ERP como elemento fundamental para la implementación de un E-business (Negocio Electrónico)

Foro semana 4 Curso 336472 del SENA-
Servicios e implementación de un ERP

¿Por qué el ERP es un elemento fundamental para la implementación de un E-business (Negocio Electrónico)?

El desarrollo acelerado de las tecnologías de la información, y en particular de Internet, ha hecho que muchos empresarios la utilicen en sus modelos de hacer negocios. Como consecuencia de esto surge el negocio electrónico (e−business), modelo que establece la colaboración entre las diferentes partes de la cadena de valor de una organización utilizando como plataforma para esto internet. Por su parte, la Inteligencia empresarial (IE), ha tenido un desarrollo ascendente y ha propiciado que los directivos tengan mejores condiciones a la hora de tomar las decisiones relacionadas con su organización. En el e−business, la IE está presente en casi todo el proceso, pues permite dentro de los diferentes eslabones de la cadena de valor, recopilar la información relevante y así permitir que el funcionamiento sea más preciso, tanto hacia dentro como en la proyección de la organización a su entorno.

En la actualidad existen variadas definiciones de negocio electrónico. Una de las que mejor lo caracteriza es la siguiente: El negocio electrónico es un nuevo modelo de hacer negocios el cual se sustenta sobre la base de la colaboración de todas las partes integrantes de la cadena de valor de una organización, utilizando intensamente las tecnologías de la información, y particularmente Internet.

La cadena de valor no es más que la serie de eslabones que están presentes, agregando valor, en todos los procesos que se realizan en la organización, incluyendo también las relaciones con proveedores, clientes, etc. El nuevo modelo de negocios busca la forma de optimizar las relaciones entre las diferentes partes de esta cadena para agregar valor al producto o servicio final.

CRM persigue la creación de relaciones a largo plazo con los clientes de la organización, buscando como objetivo estratégico crear una clientela de calidad, debido a que ha quedado demostrado que resulta más factible a una organización mantener una clientela ya establecida, que la búsqueda de nuevos clientes. Las Relaciones con socios también es un aspecto de vital importancia, aplicándose en este caso una variante del CRM, la Administración de las Relaciones con Socios (PRM), la cual persigue mejorar las relaciones antes mencionadas entre socios, distribuidores, etc.

Los suministros son una parte importantísima dentro del desempeño de cualquier negocio, de la necesidad de una gestión ágil y eficiente de estos ha provocado que surjan sistemas para la gestión de la cadena de suministros, lo que se conoce como SCM. Estos sistemas permiten una gestión más eficiente y rápida de los compradores de una organización. Utilizando técnicas como el e−Procurement, dentro de los SCM, los compradores pueden colaborar con los proveedores en tiempo real, creando Mercados Virtuales y al mismo tiempo de provee al negocio de facilidades para realizar la selección, compra y entrega de las mercancías necesarias.

Otro aspecto muy importante dentro de cualquier modelo de negocio, incluido el electrónico, de cualquier empresa que busque la eficiencia y le elevación de sus rendimientos productivos, es lo que se conoce como Planificación de los Recursos de la Empresa (ERP). Los ERPs son sistemas de gestión que cubren, de manera parcial o total, el control de las diferentes áreas funcionales en que se divide una organización. Estas áreas son fundamentalmente: finanzas, logística, producción y recursos humanos.

Entre otras muchas cosas necesarias para implementar el negocio electrónico en una organización, como la cultura empresarial, que son necesarios para una correcta implementación. Los fundamentales, las condiciones subjetivas y objetivas, se encuentran los diferentes tipos de aplicaciones y sistemas son:

· Sistemas para administrar las relaciones con los clientes (CRM)

· Sistemas para la administración de la cadena de suministros (SCM)

· Sistemas para el planeamiento de los recursos de la empresa (ERP)

Como se mencionó anteriormente, dentro de las necesidades que se presentan a la hora de desarrollar un negocio electrónico está el desarrollo e implementación de sistemas de inteligencia empresarial, además es necesario realizar una intensa actividad de inteligencia empresarial para lograr una dirección acertada del negocio.

La inteligencia empresarial

En el presente el mayor valor de una empresa reside en su capacidad para manejar la información y el conocimiento, su capacidad para innovar y su capital intelectual o intangible.

Sólo las empresas capaces de utilizar la inteligencia empresarial son capaces de triunfar en un mundo dinámico y globalizado como el actual. Según Bill Gates como se obtiene, maneja y se usa la información será el factor que determine si su empresa gana o pierde.

