ERP- Sistemas de Planeación de los Recursos de la Empresa
Antecedentes
Los sistemas ERP (Enterprise
Resources Planning) se consideran como el resultado de la evolución de los
llamados sistemas MRP II (Manufacturing Resources Planning), que, a su vez, son
el resultado de la evolución de los métodos para la gestión de materiales, de
la empresa y de las Tecnologías de la Información a lo largo de la segunda
mitad del siglo XX, sobre todo en las décadas de los años setenta y ochenta.
Haciendo un poco de historia, los
sistemas informáticos orientados a la producción se remontan a principios de
los años 60, con las primeras aplicaciones de control de inventario. Se
trataba de desarrollo de software correspondiente a sistemas de primera
generación. Esta etapa, denominada etapa de formación, se
caracteriza por las limitaciones técnicas de equipos y dispositivos (en
particular, periféricos de entrada / salida), así como la reducida oferta de
herramientas software para facilitar las labores de desarrollo de nuevos
programas o aplicaciones.
Desde el punto de vista de
contenido, por un lado surgen nuevos temas para el tratamiento de la
información, en torno a áreas de la empresa que apenas habían sido tratadas
anteriormente. Por otro lado, la llegada de Internet como medio de
transporte de información y su evolución como herramienta de colaboración en
las relaciones entre empresas, impulsa la creación de aplicaciones de software
basadas en su utilización, hasta constituir de hecho una extensión necesaria de
los sistemas ERP tradicionales.
Nace de esta forma un nuevo concepto
de sistema ERP extendido que, además de poder ejecutar eficientemente
los procesos de administración y operación correspondientes a las distintas
funcionalidades implantadas, ofrece herramientas para la gestión y conocimiento
de las relaciones con los clientes y de integración de toda la cadena de
suministro, a través de las posibilidades de comunicación y colaboración entre
suministradores en todos los niveles, así como entre fabricantes y clientes,
todo ello de aplicación a la generalidad de las relaciones empresariales.
Sistemas ERP
Los primeros sistemas ERP se
remontan a principios de los años 90 y se pueden considerar como una nueva
versión de los MRP-II diferenciándose sobre todo en aspectos tecnológicos como:
1.
Un tratamiento
generalizado de los procesos de gestión.
2.
Utilización de GUI
(Graphics User Interface).
3.
Utilización de bases
de datos relacionales.
4.
Lenguajes de 4ª
generación.
5.
Tendencia a la
integración de procesos.
En resumen, sistemas de ámbito
general que incorporaban los últimos desarrollos tecnológicos, pero que
conceptualmente eran simplemente una nueva versión de MRP-II, de hecho, los
primeros desarrollos son presentados por los mismos autores como una
actualización de los mismos.
Sistemas ERP-II
Estos sistemas evolucionan,
básicamente, en dos direcciones:
1) Añadiendo más funcionalidades en
torno al núcleo base orientado a la producción. En la actualidad, esa extensión
de funcionalidad se orienta hacia los nuevos desarrollos en el entorno del
comercio electrónico, como son la Gestión de relaciones con clientes (CRM) y
Gestión integral de la cadena de suministro (SCM).
2) Incorporando herramientas de
carácter estratégico para análisis y tratamiento de información corporativa
(Business Intelligence -BI), lo que supone un escalón superior dentro de la
clasificación de las aplicaciones.
Desde entonces, el alcance de los
ERP continúa extendiéndose para incluir funcionalidades adicionales de
administración y gestión (Back-Office), tales como tratamiento de pedidos,
gestión de activos, gestión financiera, recursos humanos, etc., todo ello de
forma integrada en una única aplicación.
Con esta expansión, estos sistemas
adquieren el carácter de aplicación generalista en la empresa, aunque lo
habitual, era y sigue siendo la implantación parcial de las funcionalidades, en
función de las necesidades y prioridades de cada organización. Los módulos de
mayor implantación fueron financiero, inventario, compras y producción.
Los objetivos empresariales
referentes a disponibilidad, coste y calidad de sus productos y servicios se
amplían con aquellos relativos a la calidad de la información que generan para
ser utilizada por sus socios, proveedores o clientes.
La incorporación de entornos Web
supone la posibilidad de acceso a los sistemas a través de Internet con
programas tipo explorador (Browser). Aunque la definición de estos entornos es
muy simple, su implementación requiere una gran complejidad, por las exigencias
de cumplimiento de estándares de seguridad en control de accesos y asignación
de autorizaciones o transacciones. Todo ello supone en cualquier caso,
asignaciones importantes de recursos humanos y financieros. La incorporación de
acceso vía Web constituye un nuevo sistema o arquitectura integrable con los
hasta entonces vigentes ERP, que en el futuro va a constituir desarrollos con
lenguajes de programación y modelos de proceso diferentes.
