ERP una solución o una carga para las compañías (Parte 1)

Trabajo semana 2 Curso 336472 del SENA-
Servicios e implementación de un ERP

¿ERP una solución o una carga para las compañías?

Implementación de un ERP.

Éxito o fracaso

Introducción

Hoy en día, las organizaciones que tienen el problema de no contar con la información integrada, y por ende trabajar con las llamadas islas de información, no favorecen a las gerencias la adecuada toma de decisiones, generando en varias ocasiones grandes pérdidas económicas a las compañías.

Las empresas de hoy en día necesitan anticiparse y responder de manera ágil y eficiente a las condiciones del mercado para poder mantenerse fuertes ante la competencia. Para lograrlo, necesitan sistemas de información que realicen las actividades de manera flexible, incluyendo todos los ámbitos de la empresa, desde lo financiero hasta el recurso humano.

Además, para producir bienes y/o servicios de calidad y cumplir con despachos a tiempo, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. Para poder mejorar su eficiencia y efectividad se necesita una planificación y sistema de control eficiente que permita una excelente sincronización en todo el proceso de organización.

Tomando en cuenta estos factores, nace la Planificación de Gestión Empresarial o ERP, que permite automatizar las actividades haciéndolas más eficientes y flexibles.

Enterprise Resource Planning es una herramienta que da a la empresa las capacidades y recursos necesarios para integrar las funciones aisladas en un proceso continuo de negocios para lograr competitividad en el ambiente de los negocios. Surge de varios sistemas independientes que existían anteriormente para cada área de negocio, lo que creaba islas de información y traía como consecuencia una deficiencia en la comunicación y en la eficiencia.

ERP

(Enterprise Resources Planning)

Es un sistema de gestión de la información estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio. Se caracterizan por su modularidad, integración de la información, universalidad, estandarización e interfaces con otras aplicaciones. Son sistemas abiertos y en la mayoría de los casos multiplataforma.

Con la evolución de la administración, también han ido mejorando los sistemas de producción. Las ERP remontan su origen a los sistemas MRP (Planeación de Requerimiento de Materiales), los cuales se asociaban al inicio con grandes empresas debido a su complejidad y alto costo.

El mundo fue cambiando creando una competencia más fuerte, ampliando la demanda mundial, la subcontratación internacional, etc., lo que hacía que los MRP ya no cumplieran de forma estandarizada las funciones anteriores. Es aquí donde se desarrollaron nuevos sistemas basados en la lógica de la MRP y denominaron a la nueva generación Planeación de Recursos Empresariales (ERP).

¿Por qué es Necesario Implementar un ERP?

Las tendencias actuales y futuras están obligando a las empresas a aumentar su competitividad, por lo que necesitan que tenga optimizado e integrado su flujo interno de información y sus relaciones comerciales externas para conseguir objetivos básicos como son la productividad, calidad, el servicio al cliente y la reducción de costes.

Modelos de Sistemas ERP

Tanto las empresas multinacionales como las de ámbito nacional hacen uso de los sistemas ERP, pero eso no indica que exista una solución óptima para todo tipo de empresas (multinacionales y nacionales, grandes y pequeñas, simples y complejas, etc.), ya que las empresas cuyo entorno de trabajo es el área nacional necesitan un software ERP que sea mucho más ágil, de implantación más rápida y de coste más moderado que las grandes empresas multinacionales. Para ayudar a efectuar un análisis según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas, atendiendo al grado de definición funcional del mismo:

1)    Herramienta. Es un sistema que no es el producto terminado pero que permite producirlo mediante su uso, lo que en general implica el desarrollo de programación específica.

2)    Aplicación Parametrizable. Incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros.

3)    Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica, si se tiene en cuenta el nulo coste de adaptación, pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original.

Todos los sistemas ERP tienen algo de los tres modelos. Así, algunos sistemas son fundamentalmente Herramientas que requieren programación adicional aunque también tienen partes ya totalmente definidas (Aplicación Fija), y otras parametrizables (Aplicación Parametrizable). Otros sistemas son básicamente Aplicaciones Parametrizables, aunque con algunas partes fijas y la posibilidad de añadir procedimientos (Herramienta), pero en general, no de modificar los existentes. Por último hay sistemas que son Aplicaciones Fijas, si bien, en general se permiten algunas parametrizaciones, y ocasionalmente, por vía externa, cierta posibilidad de añadir programación (Herramienta).

