Trabajo semana 2 Curso 330204 del SENA-
ERP- Sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa
¿CÓMO SE HACE UNA REINGENIERÍA?
Para poder reinventar empresas los gerentes tienen que deshacer los conceptos antiguos que saben sobre cómo organizar y manejar los negocios: deben abandonar los principios y procedimientos organizacionales y operacionales que actualmente utilizan y crear otros completamente nuevos. Esto creará que las nuevas organizaciones no se parezcan a las actuales.
Las empresas deben seguir los
siguientes principios para hacer una reingeniería:
- Organizar en
torno a los resultados y no a las tareas. Una persona lleve a cabo todos
los pasos de un proceso, este diseño debe ser hecho para lograr un
objetivo o resultado y no una tarea.
- Que el proceso
sea diseñado por los que van a usar el producto del mismo.
- La tecnología
lleva a automatizar procesos y a eliminar interfases y vínculos.
- Incluir la labor
del procesamiento de la información en el trabajo real que la produce.
Trasladar la información y las tareas.
- Considere los
recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados.
- Eficiencia e innovación en las
comunicaciones.
- Vincule las
actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados. Forjar vínculos
entre funciones y coordinar mientras las actividades se realizan.
- Coloque el sitio
de la decisión en el lugar donde se realiza el trabajo e incorpore el
control a ese proceso. Quienes realizan el trabajo deben tomar las decisiones. Comprimir la organización
piramidal en plana.
La metodología se basa en 5 etapas
que permiten resultados rápidos y sustantivos, efectuando cambios radicales en
los procesos estratégicos de valor agregado. La metodología se diseñó para que
la utilicen equipos de reingeniería en organizaciones de negocios sin tener que
basarse de expertos de fuera.
Etapa
1 – Preparación
Definir las metas y los objetivos
estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los
resultados de la reingeniería y los resultados de la organización.
Etapa
2 – Identificación
El propósito de esta etapa es el
desarrollo de un modelo orientado al cliente, identifica procesos específicos y
que agregan valor.
Aquí se incluye la definición de
clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc. Además requiere un
conocimiento profundo de toda la empresa y sus procesos.
Etapa
3 Visión
El propósito de esta etapa es
desarrollar una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo en
rendimiento. La visión del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el
personal, describir las características primarias del proceso, debe ser motivadora
e inspiradora
Etapa
4 – Solución
En esta etapa se produce un diseño
técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa.
La etapa de diseño técnico busca
realizar la visión (Etapa 3), especificando las dimensiones técnicas del nuevo
proceso
El diseño social, necesariamente
debe ser realizado al mismo tiempo que el técnico, pues para que un proceso sea
eficaz, estos diseños deben ser congruentes.
Etapa
5 – Transformación
El propósito de esta etapa es
realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa 4.
Tipos de cambios que ocurren
al rediseñar los procesos
Cambian las unidades de trabajo: de departamentos funcionales a equipos de proceso.
En cierto modo lo que se hace es
volver a reunir a un grupo de trabajadores que habían sido separados
artificialmente por la organización.
Cuando se vuelven a juntar se llaman
equipos de proceso. En síntesis, un equipo de procesos es una unidad que se
reúne naturalmente para completar todo un trabajo, un proceso.
Los oficios cambian: de tareas simples a trabajo multidimensional.
Los trabajadores de equipos de
proceso, que son responsables colectivamente de los resultados del proceso, más
bien que individualmente responsables de una tarea, tienen un oficio distinto.
Comparten con sus colegas de equipo, la responsabilidad conjunta del
rendimiento del proceso total, no sólo de una pequeña parte de él.
Aunque no todos los miembros del
equipo realizan exactamente el mismo trabajo, la línea divisoria entre ellos se
desdibuja. Todos los miembros del equipo tienen por lo menos algún conocimiento
básico de todos los pasos del proceso, y probablemente realizan varios de
ellos. Además todo lo que hace el individuo lleva el sello de una apreciación
del proceso en forma global.
