Trabajo semana 3 Curso 330204 del SENA-
ERP- Sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa
ERP- Sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa
INTRODUCCIÓN
En la economía actual, la
globalización y la internacionalización de los mercados hace que las
organizaciones se enfrenten a nuevos retos y a nuevos competidores,
obligándolas a tomar decisiones en procura de aumentar su competitividad,
mejorar su eficiencia operativa, sus niveles de flexibilidad, confiabilidad y
su calidad; el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha
provocado que sólo las más eficientes logren el éxito. A pesar de estar en
un buen negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar el entorno
y es común que el mal manejo de la información les lleve a alcanzar pérdidas
importantes en su organización.
Una posible solución para obtener un mejor control
de las operaciones en una empresa es la implementación de un sistema Enterprise
Resource Planning (ERP), definido por Deloitte y Touche, como un sistema de software
de negocios que permite a las compañías automatizar e integrar la mayoría de
sus procesos, compartir datos comunes y prácticas a través de toda la empresa,
producir y acceder a la información en tiempo real. ERP es una arquitectura
de software que facilita el flujo de información entre las funciones de
manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.
Desde principios de la década de los
90, muchas organizaciones en todo el mundo han venido cambiando sus tecnologías
de la información (IT) como parte de sus estrategias de desarrollo; volviéndose
herramientas cada vez más valiosas para apoyar sus procesos, pasando de ser
simples operaciones de soporte o respaldo de información a herramientas que
ofrecen ventajas competitivas frente a la industria. Esto ha hecho que en la
última década, la implementación de las IT haya tomado mucha más fuerza,
llegando a ser consideradas como una de las actividades de cambio más
conveniente para las organizaciones, destacándose entre ellas la implementación
de los Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP); los cuales
representan el 30% de todas las actividades de cambio más importantes en las
organizaciones de hoy en día.
El objetivo de los ERP es coordinar todas las
actividades de negocios de la empresa, desde la evaluación de un proveedor
hasta la facturación para un cliente. ERP utiliza una base de datos
centralizada para ayudar el flujo de información entre los distintos
departamentos de la empresa. Sin embargo, de nada serviría la implementación
de un ERP en una empresa si no se trabaja desde el fondo del problema, al
contrario, provocaría un problema mayor y más difícil de solucionar.
Existe una gran variedad de ERP`s en el mercado,
todos flexibles y adaptables a la situación de la empresa con la que
trabajarán. Se debe hacer un estudio minucioso de cuál es el que más le
conviene, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y están
enfocados a diferentes tipos de mercado en particular.
La necesidad de tener, administrar y
disponer de información precisa de todos los procesos de negocio de la
organización, como imperativo para hacer frente a los nuevos desafíos del
mercado, ha favorecido la compra de sistemas ERP, bajo la creencia de que su
implementación conduce de forma automática e inevitable a la mejora de las
operaciones en las empresas, llegando a ser considerados como un paradigma
universal. De hecho muchas organizaciones (ya sean grandes o pequeñas, del
sector privado o del sector público), consideran a los sistemas ERP como un
estándar de facto para la gestión de la base operativa y funcional de todos sus
procesos de negocio y relegan a un segundo plano la compra y el desarrollo de
aplicativos dentro de la organización para dar solución a diversos
requerimientos particulares.
Entre algunas compañías que han implementado un ERP
están las siguientes: Cinsa que utilizó un ERP de ORACLE, GAN AHMSA implemento
el ERP de SAP, KODAK el FOUTH SHIFT, MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES el ERP de
iBaan, SOFT CHOICE el ERP de ORACLE y CASA MARZAM implemento el CARDINAL. Como
podemos ver, todas las empresas anteriores son exitosas y aunque no se deba
precisamente a la implantación del sistema en ellas, sí tiene mucho que ver en
sus logros. De nada les serviría su crecimiento si no supieran manejarlo y
adaptarse a la nueva situación del mundo donde el manejo de la información es
vital.
SISTEMAS ERP
Aladwani (2001) define a los
Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) como un conjunto
integrado de programas que proporcionan soporte para las principales
actividades organizacionales, tales como: fabricación y logística, finanzas y
contabilidad, ventas y marketing y recursos humanos.
Kumar et al. (2002) describe los ERP
como sistemas que cuentan con una arquitectura de software, que facilita el
flujo de información entre todas las áreas funcionales de la empresa, a través
de una base de datos común y apoyada por un único ambiente de desarrollo.