Tiempo, Beneficios y Costos Asociados a su Implantación

La elección de un sistema ERP debe hacerse luego de un análisis exhaustivo y detallado de la situación actual de la empresa, la cual deberá estar alineada a la estrategia de la organización, revisando la disponibilidad de recursos con experiencia, así como aspectos vinculados con liderazgo y conocimiento de la organización, madurez y credibilidad en los procesos existentes y el grado de confiabilidad de los datos.

El impacto de los beneficios intangibles proporcionados por la implantación de esta herramienta, es difícil de estimar, pero deben ser llevados a cuentas y valores para realmente justificar el tiempo y los costos requerimientos de los sistemas ERP.

Los paquetes de software ERP por lo general cuestan mucho dinero y no están a la mano de todas las empresas. Casi siempre están dados en altas compañías de desarrollo de software donde se da una licencia de uso, independientemente del hardware, además debe considerarse los servicios de consultoría para la instalación, implantación y dudas durante la ejecución, así como el mantenimiento y la creación de software periférico. Por tal motivo, las empresas deben hacer un estudio detallado antes de tomar la decisión de comprar cualquier ERP.

En el caso de la duración de la implementación, dependerá de la complejidad y eficiencia de los procesos de gestión actuales. Además puede surgir la necesidad de realizar cambios a los modelos de negocios que la empresa utiliza, ya sea por ineficiencia o para estandarizar actividades.

Total Cost Of Ownership (TCO)

El costo de implementar incluye:

·         Software (17%)

·         Hardware (14%)

·         Servicios profesionales (46%)

·         Costos del Staff interior (23%)

Tiempo de Implementación:

De acuerdo al estudio, el tiempo de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses (según el proveedor SSA) a 26 meses (para ORACLE), con un promedio para implementar de 23 meses. Sin embargo, las últimas cifras de SAP dicen que sus tiempos varían hoy 24 meses hasta casos de 3 meses. Dependiendo de la actualización de la compañía.

La implantación de un sistema ERP es un proyecto complejo debido a su impacto en los procesos de la empresa. Esto significa:

·         un cambio cultural en la empres

·         un cambio en los procesos de negocio

·         un cambio en la disciplina de trabajo

·         un cambio en la organización

·         un líder comprometido con el proyecto

·         disponibilidad a uniformizar los procesos de negocio

·         usuarios involucrados y que se adueñen del nuevo sistema

·         definir objetivos del proyecto

·         solución inmediata a los problemas

·         recursos dedicados de tiempo completo al proyecto

·         capacitación oportuna y apropiada

·         asesoría externa experta y especializada

·         conscientización de los cambios en responsabilidades y perfiles de puestos

·         alineación con otras iniciativas de negocio

Razones Para Invertir en un Sistema ERP

·         Reducción de dudas concernientes a la veracidad de información

·         Mejoramiento de la comunicación entre áreas de producción

·         Reducción de duplicación de la información.

·         Proveer una eficiente integración de los procesos comerciales.

Problemas de Implantación

A pesar de las promesas de una total integración entre sistemas, las organizaciones enfrentan tremendos obstáculos en la implantación de los paquetes del ERP.

La literatura especializada, particularmente la de divulgación más comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de consecuencias insatisfactorias, además de diversos problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los aspectos/obstáculos en las implantaciones ERP son los siguientes:

·         elevadas tasas de implantaciones fracasadas,

·         elevados costes y la duración del proyecto,

·         dificultad en llevar a cabo la gestión del cambio en la organización.

                              ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS

La denominación dada por la industria del software de estar destinado a la planificación de recursos empresariales no parece, desde el punto de vista estrictamente conceptual el nombre más adecuado. No se centran específicamente en la planificación de los recursos, tarea o actividad que en definitiva realiza por el profesional que usa esta plataforma con los datos e indicadores de gestión que entrega el sistema. Por otro lado, tampoco se centran de manera especial en los recursos de la empresa, sino que están orientados a los procesos de negocio y en especial los procesos productivos que están regulados por procedimientos o procesos administrativos no siempre adecuadamente considerados por el Sistema.