En cuanto a los procesos, dejan de
estar orientados a satisfacer al jefe, para satisfacer a los clientes, sean
estos internos o externos. Las recompensas dejan de estar en función de la
posición para depender del valor agregado. En tanto que el rol del directivo
pasa de estar volcado en la supervisión para cumplir una función de entrenador,
facilitador e inspirador. Por último y en cuanto a las prioridades, éstas dejan
de estar centradas en las finanzas para pasar a las operaciones.
Reingeniería aplicada a los
recursos humanos
El
factor humano no puede ser secundario a ningún otro factor en una empresa. El
éxito de una compañía dependerá del desempeño de sus trabajadores, no importa
el tamaño de esa fuerza laboral. La reingeniería debe entrar a funcionar si el
negocio se basa en el nivel de desempeño. El proceso
de reingeniería puede incluso depender más del desempeño de cada quien, si se
diseña para lograr un proceso más eficiente.
Un
amplio espectro de temas de personal puede surgir a partir del proyecto de
reingeniería: necesidad de vincular personal, entrenarlo, reubicarlo
laboralmente, transferirlo, restructurar partes de la organización, retirarlas
o asesorarlas. La importancia de los recursos humanos para el éxito del
proyecto de reingeniería hace que esta área deba recibir atención desde el
inicio mismo de cualquier proyecto.
La
reingeniería es una buena oportunidad para intentar la organización de equipos.
Sus técnicas no requieren que los equipos realicen los procesos de trabajo
propuestos bajo esta metodología, aunque los proyectos de cambio si serán
realizados por ellos. En términos de reingeniería, los enfoques de equipo
necesitarán el mismo trabajo de diseño del proceso, sin embargo, los equipos de
alto desempeño requerirán un poco menos de definición individual del trabajo.
La
reingeniería aplicada a los procesos de negocios no es en sí misma un paradigma.
Ella, sin embargo, requiere de un nuevo paradigma para ser eficaz: el deseo de
cuestionarlo todo continuamente. Aunque la reingeniería es bastante reciente,
en general, los intentos de dinamizar las operaciones de negocios y mejorar su
eficiencia, ha sido común desde hace mucho tiempo. Por
ejemplo, los expertos en eficiencia que hicieron estudios de tiempo y
movimiento durante la primera mitad del siglo XX, en ocasiones fueron objeto de
burlas, ello no impidió que con frecuencia produjeran resultados eficaces, y
que su trabajo condujera al estudio y a la práctica formal de la ingeniería
industrial. El movimiento para apoyar el computador en la década de 1960, trató
también de mejorar la productividad y la eficiencia. Se creyó que ambas
reducirían los costos y conducirían al mejoramiento del servicio al consumidor.
Una visión común del cambio de paradigma considera que los paradigmas de los
negocios han variado debido a la reciente popularidad de la gerencia de calidad
total.
Los
cambios arrolladores acaecidos durante los últimos 15 años tomaron por sorpresa
al mundo de los negocios. Siempre ha sido difícil distinguir entre una nueva
tendencia a largo plazo y los ciclos a corto plazo. Por ejemplo, la falta de un
verdadero crecimiento en las empresas establecidas, no se vio como una tendencia
real sino hasta hace muy poco tiempo, y por eso estos negocios no tienen
seguridad sobre la extensión de los cambios mundiales que están ocurriendo.
Es
claro que muchas empresas no saben cómo reaccionar ante la competencia
globalizada. La oportunidad y el reto, aun cuando se reconozcan, no producen
una reacción inmediata en la mayor parte de las compañías. Son pocas las que
han emprendido movimientos para sacar ventaja de la situación y han realizado
esfuerzos para expandir sus mercados. La cooperación es deseable, pero
tomará más tiempo del permitido por el nuevo clima empresarial. En gran
medida el esfuerzo del ejecutivo de negocios, en reacción contra los síntomas
inmediatos de los tiempos, se ha dirigido hacia maniobras a corto plazo,
usualmente financieras. Las empresas parecen estar esperando por eventos
externos indefinidos, o quizá solamente se requiera tiempo para ajustar las
actitudes.
