“SOFTWARES DE APLICACIÓN DE ERP”

Trabajo semana 3 Curso 336472 del SENA-
Servicios e implementación de un ERP

 

Introducción

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP normalmente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía de la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.

Principales características ERP

• Base de datos centralizada: todo el sistema comparte una única base de datos en la que se almacena toda la información de la empresa.
• Ingresos de datos unificado: la información se introduce una sola vez en el sistema, y de forma completa (se introducen todos los datos necesarios), para que de esta forma quede disponible para el resto de la organización.
• Sistema modular: Por lo general los ERP están compuestos de diferentes módulos (facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) que interactúan entre sí, permitiendo el flujo de información entre ellos.
• Son adaptables: Debido a que la complejidad de las empresas debemos considerar a un ERP como el punto de partida aplicando las modificaciones, personalización que sean necesarias para reflejar las necesidades reales de la empresa

Si bien un ERP es una solución adaptable esto no evitará que sea necesario cambiar algunos de los procesos del negocio para acoplarlos a la forma de trabajar de este software. La creencia común es que el software se debe adaptar a las necesidades del usuario, pero en este caso debemos tener en cuenta que si el software es de calidad este estará basado en buenas prácticas de gestión empresarial. Por lo tanto al implementar el software y modificar o aceitar los procesos de empresa para adaptarlos al mismo, estamos indirectamente al mismo tiempo mejorando, optimizando y profesionalizando la gestión de la empresa.

¿De dónde vienen?

Tal vez la mejor forma de entender de qué se tratan los ERP es ver cómo se ubican dentro de la evolución de los sistemas de información para empresas. Hasta los años 70 y comienzos de los 80 (la era preERP), la sistematización de datos en las empresas estaba orientada a las funciones. Las áreas cubiertas tenían que ver con manufactura y finanzas (en particular, con la contabilidad). Los datos se almacenaban y procesaban en mainframes. El diseño de estos sistemas llevaba a que cada unidad trabajara aislada de las demás. Cruzar la información de producción con la de contabilidad podía ser una tarea larga y titánica.

En los años 80 surgieron las soluciones ERP, con una nueva orientación: en vez de trabajar por funciones, lo hacían alrededor de procesos. El problema central no era automatizar unidades independientes, sino identificar los procesos críticos en una organización y la forma como se integran entre sí, para ofrecer una solución informática que permitiera manejar todos los aspectos de un negocio. La operación dejó de hacerse en mainframes y se pasó al esquema cliente-servidor.

Este enfoque ha permitido generar importantes ganancias de productividad en las organizaciones. Por ejemplo, cuando la multinacional IBM implementó su ERP en todo el mundo, las entregas pasaron a hacerse a tiempo en el 95% de las veces, el ciclo de desarrollo de hardware se redujo de 4 años a 16 meses y la satisfacción de los clientes aumentó sustancialmente. IBM estima que su inversión, si bien fue importante, pues alcanzó los US$2.700 millones, dio como resultado un ahorro de US$9.500 millones.

 En las economías más avanzadas ya se está trabajando en la era postERP. Los desarrollos innovadores ya no están en la integración de las unidades de un solo negocio, sino de los diferentes negocios que conforman una cadena de valor para el cliente final. Los sistemas operan por internet. Si bien las ganancias en productividad logradas hasta ahora han sido notorias, es en esta etapa donde se esperan las mayores ganancias en rentabilidad y competitividad para las empresas que cuenten con los sistemas necesarios.

Tres razones para implementar un ERP

Existen, al menos, tres razones fundamentales, por las cuales una PyME debería implementar un ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información.

1)    Competitividad Implementado correctamente, un ERP nos permite optimizar nuestra gestión reduciendo costos e incrementando la productividad de nuestra empresa. En sectores específicos el solo hecho de disponer de un sistema ERP en si ya es una ventaja competitiva. En otros sectores mas desarrollado las mejoras de productividad y eficiencia deben ser consideradas una ventaja respecto a los competidores.

2)    Control Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.

3)    Integración Es importante integrar la información en las áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura. En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.

No todas las empresas necesitan este tipo de productos, y no son necesariamente mejores que otros sistemas de gestión, pero sus características los han hecho muy populares entre los que encontramos alternativas basadas en software libre como OpenBravo y Open ERP.

¿Por qué es Necesario Implementar un ERP?

Las tendencias actuales y futuras están obligando a las empresas a aumentar su competitividad, por lo que necesitan que tenga optimizado e integrado su flujo interno de información y sus relaciones comerciales externas para conseguir objetivos básicos como son la productividad, calidad, el servicio al cliente y la reducción de costes.