Una empresa no puede pretender que la planificación de sus recursos, las actividades de control, o la gestión de la misma es una consecuencia natural devenida de la implementación y operación de un sistema tipo ERP. El concepto sistémico adquiere gran relevancia en este tipo de plataformas integradas, cada uno de los elementos que intervienen en estas implementaciones y posterior explotación debe ser adecuadamente considerados, sean estos los propios procesos, los procedimientos administrativos y el recurso humano. Este último debe capacitarse de tal forma de comprender que su rol en esta nueva estructura conceptual es mas relevante y la sumatoria de los roles individuales determinan el éxito en la gestión de una empresa soportada por ERP.

Se observa alta integración tanto de módulos como de sistemas existentes. Sin embargo la integración con otras tecnologías de información y comunicaciones es bajísima. Sin duda que falta dar el segundo paso en esta materia, de tal forma de aprovechar las capacidades que proveen estos sistemas. El énfasis que se ha dado en esta primera etapa de los ERP se ha focalizado en disponer de bases de datos de gran integridad en sus datos, y como consecuencia conceptual compartirlos tanto transversalmente como en sentido vertical respetando los correspondientes perfiles funcionales. En este sentido la empresa debe comprender que las distintas unidades administrativas son entidades generadoras de datos y que el destino de estos es una sola base de datos.

   Proceso implementación ERP en empresa pública colombiana

Con el fin de determinar los factores de éxito o fracaso de implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales en una empresa pública colombiana, se seleccionó como caso de estudio a la empresa Alpha; la cual es una empresa industrial y comercial de carácter oficial, dotada de autonomía administrativa y patrimonio independiente, prestadora de servicios públicos domiciliarios con más de 50 años de operación en Colombia y considerada como una de las empresas más importantes del país y referente en el sector en el que se desempeña.

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Antecedentes en Alpha

EVALUACIÓN DEL IMPACTO ... - Universidad Nacional de Colombia www.bdigital.unal.edu.co/4008/1/822072.2011.pdf

Se usa el nombre ficticio de Alpha, para conservar el anonimato de la empresa pública que fue objeto del caso de estudio, de acuerdo a lo expresado por los directivos de la misma. 

La implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales “ERP” (Enterprise Resource Planning) en Alpha, fue el resultado de la necesidad de contar con una herramienta que sirviera de soporte tecnológico a todo un conjunto de estrategias que buscaban un cambio organizacional de la empresa, con el fin de hacer frente a la inminente quiebra que amenazaba su supervivencia como ente público a comienzos de la década de los 90`s.

Este proceso de cambio, denominado por Alpha como “Proceso de Modernización Alpha”, involucró el trabajo mancomunado de directivos, trabajadores y sindicato de trabajadores; con el fin de fortalecer sus procesos de gestión y responder así a los desafíos que se enfrentaban; no solamente para volver viable a la empresa, sino también para establecer políticas tendientes a propiciar un mejor servicio a los usuarios; satisfaciendo sus necesidades y requerimientos.

Plan de desempeño Alpha -1993

Para la década de los 90’s, las empresas públicas no gozaban de buena imagen institucional y Alpha no era ajena a dicha situación. Era considerada por la ciudadanía como una empresa clientelista, corrupta e ineficaz y presentaba serios problemas técnicos, económicos, financieros, administrativos y organizacionales; que no le permitían asumir los retos impuestos por las nuevas necesidades de la ciudad donde opera.

Para el año de 1993, Alpha contaba con una deuda que superaba los $160.000 millones de pesos (de los cuales $140.000 era deuda externa), una cartera morosa de más de $17.600 millones de pesos, bajos niveles de recaudo (inferiores al 70%), alta relación de endeudamiento (37% con respecto a los activos de la empresa), un pasivo pensional superior a $180.000 millones (el cual no tenia provisión para ser pagado) y cerca del 35% de los gastos operacionales correspondían a carga laboral. Se carecía de recursos para el análisis oportuno de cuentas. Existía demora en la disponibilidad de informes y extractos bancarios, no se llevaba un control integral de los contratos con terceros (los cuales se realizaban por todas las dependencias de la empresa sin ninguna directriz que agregara valor a la compañía), no existía integralidad en el sistema de información financiero, no se contaba con un sistema de información que facilitara el proceso de incorporación de nuevos usuarios y en general se carecía de un sistema de gestión que apoyara todos los procesos de negocio de la organización; conllevando a que no existiera una coordinación apropiada entre las áreas comercial, técnica, financiera, de gestión y del recurso humano, propiciando una cultura donde los miembros de la organización no asumían responsabilidades, lo cual se reflejaba en indicadores con tendencias a resultados de ineficiencia.