Gattiker y Goodhuez (2002, 2005)
consideran a los sistemas ERP, como un software empaquetado que permite a una
compañía automatizar e integrar la mayoría de sus procesos de negocio,
compartir datos y prácticas comunes en toda la empresa y un acceso a la
información en tiempo real.
Peslak (2006) define que los ERP son sistemas con
una serie de módulos funcionales que se integran a través de procesos de
negocios estándares, que incluyen todos los datos y la información sobre
proveedores, clientes, empleados y productos, y que se encuentran integrados
permitiendo a los procesos de negocio ser zonas inter-funcionales, con entrada
y salida de información en tiempo real.
En términos generales, los sistemas
ERP son sistemas de transacciones que permiten que la información fluya sin
problemas a través de las diferentes funciones y unidades de negocio en una
organización, permitiendo que los datos sean compartidos y procesados de manera
intercambiable, mejorando la gestión de los procesos de negocio. Las
características que los distinguen de otras tecnologías de la información son
su complejidad, debido a su carácter integrador, tanto para actividades
administrativas como de producción; el alcance que tienen sobre toda la empresa,
y no sobre una sola parte de ella como la que tiene una IT; y los desafíos
planteados por los cambios organizacionales requeridos. La adopción de un
Sistema ERP requiere un significativo compromiso de los recursos
organizacionales, que puede afectar a casi todos sus procesos de negocio.
Los sistemas ERP son costosos de
adquirir y su proceso de adopción está a menudo lleno de riesgos; sin embargo
proporcionan beneficios sustanciales para las empresas que los adoptan exitosamente.
Son dos los motivos principales que hacen que las organizaciones adopten
sistemas ERP: motivos técnicos (integración funcional de sistemas, reducción de
costos de mantenimiento del software, etc.) y
motivos estratégicos o de negocio (aumento de la productividad, mejora
en la eficiencia de los procesos, aumento de la calidad de bienes y productos,
etc.). Desde el punto de vista tecnológico se puede decir que son dos los
factores que contribuyen a la adopción de los sistemas ERP: el reemplazo de
sistemas heredados por obsolescencia tecnológica y la reducción de numerosos
aplicativos particulares existentes dentro de la organización.
Por otra parte, las inversiones en
tecnologías de la información, suelen requerir de inversiones adicionales en
recursos complementarios, como el rediseño de procesos de negocios, flujos de
trabajo, capital humano, entre otros. Su uso puede conducir a transformar
las características sociales y culturales de las organizaciones; una de las
tareas más difíciles para los directivos es la implementación del cambio
organizacional.
BREVE
HISTORIA DE LOS ERP
Estos sistemas comenzaron a
desarrollarse en USA durante la segunda guerra mundial, con el objetivo de
apoyar la gestión de los recursos materiales que demandaba el ejército. Fueron
llamados MRPS (Material Requirements Planning Systems), o sistemas de planeación
de requerimientos de materiales. En la década de los 60, las compañías
manufactureras retomaron la idea de MRPS con el fin de gestionar y racionalizar
sus inventarios y planificar el uso de recursos acorde a la demanda real de sus
productos, por lo que los MRPS evolucionan a MRP (Manufacturing Resource
Planning). En los años 80 la utilización de estos sistemas incluían conceptos
como “Just in Time”, manejo de la relación con clientes y proveedores, entre
otros, es así como los MRP evolucionan completamente hasta lo que se conoce
como MRP II.
En la década de 1960, los MRP
(Material Requirement Planning), predecesores y columna vertebral del MRP II y
los sistemas ERP, nacieron como respuesta a la necesidad de un software que
permitiera planificar los requerimientos de materiales para la manufactura de
productos complejos, reduciendo los niveles de inventarios requeridos. Se
caracterizaban por ser sistemas complejos y de altos costos, que ayudaban a las
empresas a comprar aquellos insumos que realmente necesitaban en un determinado
momento del proceso productivo, en la cantidad y calidad adecuada.
En la década de 1970 la competencia
se trasladó a la comercialización, evolucionando a los sistemas MRP II, que
buscaban, la integración entre la producción, la planeación y el mercadeo. Los
MPR II involucraban, además de las funcionalidades de su antecesor, un
detallado seguimiento a todo el plan maestro de producción, desde la selección
de insumos, hasta la calidad del producto terminado, pasando por métodos de
manufactura asistida por computador.
