Servicios e implementación de un ERP
1)
Introducción
Las compañías siempre
han tenido islas de información, sistemas a veces integrados y a veces no. A
pesar de estar integrados, algunas veces, son independientes y el costo de
mantenimiento es superior a implementar uno nuevo. La mayoría fracasan al
hacerlo por esperar rendimientos superiores a lo que ofrecen, o por seguir
tendencias que aunque parecen innovadoras no satisfacen sus necesidades.
El ERP integra todos
los sistemas; entre los principales beneficios de su implementación están: control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio
a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones,
soporte a toma de decisiones, preparación para e-business, diferenciación.
2)
Preparativos a la Implementación
Implementar
un ERP es algo largo y complejo por que toca implementarlo y transformar las
formas de trabajo; casi siempre es el proyecto de tecnologías de información
más largo que se llega a implementar y es, por su complejidad, de alto riesgo.
ES necesario que sistema y organización se acoplen mutuamente. Una organización
que estructure un proyecto con metodología desde el inicio hasta su
funcionamiento logra reducir riesgos y tener éxito.
3)
Características de un desarrollo de implementación
a.
Complejidad.
b.
Flexibilidad.
c.
Alcance de la aplicación.
d.
Infraestructura tecnológica.
e.
Cambios en los procesos organizacionales.
f.
Intensidad de la relación con el proveedor del sistema.
g.
Involucramiento de los usuarios.
4)
Costo – beneficio
Su implementación no
es la etapa final, con él se da soporte a la toma de decisiones y su éxito
descansa en un plan de aseguramiento de la calidad y optimización. Desempeño
incremental es de particular importancia en la economía actual, la optimización
trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante su implementación y debe
ser planeada con el mismo cuidado de su implementación.
5)
Conclusiones
El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas,
las cuales son: definición, entrenamiento, modelación, configuración, puesta en
vivo y refinación.
Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las
grandes empresas actuales. Usualmente, el mayor problema es que las empresas
importantes han ido creciendo con el paso de los años, han ido adquiriendo
compañías diversas que manejan pequeños sistemas transaccionales unidos por
otro ERP, en muchos casos diseñado especialmente a las necesidades de cada
compañía, o en muchas otras adquirido como un producto comercial.
Los sistemas en sí, no sirven sin un propósito, y el
“Enterprise Resource Planning” no es la excepción. Si el sistema que queramos
implementar no tiene una justificación de un considerable retorno de la
inversión, difícilmente será aceptado por la alta dirección.
6)
Caso
de éxito
PETROTESTING
Petrotesting Colombia logra un balance entre la
contabilidad financiera y la contabilidad de proyectos con una solución
Microsoft, permitiéndole la integración interna, el desarrollo eficiente de
proyectos y una rápida toma de decisiones.
Petrotesting Colombia es una empresa especializada en la
producción y exploración de petróleo y gas. La compañía, fundada en 1985, se
inició prestando servicios relacionados a la industria de los hidrocarburos.
En su crecimiento, pasó a convertirse en operadora al
adquirir dos bloques en asociación con Ecopetrol: un campo de gas y un campo de
extracción de petróleo con tres pozos activos. En 1998 firma un contrato de
servicios de producción en los llanos orientales, entrando a la producción dos años
después con 3000 barriles diarios.
En la actualidad tiene licencias sobre 14 campos
productores y cuatro bloques exploratorios en Colombia, ubicados en cuencas con
alto potencial de reservas de hidrocarburos como: la cuenca de los llanos
orientales, del valle medio y superior del Magdalena, en la parte centro norte del
país, la cuenca del Putumayo y la del Catatumbo en la zona nororiente de
Colombia.
Situación:
Limitados Por el Software “realmente Petrotesting en el
tema de tecnología estaba bastante atrasada. La compañía tenía simplemente un
software contable y de generación DOS, pero con algunos comandos internos para
que pudiera rodar en
Windows. Era un software que llevaba en la empresa más de
diez años” dijo Juan Carlos Ramos, Gerente de Implementación de Petrotesting
Colombia.
La compañía manejaba su contabilidad con el programa
Helisa. Un software colombiano puramente contable, que en su diseño y finalidad
no integra el trabajo por módulos que ofrece un ERP completo. Esta limitación fue
una de las primeras necesidades que identificó Petrotesting y que se perfiló
como necesaria para empezar, con un equipo interdisciplinario, a investigar en
el mercado un tipo de solución.
En su búsqueda, Petrotesting analizó diferentes tipos
software a nivel contable y a nivel de módulos que integraban algunos
departamentos como por ejemplo JD Edwards de Oracle y Sun Microsystems, pero no
cumplieron con las expectativas finales del grupo.