La adopción de un ERP es un proceso complejo conformado por etapas bien diferenciadas:

·         Establecer la necesidad del cambio: No se debe iniciar el cambio de manera apresurada, tomando en cuenta que este plan incluye el remplazo de todas las herramientas que soportan los procesos de negocios. Se debe verificar la situación actual y complementarla con los objetivos del negocio. Debe conseguirse el consenso de los distintos niveles ejecutivos de la empresa para establecer la necesidad del cambio.

·         Selección de la solución: Es necesario definir los responsables de las tomas de decisiones, los criterios de evaluación de las posibles soluciones, el análisis de las alternativas así como evaluar y elegir la que mejores beneficios brinde a la organización.

·         Implementación de la Solución

·         Puesta en Marcha

·         Impacto en la Organización

 

Modelos de Sistemas ERP

Tanto las empresas multinacionales como las de ámbito nacional hacen uso de los sistemas ERP, pero eso no indica que exista una solución óptima para todo tipo de empresas (multinacionales y nacionales, grandes y pequeñas, simples y complejas, etc.), ya que las empresas cuyo entorno de trabajo es el área nacional necesitan un software ERP que sea mucho más ágil, de implantación más rápida y de coste más moderado que las grandes empresas multinacionales. Para ayudar a efectuar un análisis según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas, atendiendo al grado de definición funcional del mismo:

1)    Herramienta. Es un sistema que no es el producto terminado pero que permite producirlo mediante su uso lo que en general implica el desarrollo de programación específica. Al hablar de herramientas, se refiere a sistemas muy sofisticados que permitan utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados.

2)    Aplicación Parametrizable. Incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. Una vez determinada la parametrización, el sistema queda listo para trabajar de manera ajustada a las necesidades del usuario sin necesidad de programación adicional.

3)    Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica, si se tiene en cuenta el nulo coste de adaptación, pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original.

Todos los sistemas ERP tienen algo de los tres modelos. Así, algunos sistemas son fundamentalmente Herramientas que requieren programación adicional aunque también tienen partes ya totalmente definidas (Aplicación Fija), y otras parametrizables (Aplicación Parametrizable). Otros sistemas son básicamente Aplicaciones Parametrizables, aunque con algunas partes fijas y la posibilidad de añadir procedimientos (Herramienta), pero en general, no de modificar los existentes. Por último hay sistemas que son Aplicaciones Fijas, si bien, en general se permiten algunas parametrizaciones, y ocasionalmente, por vía externa, cierta posibilidad de añadir programación (Herramienta).

Selección de un ERP: ¿comprarlo o desarrollarlo?

La realidad de los negocios de hoy obliga a que las empresas que desean ser líderes usen un sistema ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de gestión de recursos) para administrar todos los aspectos de sus negocios, desde la fabricación hasta la contabilidad.

La filosofía que funda la mayoría de los sistemas ERP se sustenta en un conjunto de herramientas de software que pueden integrar todas las áreas pertinentes para la administración de las empresas, que aportan la agilidad necesaria en el manejo de la información para tomar las decisiones más acertadas.

La gran decisión que deben tomar los especialistas en sistemas de una empresa se debate entre comprar un sistema ERP o desarrollar uno para su propio uso. Algunos de los aspectos claves a considerar para tomar esta decisión son:

-Si bien es generalmente más rápido para instalar una suite de ERP empaquetada que construir un sistema nuevo totalmente desde cero, la inversión de tiempo requerido depende principalmente del nivel de personalización que una empresa necesita y la cantidad de datos que tiene que migrar.

- Las empresas muchas veces necesitan cambiar su forma de hacer negocios y sus procedimientos para adaptarlos al software ERP. Si bien éste es un proceso costoso en tiempo y esfuerzo, a partir de la implementación de un sistema de gestión se logran incorporar las “mejores prácticas” que están incluidas en el paquete ERP. En la actualidad, las diferencias y las ventajas competitivas están en los procesos propios de cada empresa.

-La solución a la medida se desarrolla con un diseño que responde fielmente a la organización para la cual se está implementando. Esto hace que los cambios de procedimientos sean mínimos, por lo que la implementación es más sencilla.

Principales proveedores de Software ERP

Existen incontables proveedores de sistemas ERP, incluyendo empresas como SAP, J.D. Edwards, Oracle, Baan y PeopleSoft, los cuales suministran todo un conjunto de productos y soluciones. Desde la venta, a la instalación y parametrizacion, mantenimiento y actualizaciones, existe todo un abanico de diferentes opciones para que sean tomadas por los clientes. El líder en el mercado mundial es, sin duda, SAP, una empresa que facturó US$5.050 millones en el mundo en 1998, con un crecimiento de 41% respecto al año anterior.

Bastante común hoy día es el Outsourcing parcial o total de todo el proceso de instalación/parametrizacion, debido a falta de técnicos especializados en las empresas o para aumentar la rapidez de todo el proceso.