Posteriormente con el ánimo de
llevar a cabo una mejor compresión de los procesos de negocio, se plantea la
integración de toda la información que circula a través de las diferentes áreas
funcionales de las organizaciones, dando origen a los sistemas ERP.
¿Qué fue primero? ¿La
visión por proceso de los gurúes del estudio de las organizaciones o el
advenimiento de los ERP’s por parte de los gurúes de la tecnología informática?
Difícil responder a esa pregunta, pero la historia cuenta que durante la década
de los 90, ambos conceptos transitaron un camino paralelo hasta conformar una
solución única para las organizaciones modernas, orientadas por proceso y
soportadas por medio de un Sistema Integrado de Información.
En la década de los
90, producto de la globalización, las empresas comenzaron a requerir de
sistemas que apoyaran la gestión empresarial, integraran las partes del
negocio, promovieran la eficiencia operativa y sirvieran de soporte aspectos
críticos de la administración. Así, la industria de software en un comienzo
desarrolló aplicaciones para integrar los distintos sistemas MRP I y MRP II,
que años más tarde se transformaron en los sistemas empresariales integrados,
conocidos actualmente como ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistemas de
Planeación de Recursos Empresariales.
Los empleados que hoy
utilizan un sistema integrado tienen acceso a la información de todos los
departamentos que participan del proceso completo, de punta a punta y en forma
on-line. Rápidamente, el proceso se torna visible. Los empleados que están en
el frente entienden cómo su trabajo afecta al trabajo del resto de la
organización. Los datos se vuelcan al sistema en el momento y en el lugar donde
se generan, por el responsable de los mismos. Se eliminan los pasamanos, las
transcripciones y los errores de consistencia de los datos.
La capacidad de un ERP
de operar en múltiples lenguajes, utilizando múltiples monedas y adaptándose a
las normas legales y fiscales de todos los países donde opera, lo convierte en
una herramienta poderosa para las Empresas multinacionales que han expandido
sus operaciones alrededor del mundo. La flexibilidad de un ERP worldclass las
acompañó, integrando rápidamente nuevos emprendimientos y también fusiones o
adquisiciones de emprendimientos existentes. Las Empresas multinacionales
apreciaron rápidamente las ventajas de imponer un sistema (“su sistema”) en
Empresas a incorporar, logrando rápidamente información integrada para el
control de las mismas y para la adecuada toma de decisiones.
Sin embargo, ¿podemos
decir lo mismo sobre las ventajas de operar con un ERP en Empresas del rango
pequeñas o medianas? ¿Es un tema verdaderamente significativo, contar con un
sistema multilenguaje, multi-moneda, multi-país para una Empresa PYME
tradicional? Quizás para la PYME tradicional aquellos no son requerimientos
de corto plazo, pero la flexibilidad que le pueden brindar estos sistemas le
brindan la agilidad que requieren para adaptarse rápidamente a los cambios por
venir, sean por decisiones propias o del contexto.
¿Cómo llegamos hasta aquí?
En las organizaciones
tradicionales, con sistemas informáticos tradicionales nacidos a partir de la
década de los 60, los empleados se concentraban en sus tareas funcionales
específicas y tenían acceso solamente a una limitada información, que provenía
del sistema informativo de su departamento. Los viejos sistemas reforzaban el
tradicional modelo vertical orientado a funciones específicas, contabilidad,
comercial, y producción, construidos uno a uno en forma independiente, con
modelos de datos independientes entre sí y con muy poca integración con los
otros. Cuando se requería la interacción entre sistemas diferentes, la solución
técnica aconsejaba la construcción de una interfase. Esto es, para completar un
proceso que atravesaba a varias funciones o compartir datos entre distintos
modelos de datos, se debía construir una interfase, habitualmente una pieza de
software batch (y más modernamente on-line) que cubría la necesidad,
transfiriendo los datos de un lado al otro.
El aumento en la
complejidad de los negocios, sumado al hecho de la mayor demanda “a los
sistemas computarizados” sobre nuevas funcionalidades, y la complejidad
creciente de las interfases, llevaron a la construcción de verdaderas
arquitecturas de sistemas al mejor estilo “espagueti”, con un alto costo de
mantenimiento y muy bajo nivel de calidad, en términos de prestación de
servicios al usuario final.