El Plan de desempeño Alpha -1994 involucraba una serie de compromisos para todas las partes. Dentro de los más importantes se contaba con la reorganización interna de la empresa (Programa de Modernización), la racionalización de los costos, aumento de los ingresos, refinanciamiento de la deuda externa, aprobación de créditos Findeter, fortalecimiento de la función administrativa, el establecimiento de condiciones de autonomía y responsabilidad, mecanismos para el incremento de la productividad en todas las actividades, elevación del nivel de compromiso de los miembros de la organización, establecimiento de mecanismos de control y vigilancia y la realización de unas determinadas obras técnicas que permitieran atender en forma confiable las necesidades futuras de la ciudad. De igual forma Alpha se comprometió ante el Gobierno Local y el Gobierno Nacional a garantizar la ejecución de las acciones que se consideraran como las más convenientes para la empresa y sirvieran para darle la viabilidad financiera e institucional que se buscaba, a aumentar su productividad mediante la reducción de costos operativos, racionalización del uso de los activos de la empresa, el establecimiento de un programa de pensión de jubilación anticipada y la negociación de la convención colectiva de trabajadores.

Programa de modernización

De acuerdo a lo expresado por uno de los directivos de Alpha:

“El proceso de modernización fue más un proceso de reacción, que un proceso que correspondiera a una planificación estructurada. Los indicadores de liquidez, de operación y atención al cliente estaban muy por debajo de lo permitido y fue cuando la Superintendencia de Servicios Públicos le anuncio a Alpha, que de continuar así para el año de 1993, seria intervenida; lo cual significaba para Alpha, el primer paso para una privatización”.

El Programa de Modernización que Alpha estableció para sentar las bases de una empresa moderna y viable, que a partir del fortalecimiento de su capacidad técnica, operativa, comercial financiera, de planeamiento y administrativa, hiciera frente a los diferentes factores que comprometían su viabilidad como ente público; se baso en:

1)    el diseño de un nuevo modelo empresarial que facilitara el cumplimiento en forma eficiente y efectiva el cumplimiento de los objetivos sociales, económicos, políticos y administrativos de la organización y que asegurara que el cambio propuesto perdurara en el tiempo y se materializara en beneficios,

2)    el desarrollo de iniciativas de negocio a partir de la modernización de los procesos de negocio que fortaleciera la prestación de los servicios misionales de la empresa y

3)    el desarrollo de capacidades de soporte que hicieran posible el cambio propuesto; donde se contempló la implementación de un sistema ERP como soporte tecnológico al manejo de la información pertinente a la organización.

                                                                     

El objetivo primordial de este proceso de modernización, era el de mejorar su gestión organizacional en cuatro áreas, a partir de asegurar el manejo estratégico y de calidad de los recursos misionales, la contratación de todas las actividades no misionales de la empresa con terceros eficientes, sostenibilidad financiera para cumplir el plan de inversiones, metas de cobertura y control de gastos, el cambio de una visión de ingeniería a una visión comercial y la adopción de modernos sistemas de información y tecnología para lograr más efectivos y mejores controles.

Dichas áreas estratégicas fueron:

·         Fortalecimiento de la gestión comercial.  

·         Fortalecimiento de la gestión financiera.

·         Optimización de la gestión de costos de operación.

·         Fortalecimiento de la gestión humana.

Implementación del ERP en Alpha

Algunas de las estrategias que se han propuesto para obtener una implementación exitosa de un sistema ERP se relacionan directamente con aspectos como la selección del proveedor y otros con aspectos técnicos, como el tiempo y costo de la implementación, la complejidad, módulos y alcance del sistema, y la suficiencia de conceptos técnicos dentro de la organización.