En
la actualidad, sin embargo, aunque exista la voluntad de cambio, la metodología
que se requiere para hacerlo no es muy conocida. Las empresas deben aprender a
cambiar por sí mismas, de una manera más eficaz que en el pasado, es el único
factor que parece obvio en el futuro.
Uno
de los aspectos más importantes en la posición actual de los negocios es la
falta de información sobre la que se decide el cambio. La información que se
necesita en los proyectos de cambio está orientada hacia cómo trabaja en
realidad la compañía y cuál será el mercado en el futuro. La información
interna parece ser la más difícil de obtener. Sin contar con una buena
información y cifras relacionadas con las operaciones actuales de la compañía,
resulta imposible predecir el impacto de los proyectos de cambio. Las fuentes
de los datos para la decisión del proyecto de cambio no están bien
desarrolladas en la mayor parte de las compañías, inclusive pocas han definido
sus procesos de trabajo. Los datos de contabilidad y de producción proporcionan
visiones diferentes de la compañía, y seria útil que las compañías comenzaran a
reunir datos de los procesos como una actividad de rutina.
La reingeniería, como ya se dijo, es
algo de lo cual ya se viene haciendo uso desde hace largo tiempo. Bajo la
manera actual de encarar los procesos y actividades de la empresa seguirá
siendo útil y necesaria, como forma tanto de descontar ventajas competitivas,
como de generarlas y ampliarlas. Podrán mejorarse los sistemas, las
herramientas, darse nuevas definiciones y nuevas metodologías, pero la
recreación y reconfiguración de los procesos continuará teniendo futuro en la
vida de las organizaciones.
Por otra parte en un mundo
preocupado por la polución ambiental, la necesidad de reconvertir los procesos
productivos de la manera más rápida posible y con la mayor eficacia en cuanto a
resultados, es fundamental para generar la mayor producción posible con los
menores niveles de contaminación.
Reingeniería
en entidades estatales y civiles sin fines de lucro
La presión de los contribuyentes por
mejores servicios y un menor gasto público hace necesario rediseñar los
procesos. El fin de las economías inflacionarias requiere de un ajuste
constante de los presupuestos públicos, pero las necesidades de la población
continúan en aumento. Lograr satisfacer mayores requerimientos con menores
recursos sólo puede hacerse de una manera: rediseñando los procesos para hacerlos
mas eficaces y eficientes. Iguales términos cabe aplicar a los entes civiles
sin fines de lucro, sobre ellos recae todos los días una mayor presión, pero
sólo podrá hacerse frente a esa presión, mejorando ostensiblemente sus
limitados recursos, y la mejor manera de hacerlo es recreando sus estructuras,
procesos y sistemas.
Críticas y revisiones a la reingeniería
El concepto
original de reingeniería ha sido duramente criticado desde diversos ángulos. La
mayoría de estas críticas corresponden a procesos de reingeniería que han
fracasado. Sin duda, la reingeniería nos ofrece excelentes posibilidades para
mejorar en forma significativa la productividad de una organización, pero el
diseño del cambio y su implantación deben tomar en cuenta la experiencia
generada en el mundo empresarial durante estos últimos años.
Las mayores
críticas a la reingeniería se han centrado en la forma errada en que se enfocó
originalmente el papel de la cultura organizacional y de los empleados en el
proceso. A esta crítica se unieron incluso sus propulsores más connotados,
reconociendo que muchos fracasos fueron una consecuencia de esta visión
simplista de los citados temas. Champy señala que la reingeniería está en
dificultades y que para él no es fácil reconocerlo, ya que fue uno de los dos
individuos que introdujeron el concepto. Para este experto de la
reingeniería la revolución que iniciaron en 1993 se quedó a mitad de camino,
debido a que se enfocaron hacia lo operativo y descuidaron el rediseño de la
gerencia, de los administradores.