Al momento de diseñar
un Sistema de Información se pretende modelizar el real funcionamiento de una
Empresa, pero una vez implementado este define una forma de operar. “La
inflexibilidad, la ausencia de foco al cliente y la obsesión con las
actividades antes que con los resultados, la parálisis burocrática, la falta de
innovación y el alto costo de personal son el legado de cientos de Empresas
líderes de USA”.
El advenimiento de los
Sistemas Integrados de Información (ERPs) trajo consigo la posibilidad de
concretar una transformación radical de los negocios, a través de la revisión
integral de sus procesos. Es oportuno rescatar una de las definiciones más
precisas y concisas del término “proceso”, dentro del ambiente de las
organizaciones, del libro de Hammer y Champy (1993): “Un proceso de negocios es
un conjunto de actividades que, a partir de una o más entradas, produce una
salida que tiene valor para el cliente”.
De acuerdo a Poon y Yu (2010) y Law
(2010), hoy en día muchas empresas han empezado a comprender, que la
integración es un imperativo para mantener una ventaja competitiva en el
mercado y que se debe procurar que la información de su negocio, esté siempre
disponible, para cualquier usuario autorizado, en cualquier parte y en el
momento que él la requiera. Esta integración se logra reemplazando sus
incompatibles y desconectadas aplicaciones, por un Sistema de Planeación de
Recursos Empresariales (ERP), el cual vincula tanto las operaciones que realiza
la organización para sus clientes internos como externos.
La última generación de los sistemas
ERP, denominados como ERP-II, son sistemas más avanzados y más eficientes en el
tratamiento de múltiples unidades de negocio, incluido ventas y la
planificación de operaciones, gestión de materiales e inventarios, fabricación,
compras, procesamiento de pedidos, contabilidad y finanzas, recursos humanos y
gestión de relaciones con los clientes; permitiendo además el manejo de
recursos externos a la organización (clientes y proveedores) a través de
aplicaciones web.
Teniendo en cuenta la amplia gama de
beneficios en términos de funcionalidad, muchas empresas creen que los sistemas
ERP pueden ofrecer ventajas competitivas en su estrategia. Por lo tanto, no
es sorprendente que muchas organizaciones ya han implementado sistemas ERP o se
encuentren implementándolos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ERP
Puede decirse que la principal
característica que distingue a los sistemas ERP de otras tecnologías de la
información es su complejidad, debido al carácter integrador que tienen tanto
para actividades administrativas, como para actividades de producción. Una
de las ventajas y a la vez una de las características más atractiva de integrar
a los sistemas de información en una base común, es sustituir la fragmentación
de la información que era el principal legado de las IT de la década de 1990 y
2000. La premisa fundamental de la filosofía de los sistemas ERP es que el
todo es más importante que la suma de sus partes.
En general, los sistemas ERP están
conformados por una serie de módulos funcionales estándar (Producción, Ventas,
Recursos Humanos, Finanzas, etc.), desarrollados, integrados y adaptados para
cumplir con necesidades específicas; y que son considerados como el resultado
de implementar “buenas prácticas organizacionales” a través de una industria en
particular. Estos módulos intentan integrar a todos los departamentos de la
empresa en un solo sistema informático, conllevando a una profunda integración
entre las subunidades de negocio y permitiendo su interacción en tiempo real.
Según Ranganathan y Brown (2006), el alcance funcional de la implementación de
un sistema ERP puede ser de dos tipos: 1) módulos para servir de apoyo a la
empresa (recursos humanos, contabilidad y finanzas) y 2) módulos que involucran
la cadena de valor de la organización (gestión de materiales y operaciones,
ventas y distribución) y que están ligados con su estrategia corporativa.
A pesar que los fabricantes de este
tipo de sistemas argumentan que promocionan paquetes universalmente
implementables, Gattiker y Goodhuez (2002) señalan que las capacidades de los
módulos de un sistema ERP colocan limitantes a los procesos de negocio de la
organización; por lo cual, a menudo debe determinarse el grado en que la organización
tiene que adaptar sus procesos de negocio a los requerimientos propios de cada
módulo, con el fin de no ver afectados sus procesos de forma importante.
Gattiker y Goodhuez afirman que frente a la utilización de los módulos de un
sistema ERP, los procesos de negocio de una organización se enfrentan a dos
situaciones: 1) que no requieran mayores cambios, o 2) que por el contrario se
vean fuertemente modificados.
