PROGRESO CON DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

Trabajo semana 1 Curso 327934 del SENA-
Factores críticos de la Administración de la Tecnología de Información
Son muchas las empresas que han dado el salto hacia la automatización de su información, sin dejarse amilanar por el enorme reto que ello representa; sin duda que se han cometido errores, pero los resultados de muchas  de ellas justifican los cambios que realizan en estructura y actividad, en sistemas administrativos y operativos, en su relación interna y externa, en visión y enfoque, hoy todo es distinto y vale la pena seguir buscando eficacia, eficiencia, confiabilidad, resultados superiores, en todos los aspectos (sociales, económicos, empresariales, culturales, etc.).

Podemos mencionar muchos casos así, pero veamos uno que se destaca. Una empresa colombiana que surgió cuando Internet daba los primeros pasos; se trata de EFECTY, la empresa especialista en giros, pagos y recaudo de dinero.

                                                   

                                                          EFECTY

(Especialista en giros, pagos y recaudo de dinero)

Efecty es la empresa colombiana líder especializada en brindar servicios de recaudo, pago y giros de dinero a nivel nacional. Fue fundada en 1.996, en la ciudad de Bogotá y actualmente tiene presencia en más de 800 municipios del país. 

Efecty cuenta con una red de más de 2.000 puntos de servicio, entre ellos las sedes propias en las principales ciudades del país y las ocho sedes administrativas que sirven de apoyo logístico. La empresa genera 500 empleos directos y 400 indirectos, y se estima que de sus servicios se benefician de 3.000 a 4.000 familias.

Un crecimiento sin control

El rápido crecimiento de las operaciones se convirtió en un gran reto para el equipo del Departamento de Tecnología de la empresa. Era prácticamente inminente un colapso tecnológico si no se desarrollaba un plan serio para enfrentar la situación.

Así lo explica Germán Romero, Vicepresidente de Tecnología y Comunicaciones, “un crecimiento tan grande nos obligaba a hacer cambios importantes, no solo para apalancar el crecimiento actual sino también el del futuro, porque se esperan unos incrementos transaccionales mucho más altos a los de hoy”.

Y esos cambios no solamente exigían una plataforma más robusta que pudiera soportar el volumen de las operaciones, también era una oportunidad para desarrollar una plataforma tecnológica que pudiese contribuir a mejorar significativamente la operatividad, la gestión y la seguridad, entre otros.

“Desde el punto de vista tecnológico era primordial soportar el número de operaciones, pero igualmente desde un principio, planificamos otro tipo de mejoras pensadas para el negocio en sí; como por ejemplo incrementos en la velocidad de las operaciones, para así reducirle a nuestros clientes los tiempos de espera en las filas”, afirmó Romero.

Un sistema transaccional ágil, amigable y seguro

Fue así como desde hace un año el equipo de ingenieros de Efecty (conformado por 12 profesionales), comenzó a diseñar la nueva plataforma Sieweb Live bajo una metodología de trabajo denominada arquitectura empresarial que “consistió en revisar extensamente los aspectos técnicos de la aplicación, sus costos, sus procesos y su probable desempeño en el mundo real para que tuviéramos bases fuertes y cimientos que nos otorgaran mayor tranquilidad”, explicó Romero.

Entre los objetivos principales del sistema, estaba incrementar exponencialmente la capacidad del número de operaciones, robustecer la seguridad, mejorar y facilitar la operatividad de los cajeros, reducir los soportes técnicos, disminuir los tiempos de las operaciones y otorgar una aplicación amigable y fácil de usar, entre otros.

Para el diseño e implementación del sistema, se estableció un cronograma de actividades y se acordó un presupuesto inicial. En la conformación del cronograma se acordó que para entrar en normal funcionamiento, el sistema debía cumplir con un plan piloto y sobrepasar diferentes pruebas. Dicho plan se implementó en 8 puntos de servicio en el país.

“Con el plan piloto buscábamos medir los impactos, verificar tiempos y movimientos, confirmar o desvirtuar expectativas, generar escenarios que retaran la seguridad del sistema y, ante todo, verificar una transición exitosa de la teoría a la práctica, es decir, que la tecnología implementada realmente fuera útil y exitosa en el negocio, en el punto de servicio”, indicó Romero.

Después de la instalación del piloto en los ocho puntos de servicio se puso en producción una nueva versión con los ajustes a los problemas detectados. Esta versión final fue presentada en diciembre de 2009, y hoy en día ha sido instalada en los más de 200 puntos de servicio. La meta de este año es instalar el nuevo Sieweb Live en los más de 2000 puntos de servicio que tiene Efecty a nivel nacional.