Bajo la premisa de adquirir una herramienta que centralizara toda la información de la empresa y estuviera a disposición en todo momento en tiempo real, fuera integrada, flexible, ampliamente probada, incorporara las mejores prácticas a nivel mundial, cubriera los requerimientos funcionales y de información de las áreas de la organización y permitiera construir capacidades de análisis sobre dicha información, propiciando una mejor administración de los procesos y de los recursos, se consideró la adquisición de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales “ERP” (Enterprise Resource Planning) para Alpha.

Sobre la base de criterios como el cubrimiento de los requerimientos funcionales del sistema, organización del proyecto, esquema de implantación y de los servicios ofrecidos por los oferentes, se selecciono como proveedor del sistema ERP a la Empresa SAP Andina y del Caribe, sucursal de SAP AG.

SAP es considerado como el principal proveedor de software empresarial del mundo (Hitt et al., 2002), lo cual de acuerdo a Ranganathan y Brown (2006), aumenta el potencial de beneficios de integración de la nueva tecnología a la organización, debido a la probabilidad de contar con mejores prácticas multifuncionales por ser un proveedor líder.

El proceso de selección y adquisición del sistema ERP culminó con la firma del contrato N.875 del 29 de diciembre de 1999 entre Alpha y SAP Andina y del Caribe y el acta de iniciación del contrato se firmo el 20 enero de 2000 por un monto inicial de $20.625.074.398 millones y un tiempo estimado de 17 meses para la entrega del producto final.

Sistema Integrado Empresarial de Alpha - SIE

Markus y Tanis (2000) y Ifinedo y Nahar (2009) sugieren que la base de conocimiento o la experiencia de profesionales en tecnologías de la información, es uno de los requerimientos básicos para asegurar el éxito de la implementación de un sistema ERP.

Con el fin de crear una apropiación del Sistema ERP por parte de la empresa e integrar su proceso de implementación al Programa de Modernización, se diseñó un nuevo esquema organizacional; donde se planteó la creación de la Dirección SIE (Sistema Integrado Empresarial de Alpha) con el fin de sistematizar y gestionar integralmente la información de la organización y optimizar los procesos soportados por el sistema ERP.

Los lineamientos estratégicos para la conformación del SIE; y que sirvieron posteriormente de base para la conformación de diferentes grupos de trabajo a través de todo el Proceso de Modernización de Alpha, se basaron en la planeación de “Rutas de Carrera”, las cuales buscaban asegurar el desarrollo continuo del personal a ocupar cargos críticos de la organización, asegurar la proyección laboral de los buenos talentos y su ubicación donde eran requeridos. Esta metodología implicó “la movilización del recurso humano”, tanto de forma vertical como horizontal a través de toda la organización.

El plan de Rutas de Carrera pretendió dar respuesta a los perfiles de las posiciones críticas de la organización en cuanto a conocimientos, habilidades, actitudes y experiencia de los trabajadores de Alpha.

Ifinedo y Nahar (2009) señalan que el éxito de un sistema ERP (tanto en implementación como en post-implementación), tiende a ser mayor cuando existe un Departamento de IT plenamente estructurado y altamente valorado. Para este efecto el SIE fue concebido no solamente como un sistema compuesto por componentes tecnológicos (software y hardware); sino que integraba políticas y directrices que influenciaban tanto los procesos de negocio de la organización, como los procesos de cambio cultural, tales como programas de concientización acerca de la importancia del ERP, como herramienta estratégica para la organización.

En la Dirección SIE se encuentran vinculados actualmente un 52% de los ingenieros que fueron inicialmente capacitados y posteriormente certificados por SAP Andina en sus diferentes módulos funcionales. Ellos además de prestar el servicio técnico requerido por el sistema (mantenimiento, soporte y actualización del sistema frente a los nuevos requerimientos que surgen debido al dinamismo organizacional, se encargan de llevar a cabo planes de capacitación y entrenamiento a los demás miembros del SIE y al resto de miembros de la organización, de acuerdo a los lineamientos establecidos por Alpha.

Estos lineamientos de capacitación y entrenamiento buscan no solamente el mejor uso de las diversas herramientas tecnológicas disponibles en la empresa, entre las cuales se encuentra el sistema ERP, sino la apropiación de las mismas en procura del cumplimiento de las Políticas Organizacionales y el Plan General Estratégico de Alpha, a través del establecimiento de directrices y acciones a tener en cuenta por trabajadores y directivos para cumplir con la visión, misión y objetivos de la empresa.