En el primer caso, puede darse que
los actuales procesos de negocio de la organización estén perfectamente
modelados en alguna de las diversas variedades de opciones que ofrecen los
módulos del sistema ERP; o que se modifique el sistema como tal para alinearse
con los procesos de la organización.
En cuanto a los procesos que
requieren ser modificados en cierta medida, tenemos igualmente dos casos: el
primero de ellos en el cual los procesos de negocio son modificados para poder
ser incorporados al sistema ERP y el caso en el cual se observa que los
procesos preestablecidos por el sistema ERP, son una mejor propuesta y actúan
de mejor manera que si se adaptaran los procesos existentes en la organización,
por lo cual se toma la decisión de migrar a estos.
Son varias las empresas de la
industria del software que diseñan, desarrollan y comercializan estas
soluciones, y aun existiendo diferencias en el producto final presentan ciertas
características comunes, estas son las siguientes:
·
Arquitectura
Cliente /Servidor. La tecnología de los sistemas ERP se basa en la
arquitectura cliente / servidor, en la que un computador central (servidor),
tiene capacidad para atender a varios usuarios simultáneamente (clientes).
·
Elevado número
de funcionalidades. Los sistemas ERP poseen un elevado número de
funcionalidades, lo que permite abarcar prácticamente la totalidad de los
procesos de negocio de la mayoría de las empresas.
·
Grado de
abstracción. El sistema ERP tiene la capacidad para manejar cualquier
tipo de circunstancias que pueda tener lugar en la empresa y soporta diversos
grupos empresariales sin conexión entre ellos.
·
Adaptabilidad. Son sistemas
capaces de adaptarse a cualquier empresa, independiente del sector al que
pertenezcan y de las particularidades de los procesos de negocio.
·
Modularidad. Los sistemas
ERP están formados por un número específico de módulos, independientes entre
sí, pero que a la vez están comunicados, lo que permite una gran adaptabilidad
a las empresas de acuerdo a su tamaño y disponibilidad de recursos. Los
principales módulos de los sistemas ERP son: Contabilidad financiera, Contabilidad
de Gestión, Gestión del proyecto, Gestión del flujo de trabajo, Logística,
Producción, Recursos Humanos, Ventas y marketing
·
Orientación a
los procesos de negocio. Desde el punto de vista del diseño de los sistemas
ERP, todas sus funcionalidades están organizadas utilizando un modelo de
referencia o descripción a alto nivel de sus funcionalidades, de acuerdo a la
lógica del negocio mediante alguna herramienta de modelación de procesos de
negocio.
·
Universalidad: Al ser un
software de tipo World Class, un ERP puede ser usado por cualquier
organización. Sin embargo, sus proveedores señalan que existen ERP para algunas
industrias específicas.
BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS ERP
Las organizaciones
implementan sistemas ERP para mantener la competitividad en el mercado.
Nicolaou (2004) expone que dentro de las motivaciones básicas de los
industriales y profesionales, para adoptar un sistema ERP se tienen: la
reducción de costos, mejora de la eficiencia, reducción de los ciclos de
producción, mejora del servicio al cliente y la satisfacción del mismo,
capacidad de cambiar, la reconfiguración de los procesos de negocio, en
respuesta a eventuales cambios en las necesidades del mercado, y la
habilitación del comercio electrónico y herramientas web.
Como anteriormente se
mencionó, cerca del 30% de las actividades de cambio más convenientes hoy en
día para las organizaciones, ha sido la implementación de IT, principalmente
sistemas ERP, lo cual lo hace un mercado en constante crecimiento. Si las organizaciones de todo el
mundo gastan fuertes sumas de dinero en Sistemas de planificación de recursos
empresariales (ERP); ¿qué tipo de beneficios se pretenden conseguir?
Uno de los primeros
trabajos sobre este tema fue el presentado por Mooney et al., (1995), en el
cual considera que los beneficios de tener implementado un sistema ERP pueden
evidenciarse en tres grandes aspectos positivos para la organización: efectos
automáticos, efectos informativos y efectos de transformación.