Algunas de las grandes empresas proveedoras de sistemas ERP a nivel mundial son:

SAP

Fue fundada en 1972 en Alemania por cinco ingenieros de la IBM, siendo hoy día la mayor empresa de su ramo. Su sistema R/3 fue optimizado para gestionar los procesos de producción y gestión, logística y recursos humanos. Hoy día, pasados más de 30 años, cuenta ya con más de 12 millones de usuarios, 64.500 instalaciones, 1.500 socios y 23 soluciones informáticas. Es considerada la mayor empresa proveedora de ERP a nivel mundial, contribuyendo para eso, haber sido una de las pioneras.

Su sistema R/3 es la base de operación, y de ella se desprenden las áreas de finanzas, recursos humanos, manufactura, logística y comercial. Las aplicaciones están desarrolladas para industrias específicas (como productos de consumo, servicios, manufactura, servicios públicos, telecomunicaciones...). Es un sistema totalmente integrado y funcional. La idea de este tipo de herramientas es iniciar con parámetros ya establecidos para que no haya necesidad de empezar desde cero. Como afirma Manuel Guillermo Escobar, de Arthur Andersen, "no hay que volver a inventar la rueda".

En Colombia, SAP Andina y del Caribe adquirió una posición de liderazgo desde que logró las aplicaciones de las empresas del Grupo Bavaria en 1996.

Para Raúl Torres, de SAP Andina y del Caribe, las razones de su éxito están en el respaldo al cliente, la experiencia en el mercado y el énfasis en investigación y desarrollo (20% de las ventas totales de SAP se destinan a este propósito). Entre los clientes de SAP se cuentan Avianca, la Casa Editorial El Tiempo, la ETB, Panamco-Indega y Colseguros.

Buena parte del éxito de SAP se explica por su modelo de negocio. Aunque vende el software directamente, no se encarga de realizar la asesoría a los clientes, sino que les ha cedido esta misión a otras empresas, sus "asociados locales". De esta forma, SAP se concentra en lo que sabe hacer mejor, desarrollar productos, mientras que los implantadores locales desarrollan fortalezas en la aplicación de las soluciones en sectores, procesos y circunstancias específicas. Aunque no es el único productor que tiene este modelo de negocio, es el que se ha comprometido más firmemente con su desarrollo al menos en Colombia, donde esta empresa tiene 20 "socios locales". Este modelo entraña ciertos riesgos, pues la reputación del sistema queda en manos de las empresas implantadoras locales. Sin embargo, SAP ha logrado desarrollar una estrecha relación con ellas. El resultado ha sido el mantenimiento de altos niveles de calidad, al tiempo que tiene una amplia base de instaladores.

PeopleSoft

Otra solución es PeopleSoft, que se implanta por módulos, de acuerdo con lo que vaya necesitando el cliente en su momento. Esta compañía empezó como una solución de recursos humanos y, según Marío González, de PeopleSoft, "ha venido desarrollando tecnología de punta para proveer una solución de industria que resuelva los problemas de optimización". Aunque es un fuerte productor internacional, en Colombia ha tenido una presencia limitada hasta ahora, pero está buscando expandirse. Algunas empresas que tienen la solución PeopleSoft son Carvajal, Hocol e Intercor.

Es el segundo mayor proveedor mundial, siendo su arma mas fuerte los módulos de gestión de recursos humanos. La compañía Peoplesoft está actualmente por direccionar sus productos para las áreas de los servicios, con productos de control de costos. Sap y la Peoplesoft han mantenido un éxito continuo debido a la oferta de nuevas potencialidades a sus clientes, así como el constante aumento de clientes que son empresas conocidas mundialmente.

Oracle

Produce y vende aplicaciones ERP desde 1987, siendo la mayoría de sus clientes empresas relacionadas a la producción y consumo de productos, siendo así un adversario directo de SAP. Curiosamente en cerca de un 80% de los casos, el software de SAP opera sobre una base de datos Oracle. Sin embargo Oracle ha resistido a algunos problemas los últimos años, debido al cambio de la estructura del grupo.

Baan

Otra de las opciones existentes en el mercado es Baan, un solo módulo con una alta funcionalidad y especializado en los sectores de industria y comercio.

Es una empresa holandesa y una fuerte competidora de SAP. Recientemente, tal como otros proveedores, ha dedicado especial atención al mercado de pequeñas y medianas empresas, hecho que tiene resultado en una enorme variedad de productos que ofrece así como un rápido retorno financiero.

JDEdwards

Por su parte, J.D. Edwards, que distribuye EDP, ha tenido también un alto crecimiento en el país. Se inició bajo la versión tradicional en AS 400, pero ahora con su solución One World es mucho más flexible. Esto le permite adaptarse a cada negocio en particular. Entre sus clientes se cuentan Icollantas, Cementos Paz del Río y Mazda.