Hasta el momento el sistema ha funcionado con eficacia y “hemos hecho ciertas validaciones y concluimos que la plataforma Sieweb Live ha superado las expectativas”, aseguró Romero.

Sieweb Live hoy en día es un sistema transaccional, que le permite a los cajeros de los puntos de servicio, ingresar a un sistema centralizado la información de sus operaciones diarias (giros, pagos y recaudo empresarial, entre otros). Es una aplicación cliente–servidor y fue desarrollada con tecnología 100% Microsoft.

La solución plantea una arquitectura totalmente en línea que le brinda al negocio, a través de tecnologías vanguardistas, mejoras substanciales en la calidad de su información y de sus servicios, y un cambio total de la experiencia del usuario para que trabaje de forma natural e intuitiva.

“Adicionalmente la plataforma también contiene una aplicación de auditorías, con la cual permanentemente obtenemos información sobre el funcionamiento y la respuesta del sistema en determinadas circunstancias. Así tendremos un control global, conoceremos de cerca qué aspectos requieren de ciertas mejorías y estaremos mejor preparados para enfrentar cualquier inconveniente en determinado momento”,  afirmo Cárdenas.

Igualmente aseguró que una de las incógnitas que tenían era conocer la reacción de los cajeros con el nuevo sistema, “quisimos darles la oportunidad de trabajar inicialmente con ambos sistemas, no queríamos imponerles nada. Tras probar la nueva solución la acogieron de inmediato con gran satisfacción. Para nosotros ese fue el indicador más importante para finalmente concluir que Sieweb Live había sido exitosa.

Sobre la funcionalidad del sistema, Cárdenas explicó: “El cajero trabaja como si lo hiciera desde el mismo edificio de la compañía, pues el sistema le facilita acceso -de una forma simple- a las áreas administrativas, de negocios y de servicio al cliente, entre otros, a través de una experiencia gráfica muy ilustrativa”. En cuanto a la parte técnica, asegura que “será muy simple realizar las actualizaciones de software requeridas y el soporte técnico se reducirá prácticamente en un 100%”.

Además de cumplir a cabalidad con el cronograma, respetar los presupuestos y de poner en marcha con éxito la nueva aplicación, Germán Romero asegura que “de acuerdo a los resultados obtenidos, estamos seguros que la inversión (que fue poca) de Sieweb Live será retribuida en muy poco tiempo” y concluyó que “la construcción y los resultados exitosos de la solución fueron, en gran medida, gracias a los avances tecnológicos de los productos Microsoft que hoy en día se ofrecen en el mercado”.

                                        Perfil del jefe de sistemas

Se trata de alguien con interés empresarial, al buscar no solo sostenimiento y cambios tecnológicos sino un buen servicio en beneficio de los clientes; los objetivos de la empresa se realizan logrando mejor atención y así el crecimiento de las operaciones. Puede decirse que han adaptado, en EFECTY, su estructura a las necesidades de la gente que demanda sus servicios en mayor medida, sin dejar de lado la comunicación y el control interno.

Los desarrollos de la nueva plataforma y aplicaciones específicas requirieron planear, coordinar, controlar y programar en un equipo de diversos informáticos (analistas, programadores y usuarios internos), que colaboraron entre sí para los objetivos del negocio; no se trata de un caso de relación vertical, pero sí de un equipo con un jefe responsable de que se cumplan los planes y objetivos de la organización.

Se tiene un líder, y esto se sabe, es política tener a alguien que tome decisiones tecnológicas de acuerdo al interés empresarial; por ello no importa el nombre que se le dé, está encargado de la actividad del cambio tecnológico, sin olvidar los objetivos del negocio.

                                                     CONCLUSIÓN

Los cambios se están dando sin dudarlo, con prudencia y confianza, es que los tiempos están para eso y así se da el progreso, no solo de la empresa sino de sus clientes que esperan y necesitan un buen servicio.

Una construcción en equipo, sin olvidar los que demandan servicios, seguramente hay que aprender de tal experiencia y esperar nuevas formas de relación. Los negocios cambian porque cambian las circunstancias, ¿hasta dónde resistirán el empuje de la historia y las fuerzas que la hacen?

Estamos en un proceso y proyecto que exige muchos líderes empresariales, muchos se quedan con viejas ideas y no resisten las nuevas formas, pero hay con quién y sí se puede, estamos en la dirección correcta estudiando casos de resultados positivos, como EFECTY.