·
Efectos Automáticos: Se refieren, desde la perspectiva
de la eficiencia, al valor derivado del rol de las tecnologías de la
información (IT) como bienes de capital que sustituyen directamente el trabajo
manual. Su importancia se deriva principalmente de factores relacionados al
aumento de la productividad, el ahorro en la utilización de mano de obra y la
reducción de costos a partir de la automatización de determinados procesos.
·
Efectos Informativos: Surgen principalmente de la
capacidad de las IT de recolectar, almacenar, procesar y difundir información.
En estos efectos, el valor agregado consiste en mejorar el soporte necesario
para la toma de decisiones (como factor estratégico), aumentar el poder de toma
de decisiones de los empleados, disminuir el uso de recursos (internos y
externos a la organización), propiciar una mayor eficacia y mejorar la calidad
de los procesos de negocio de la organización. Un elemento esencial de este
tipo de efectos es la directa relación entre los procesos de gestión de la
organización y el logro de una mejor disponibilidad de la información.
·
Efectos de Transformación: Se refieren al valor que se deriva
de la capacidad para facilitar y apoyar procesos de innovación y de
transformación dentro de la firma. Estos efectos conciernen directamente, a
ejecutar cambios innovadores a través de combinaciones únicas dentro de los
procesos de la organización, y entre organizaciones que compartan un mismo
sistema ERP; incluyendo el rediseño y la fusión de procesos de gestión y
procesos operativos, creación de nuevas capacidades organizacionales y nuevas
formas de hacer negocios.
Shang y Seddon (2000,
2002), a partir de una revisión literaria de las Tecnologías de Información
desde 1970, y el estudio de 233 sistemas ERP implementados con éxito desde la
década de 1990’s, en igual número de organizaciones, identificaron que los
posibles beneficios de implementar un sistema ERP en una organización, se
pueden catalogar en 5 dimensiones: operacionales, de gestión, estratégicos, de
infraestructura en IT y organizacionales.
·
Beneficios Operativos: Dado que los sistemas ERP
automatizan los procesos de negocio, se propicia la eliminación de procesos
redundantes o el rediseño de procesos, conllevando a una reducción de tiempos
(de producción, alistamiento, almacenamiento, etc.), mejor desempeño en las
actividades de apoyo o complementarias, aumento de la productividad y
mejoramiento de la calidad en productos y/o servicios y en los procesos de la
organización.
·
Beneficios de Gestión: Al contar los sistemas ERP con
bases de datos centralizadas, las organizaciones tienen a su disposición
herramientas de análisis y de toma de decisiones, que les permiten una mejor
gestión de sus recursos, a través una asignación más eficiente y una mejor
capacidad de control sobre sus procesos en tiempo real.
·
Beneficios Estratégicos: Los ERP traen consigo la
oportunidad de lograr una diferenciación competitiva, personalización de
productos y/o servicios para usuarios a un menor costo, innovación, crecimiento
y el establecimiento de vínculos externos más sólidos, tendientes al
crecimiento del negocio. La administración de los recursos crea capacidades
organizativas que permiten a las empresas mantener su eficiencia operativa a
largo plazo.
·
Beneficios en la Infraestructura de
IT: Los beneficios que
presentan los ERP en este aspecto, consisten en compartir, reutilizar e
integrar los recursos que en IT posee la organización, con el fin de crear una
arquitectura organizacional en torno a la información, de tal forma que ésta
pueda asimilar más rápidamente cualquier proceso de cambio tecnológico.
·
Beneficios Organizacionales: Teniendo una acumulación de
información y conocimiento acerca de la organización, los sistemas ERP fomentan
el desarrollo de una “visión común”, a partir del establecimiento de procesos
de aprendizaje y empoderamiento, y la construcción de estrategias tendientes a
dar soluciones para alcanzar los objetivos trazados por la organización.
Nicolaou (2004) expone
que los beneficios de implementar un sistema ERP para una organización pueden
clasificarse en 12 categorías: integración interna, incluyendo procesos de
reingeniería (53%); mejor servicio al cliente (34%), mejor gestión externa de
la cadena de suministro (23%), mejora en la productividad (21%), mejora de la
eficiencia (20%), aumento de la ventaja competitiva (18%), ayuda para la toma
de decisiones (15%), reducción de gastos (14%), mejora de la rentabilidad
(10%), reducción del ciclo de vida del producto (5%), incremento del
rendimiento empresarial (4%) y reducción del tiempo requerido para presentación
de informes (4 %).