Mientras la empresa continuaba con su crecimiento,
también aumentaba la necesidad de mantener un control en tiempo real y ajustado
a la realidad de los proyectos que se desarrollaban. En cada nueva etapa de su progreso,
tomaba más importancia el contar con un software especializado en el control de
proyectos que garantizara un seguimiento fácil y entendible para la toma de
decisiones en el momento justo.
Solución:
Compatibilidad a todo nivel
La compatibilidad entre los requerimientos de trabajo de
Petrtesting y el esquema de Microsoft Dynamics GP argumentan en parte la
decisión de la organización de implementar este ERP.
Un temor inicial que se presento en Petrotesting al
momento definitivo de considerar Dynamics GP, era que la solución no estaba en
ninguna empresa productora o exploradora del medio. Pero con la asesoría de Controles
Empresariales Ltda., socio de negocios de Microsoft, la organización resolvió
sus dudas y enfrentó el reto, primero de su adecuación al sector y necesidades,
y posteriormente, el de su implementación.
Para Petrotesting el comienzo de la implementación fue un
proceso difícil y lo hacía ver complejo el no conocimiento completo de la
herramienta que estaban utilizando. Todos y cada uno de los movimientos de
Petrotesting son derivados de los proyectos, es por esta razón que a la empresa
le urgía tener a su disposición una herramienta que ayudara a tener mayor
control y gestión. También que la generación de reportes y métricas, entre
otras, ayudasen a acelerar los procesos de toma de decisiones.
“Actualmente Microsoft GP ha salido en vivo en ocho de
las compañías del Grupo Petrotesting, primero en las dos más grandes y se
desplegó en seis más, entre esas una comercializadora internacional de petróleo
y una que presta servicios de catering, lo que muestra la adaptabilidad del sistema”,
expresó López.
Beneficios: Información para procesos exitosos
Microsoft Dynamics GP trajo para Petrotesting importante
beneficios que se ven reflejados en los procesos de ejecución presupuestal, en
todo el proceso contable, proyectos y reportes. Con los reportes específicos de
cada proyecto y sus presupuestos disponibles en tiempo real, se agilizaron los procesos
de toma de decisiones, reduciendo los tiempos y demostrando esta efectividad.
Los reportes concisos y estructurados facilitan el
análisis de la información y gracias a ellos se ven beneficios, no solo los procesos
de toma de decisiones, sino la gestión de proyectos y el seguimiento a todo el
proceso de ejecución y puesta en marcha de cada uno. Los resultados: una mejora
en los tiempos de respuesta para nuestros clientes y la agilidad de los procesos
a nivel interno de la compañía.
Además con el despliegue de Dynamics GP se empezó a ver
una renovación en Petrotesting. No solo en la manera en que se llevaban los registros
contables y la calidad de esta información, sino a nivel de toda la compañía,
que asumió el compromiso de sacar adelante la implementación para desarrollarse
y conseguir mejores resultados.
“También fue un cambio cultural, en el sentido de que si
se hace un registro, ya se tiene que pensar que se está interactuando con
varias áreas. Se está en conjunción con proyectos, presupuestos, compras y
demás. Dynamics GP contribuyó para que un contador pensara de manera integral. No
simplemente en el registro de una factura o si el proyecto tiene presupuesto, etc.”
Dijo Ramos.
La adaptabilidad de la aplicación establece un nuevo
elemento de éxito. Es la primera vez que Dynamics GP es implementada en una
empresa del sector de los hidrocarburos. Convirtiendo a Petrotesting en una
empresa pionera en éste tipo de desarrollo. En el proceso de órdenes de compra,
desde que nace una solicitud hasta que es pagada, Petrotesting para el 2007 se
tomaba más de cien días calendario. Actualmente, con la implementación de la
aplicación los tiempos se han reducido al orden de los 35 días. Y en cuanto a
la ejecución presupuestal, la compañía antes la veía el 15 del siguiente mes,
la ejecución del mes anterior. Con Dynamics GP la ejecución presupuestal está
en tiempo real, con la posibilidad de abordarla desde varios puntos de vista
como el contable, financiero o de proyectos.
Concluye Felipe López Tabares, Gerente del Proyecto en
Petrotesting Colombia, “Microsoft Dynamics GP es cambio. Un cambio que trae
renovación, crecimiento y dinamismo, que ayuda al progreso de una organización.
Para nosotros Dynamics GP no es un software, sino es progreso y una buena
decisión”.
Fuente:
www.microsoft.com/colombia/casosdeexito/petrotesting.aspx
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