A pesar de vender software ya hace muchos años, sólo se hicieron conocidos mundialmente hace pocos años. Desde que lanzaron el OneWorld, software ERP, consiguieron una importante cuota dentro del mercado mundial de ERP.

 

 

	SAP	ORACLE	MICROSOFT	OTROS
ERP Solution satisfacción y realización de beneficios.	75%	60%	58%	60%
Costo de mantener y aplicar la herramienta de ERP	US$ 16 M	US $ 12 M	US$ 3 M	US$ 3,5 M
Implementación Tiempo de Duración	15 Meses	13 Meses	12 Meses	11 meses
Factor de riesgo	50%	56%	58%	62%

 

 ¿Quiénes implantan?

 En la fase de implantación, las empresas pueden acudir a tres tipos de proveedores diferentes. En primer lugar están las llamadas "Big 5", las grandes empresas de consultoría (todas ellas auditoras) que tienen como ventaja diferenciadora su experiencia en este tipo de soluciones y su soporte global, algo que es definitivo. Aquí encontramos a PriceWaterhouseCoopers, que ha ganado varias veces el premio de calidad a la implantación de SAP R/3, Arthur Andersen, Ernst & Young, Andersen Consulting y KPMG. Además de su experiencia en la tecnología y la implantación de una gran variedad de soluciones (SAP, J.D. Edwards, Baan, PeopleSoft y Oracle), su trabajo en cuanto a cambio, organización, recurso humano y en general integración de negocio, las convierten en las más solicitadas a la hora de llevar a cabo implantaciones.

Otro importante jugador aquí es IBM, que además de producir hardware y proveer soporte técnico, se ha dedicado a la implantación de este tipo de soluciones y a pensar en temas como mejores herramientas de comercio electrónico, aspecto que le da una gran ventaja diferenciadora. Según Félix Palacio de IBM, "la principal fortaleza de esta organización es su metodología propia que garantiza al cliente una ventaja competitiva que es sostenible en el tiempo".

Existen también compañías regionales como Softtek que compiten con las anteriores. Muchas de ellas se dedican a tratar aspectos más específicos de la solución y a trabajar sobre necesidades que los clientes van desarrollando. "Nuestra ventaja competitiva radica en poder llegar a la base ya instalada y ayudar a las empresa a explotar al máximo la herramienta", afirma Alfonso Vargas, de Softtek.
También hay empresas que trabajan mucho más localmente y que se dirigen a compañías grandes y medianas. Este es el caso de Global DataTel, que distribuye la solución System 21 (de la compañía inglesa JBA) e implanta la solución Macola en empresas colombianas.

Están apareciendo, además, nuevos productos en el mercado, orientados a empresas de menor tamaño. La idea es entregar un software "parametrizado" en mayor detalle, que permita al comprador resolver sus necesidades con un menor número de horas de consultoría. Si estos productos tienen éxito, se abriría la posibilidad de que muchas más empresas tuvieran acceso a estas soluciones.

La revolución de los ERP, que en Colombia lleva pocos años, está entrando en una nueva fase en los países más avanzados, que buscan la integración de procesos entre diferentes actores a lo largo de la cadena productiva. Esta nueva fase promete enormes ganancias en rentabilidad y creación de valor, explotando todo el potencial de internet y el comercio electrónico. Aquí, Colombia tiene los problemas y las ventajas de quienes se suben tarde en las oleadas de cambio tecnológico. Tiene problemas, puesto que muchos de sus competidores externos ya han implantado soluciones y han ganado terreno en productividad. Pero tiene también ventajas, puesto que al adoptar tarde la tecnología puede adquirir lo más reciente de ella, mientras que quienes empezaron más temprano pueden perder flexibilidad si vienen cargados con demasiadas "herencias" de tecnologías viejas. Las empresas colombianas que no tienen ERP no podrán quedarse al lado del camino indefinidamente, viendo pasar a quienes sí lo han hecho. Ojalá se decidan pronto, antes de perder una oportunidad más.

Conclusión

Según lo poco que sé, y teniendo en cuenta que hay interés de explotar el mercado de las pymes (soluciones ERP adecuadas, con implementación, soporte, financiación, etc.), uno puede decir que hay que buscar la solución que se adapte a cada caso:

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales, especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).

 

Fuentes:

¿Que es y por que implementar un ERP en la PyME?  

www.re-ingenia.com/.../que-es-y-por-que-implementar-un-erp-en-la-...

 

Selección de un ERP: ¿comprarlo o desarrollarlo ...

www.comercioyjusticia.com.ar/.../seleccion-de-un-erp-co...

E-conomia - La revolución de los ERP, Artículo Impresa

www.dinero.com/e-conomia/edicion-impresa/articulo/la...erp/13140

En cachéPrincipales proveedores de Software ERP

www.informatica-hoy.com.ar/...erp/Principales-proveedores-de-Soft...