En trabajos más
recientemente Singla (2008) propone que todos los beneficios de contar con un
sistema ERP en las organizaciones, pueden catalogarse en tres grandes grupos:
beneficios tangibles, beneficios intangibles y factores de desempeño del
negocio. Los beneficios de acuerdo a esta clasificación se presentan a
continuación:
·
Beneficios Tangibles: reducción de inventarios, reducción
de personal, mejora en la productividad, mejora en el orden administrativo,
reducción de los costos en tecnología, reducción de costos en adquisiciones,
mejora en la administración del efectivo, mejora del indicador
ingresos/beneficios, reducción de costos en transporte y logística, reducción
del mantenimiento de equipos y maquinarias y la mejora en tiempos de entrega.
·
Beneficios Intangibles: mejora o creación de nuevos
procesos de negocio, sensibilidad del cliente hacia la labor que desempeña la
organización, integración y fortalecimiento de la cultura organizacional,
normalización y globalización de los procesos, flexibilidad en la toma de decisiones,
fortalecimiento de la cadena de oferta y demanda, visibilidad de la
información, mejora del desempeño económico de la firma.
·
Factores de desempeño del negocio: reducción del riesgo en los
negocios desarrollados por la organización, reducción de costos de oportunidad
debido a escasa información a la hora de tomar decisiones estratégicas, mayor
cumplimiento de normas y estándares industriales, facilita la mejora o creación
de servicios a clientes y proveedores, aumento del conocimiento por parte de
los miembros de la organización, aumento de la responsabilidad institucional,
aumento de la confianza de los accionistas en la organización, mayor soporte a
actividades organizacionales, mejor rendimiento empresarial, disminución de la
carga de trabajo en el departamento central o gerencia y menores costos de
mantenimiento, actualización e integración de los sistemas ERP frente a
sistemas heredados.
IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA ERP
“Quien no esté dispuesto a aplicar
nuevos remedios, deberá esperar nuevos males, porque el mayor innovador es el
tiempo”
Sir Francis Bacon (1561-1626)
Los primeros paquetes de software que intentaron dar
respuesta a las necesidades operativas de una Empresa, aparecieron en el mundo
a fines de la década de los 70, junto con el desarrollo de las tecnologías de Administración
de Base de Datos; algunos orientados a funciones específicas del negocio y
otros osadamente atravesando funciones de varios departamentos,. En aquella
época, los “enlatados” (así se llamaban en el argot de sistemas), intentaban
automatizar las tareas más estándar de las Compañías (normalmente sus funciones
administrativas y contables), dejando las puertas abiertas (y el código fuente
de los programas también) para realizar las modificaciones necesarias
tendientes a adaptarlo a las particularidades de cada Empresa.
En aquel tiempo y ante el imperativo de ganar eficiencia a
través de la reducción de costos, especialmente los costos derivados de la mano
de obra, la decisión era relativamente sencilla: “seleccionemos e implementemos
el mejor “enlatado”, para automatizar una determinada función de nuestra
Organización.
En contraposición con aquellas soluciones, tomar la
decisión hoy y asumir el compromiso de implementar un ERP, implica comprender
las variables distintivas de esta nueva tecnología, y aceptar que la
Organización deberá adaptar sus prácticas de negocios a las mejores prácticas
embebidas en el sistema en forma estándar. Se trata de una decisión compleja si
no se conocen en detalle los imperativos del sistema y cómo ellos pueden
impactar en los imperativos del Negocio. En muchos casos resulta un enorme
acto de fe por parte de la alta gerencia, tomar la decisión de implementación
de un ERP bajo estos términos.
Por lo general es largo y complejo, ya que implica
rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que
envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo,
además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere
remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital
adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente
para la implementación; por otra parte es importante señalar que el grado de
experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.
Después de la implementación es importante
asegurarse de la calidad y la mejora del desempeño, para que así el sistema
funcione correctamente a largo plazo. También se debe analizar
constantemente el retorno de inversión y aspectos clave como la optimización (el
proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios de la
implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia
organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante
la implementación, como por ejemplo la expansión del software implementado; es
importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua.
El éxito de la implementación del sistema depende
de la habilidad de la empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del
sistema de ERP. Si una empresa tiene bien estructurada y con una metodología
bien definida la implementación de un sistema de ERP, y logra progresar desde
la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de
riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito.
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