenta con más fuerza cada vez en las pequeñas y medianas empresas de
Latinoamérica.
En Latinoamérica, se están presentando las
condiciones necesarias para establecer la automatización adecuada de los
procesos principales de las empresas, cada vez son más las organizaciones que
se percatan de la importancia de los sistemas y las tecnologías de información.
Los sistemas ERPs son muy importantes en la
búsqueda de ventajas competitivas. La innovación en las empresas es de gran
valor estratégico, para esto, las tecnologías de información deben generar
herramientas y mecanismos que apoyen y brinden un valor agregado a las
actividades de la empresa, y los ERPs son una buena manera de lograrlo.
Como parte de la globalización, Latinoamérica
debe involucrarse en las tendencias y cambios que se están presentando
continuamente; es muy importante en este proceso promover una cultura
organizacional, que permita generar empresas preparadas al cambio.
Al momento de implementar un ERP en cualquier
compañía, para que ésta sea exitosa, se necesita contar con una metodología
estructurada. La implantación de un ERP no es sencilla, se requiere de gran
esfuerzo y administración, es necesario considerar numerosos aspectos para el
éxito de las implantaciones, aspectos que pueden llegar a disminuir lo
complicado de esta tarea, y que pueden llegar a definir el éxito o fracaso de
la implantación. De no ser tomados en cuenta estos aspectos, se puede llegar a
tener un ERP en la organización, pero sin obtener el grado de beneficios que
son capaces de ofrecer estos sistemas.
Fuentes:
www.es.tectura.com/.../como%20seleccionar%20un%20erp.p...
- España
ruc.udc.es/dspace/bitstream/2183/.../RicoPena_FerminD_td_2004.pd
angelacogollosig.blogspot.com/.../que-es-un-epr-y-como-...
Selección
de erp en pequeñas y medianas empresas con un - AEIPro
www.aeipro.com/.../Selección-de-erp-en-pequeñas-y-mediana... - España
manuaner.blogspot.com/.../implementacion-de-un-erp.ht...
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