Otra crítica generalizada es
que la reingeniería ha servido como excusa gerencial para despedir personal y
recargar el trabajo a quienes permanecen en la empresa. En la práctica una
apreciable cantidad de empresas anuncian procesos de reingeniería, pero aplican
otra cosa: reestructuraciones o "adelgazamiento organizacional",
acompañado normalmente por despido de personal. A veces se hace a propósito,
a fin de confundir a la opinión pública y al personal, pero en otras
oportunidades es por desconocimiento de lo que es realmente la reingeniería.
Esto ha provocado que los trabajadores le teman y su solo nombre puede causar
sospechas, repliegue, resistencia y desánimo.
Otro tipo de crítica se ha
centrado en la relación reingeniería-automatización. La automatización a menudo
ha sido confundida con la reingeniería, lo que ha provocado que muchas empresas
automaticen sus errores. La reingeniería se apoya en la automatización, pero
automatizar no es hacer reingeniería. Una empresa puede automatizar un proceso
ya existente, haciendo que sea más eficiente, pero no necesariamente lo
rediseña.
En la
práctica los desajustes entre reingeniería y automatización han sido también
significativos por otras razones: la automatización es costosa y requiere de altos
presupuestos que no siempre alcanzan, los sistemas de estas características son
a veces complejos y difíciles de ensamblar a las necesidades de la empresa, los
centros de cómputo de las empresas no están preparados para un cambio radical de
este tipo, la nueva tecnología provoca resistencia del personal, etc. En todos
estos casos, un fatal desenlace de los sistemas de automatización, sea en la
etapa de diseño o de implantación, provocan un efecto grave en todo el proceso
de reingeniería.
La reingeniería es la herramienta fundamental y la
última del cambio. Ella dirige el proceso de negocios de una organización. En
su estado actual, ayuda a ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas
hacia uno nuevo de servicio e información. En el futuro continuará moviendo el
negocio.
La reingeniería utiliza el cambio
continuo para alcanzar la ventaja competitiva. Las oportunidades de las
organizaciones continuarán creciendo si se tiene en cuenta que de uno u otro
modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones llegará a los
negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que ganarán al máximo
serán aquellos que puedan asimilar la tecnología más reciente y tomar ventaja
de las oportunidades, para que así se preparen a sí mismos para cambiar.
Consideraciones
adicionales
Una compañía que no pueda cambiar su
modelo de pensar acerca de la informática y otras tecnologías no se puede
rediseñar. El error fundamental que muchas compañías cometen al pensar en
tecnología es verla a través del lente de sus procesos existentes. Se
preguntan: ¿Cómo podemos usar estas nuevas capacidades tecnológicas para
realzar o dinamizar o mejorar lo que ya estamos haciendo?
Por el contrario, debieran
preguntarse: ¿Cómo podemos aprovechar la tecnología para hacer cosas que no
estamos haciendo? La reingeniería, a diferencia de la automatización, es
innovación. Es explorar las más nuevas capacidades de la tecnología para
alcanzar metas enteramente nuevas. Uno de los aspectos más difíciles de la
reingeniería es reconocer las nuevas capacidades no familiares de la tecnología
en lugar de las familiares.
Fuentes:
Fabiola Mora, C.I. 10.724.934.
Walter Schupnik, C.I. 9.662.479.
(walter.schupnik@aig.com)
www.gestiopolis.com/recursos3/docs/ger/prereinpro.htm
Autor: Mauricio Lefcovich
NOTA
SOBRE EL MAPA CONCEPTUAL: No
creo necesario hablar sobre desequilibrios y desubicaciones, la historia está
lleno de ellos y un mapa sobre los hechos y conceptos que marcan la historia no
puede ser lleno de simetrías, armonía y orden; hay algo de anárquico en lo que
llamamos realidad, su imagen y caminos, por eso me parece mejor tratar que
salga bien, dejándole el arte a los creadores.
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