El término Inteligencia empresarial comienza a tomar fuerza como disciplina constituida en la década de los 80, cuando las grandes empresas comienzan a hacer uso de la misma. El desarrollo e implantación de esta técnica como herramienta para la toma de decisiones se facilita debido al desarrollo acelerado de las tecnologías de la información y a la intensa competencia internacional entre empresas, relacionado con la globalización, además de la utilización de técnicas gerenciales que propician la toma de decisiones más profesionales en cualquier tipo de organización, pero fundamentalmente compañías.

La inteligencia empresarial se constituye en un sistema cuya función es facilitar a las administraciones el cumplimiento de la misión de sus organizaciones mediante el análisis de la Modalidad de comercio electrónico entre empresas.

Información relativa a su negocio y a su entorno. Su objetivo es ofrecer a los decidores en las empresas el conocimiento necesario para comprender el ambiente y ajustar las estrategias individuales y colectivas de acuerdo con el conocimiento obtenido. Para un enfoque más preciso, se definirá esta actividad, como la capacidad y la función de reunir, analizar y diseminar datos obtenidos, de forma sistemática y organizada, de la información relevante sobre el ambiente externo y las condiciones internas de la empresa para la toma de decisiones y la orientación estratégica.

La inteligencia empresarial y el negocio electrónico

A continuación se analizará la relación existente entre estos aspectos de la nueva economía. Como se puede apreciar en lo mencionado anteriormente, la inteligencia empresarial (IE) juega un papel fundamental dentro del negocio electrónico, de hecho, el éxito de un modelo de negocio como este depende en gran medida de la correcta utilización de un sistema de IE, pues le brinda las facilidades de poseer la información correcta en el momento adecuado, más en el e−business dónde se exige que las decisiones sean tomadas rápidamente por la velocidad en las relaciones que establece el uso de Internet.

Los Clientes

Uno de los integrantes más importantes dentro de la cadena de valor de una empresa que utiliza este modelo de hacer negocios es el cliente. Actualmente se plantea que existe una revolución en las relaciones, donde el poder está en manos del consumidor. Se plantea que este hecho está basado en la interrelación de los clientes con la tecnología. Fe de esto es el CRM, que demuestra claramente esto y sobre la administración de los negocios para construir relaciones más duraderas, fuertes y valiosas.

¿Que papel juega la inteligencia empresarial en esto?

Pues esta permite a la organización una serie de actividades como: Identificar las características de los clientes, identificar las necesidades del mismo, etc.

Cuando en la organización la Inteligencia Empresarial es capaz de realizar todas estas actividades, se garantiza gran parte del éxito en la gestión de la misma. Las relaciones con los clientes definen aspectos de la planeación de los negocios del siglo XXI.

Los Proveedores

Este es otro aspecto de vital importancia también en cualquier organización, pues el suministro es lo que permite el funcionamiento del resto de la organización. En el e−business se establecen relaciones virtuales con los proveedores y se implementan procesos de compra a través de Internet, se crean los llamados mercados virtuales y por tanto estas relaciones se hacen muy ágiles y rápidas, permitiendo a la misma cantidad de compradores manejar un mayor número de proveedores. En este proceso se involucra la SCM que a su vez está íntimamente ligada a la inteligencia Empresarial. Esta relación viene dada por el hecho que al agilizarse el proceso de selección, compra, entrega, etc., los sistemas de Inteligencia empresarial tienen que ser capaces de identificar los proveedores más afines a las necesidades de la organización de forma casi instantánea.

La Empresa

En el ámbito interno de la organización en la que se quiere implantar, o ya está en funcionamiento, un modelo de e−business, el seguimiento y control de los indicadores internos es vital para el triunfo. En este modelo, como se ha mencionado anteriormente, se utilizan los sistemas ERP para lograr estas funciones de control interno de forma automatizada. En este sentido, los ERP son considerados sistemas de información que brindan información detallada de los procesos de la organización. Estos sistemas permiten consultar directamente, y en tiempo real, la situación de productos, pedidos, compras, cobros pagos, inventarios, entre otros elementos. Aquí es dónde comienza la relación con la inteligencia empresarial desde el punto de vista del seguimiento del funcionamiento interno de la organización, ya que todos los datos controlados por los ERP permiten realizar análisis y preparar informes gráficos instantáneos de producción, estados reales de cuentas, entre otros análisis administrativos que permiten a la directiva tener un conocimiento detallado de la situación interna. De esta forma, la alta dirección tiene la información necesaria para realizar tomas de decisiones más efectivas y directas. Por todo esto se plantea que los ERP son parte integrante del sistema de Inteligencia Empresarial de la organización, y como tal nutre a esta de la información necesaria relativa al comportamiento de la misma.