La experiencia acumulada durante los
últimos años revela que la implantación de estos sistemas supone, a menudo,
proyectos con volúmenes de inversión elevados, acometidos con unas expectativas
de beneficios cuantitativos y cualitativos que, con demasiada frecuencia y por
diversas razones, entre ellas una mala implementación, no son alcanzados y
conducen a la empresa a situaciones de peor posicionamiento y competitividad
que el nivel que se pretendía corregir.
Se trata de proyectos que llevan
implícito un riesgo de carácter económico y funcional, con frecuencia de
importancia estratégica que es preciso analizar y evaluar previamente a la toma
de decisión.
La selección de un ERP
Generalmente la responsabilidad y el
trabajo de seleccionar un nuevo ERP, recae en personas de la misma empresa
usuaria. Estas personas, buenos profesionales en sus respectivas funciones, se
enfrentan a un reto que, seguramente, no han conocido antes ni conocerán
después.
No tienen experiencia previa y ello
les lleva a decidir por mimetismo (“Mal de muchos...”), por precio, por
criterios emocionales (confianza en el proveedor, prestigio de la marca del
ERP, compromisos previos, etc.) o declinan la responsabilidad en la empresa
proveedora que presenta la propuesta. Esta situación se presenta con mayor
frecuencia en las empresas del Mid-Market y en las pequeñas organizaciones que
no disponen de Departamento de IT y/o no pueden acceder a los costosos
servicios de una compañía consultora.
Los
requerimientos de la empresa
Con frecuencia se tiende a
generalizar cuando hablamos de los requerimientos “del mercado”, ya que, en
realidad, existen tres segmentos bien diferenciados con sus propios y
específicos requerimientos:
·
Grandes Empresas.
·
Medianas Empresas.
·
Pequeñas Empresas
(Pymes).
Las
Grandes Empresas.
(más de 50 usuarios informáticos).
Habitualmente cuentan con un
Departamento de Informática propio que les permite integrar y mantener sistemas
informáticos diferentes para cada proceso empresarial (Área Económico
Financiera, Fabricación, Distribución, Tesorería, etc.). La utilidad de un ERP,
como sistema único integrado, no es crítica para este tipo de organizaciones.
El perfil de los usuarios, con el soporte de un Help-Desk interno, suele ser
muy especializado en su puesto de trabajo y menor conocimiento global. En
general valoran la usabilidad por encima de la sencillez.
Las
Medianas Empresas.
(de 10 a 50 usuarios informáticos).
En general NO disponen de un
Departamento de IT, pero si de un profesional informático que actúa como
soporte interno a los usuarios y como interlocutor del proveedor externo de
servicios.
Es el tamaño de empresa ideal para
utilizar un ERP, ya que sus características principales, facilidad de implantación,
aprendizaje y uso, así como su flexibilidad, integración, mantenimiento, bajos
costes de propiedad y rápido ROI, se ajustan en gran medida a los
requerimientos de estas organizaciones.
Las
Pequeñas Empresas.
(hasta 10 usuarios informáticos).
No disponen de Departamento de
Informática y, en muchos casos, tampoco de un profesional de plantilla.
Dependen de compañías de servicios locales que les proveen del mantenimiento y
soporte del Sistema Informático. Al encontrarse en el umbral de rentabilidad
de un ERP, suelen utilizar programación “a medida”, realizada por pequeños y
cercanos proveedores locales. La dependencia de este tipo de proveedores
comporta un riesgo empresarial superior al admisible en otras áreas. Los
requerimientos de sencillez de implantación, aprendizaje, uso, mantenimiento y
precio son propios de este tipo de empresas y coinciden con las características
principales de los ERPs.
En los recientes años, hemos visto que grandes
empresas han migrado sus antiguos sistemas de información a ERPs, esto se debe
en gran parte a que muchas de las empresas de software han orientado su línea
de aplicaciones para enfocarlas más a ERPs. Compañías como HP, Compaq, IBM,
Microsoft, son algunas de las empresas que ofrecen este tipo de aplicaciones.Estos ERPs son aplicaciones empresariales que integran el flujo de la información con la finalidad de que mejoren los procesos de diversas áreas de la organización. Podemos mencionar entre sus objetivos principales la optimización de los procesos de la empresa, la confiabilidad de accesar información precisa, el poder de compartir información entre diferentes áreas, la reducción de sus procesos evitando operaciones que no resultan necesarias ya, y sobre todo, la reducción de tiempo y costo.
Los ERPs están haciendo presencia en muchas PyMES
de Latinoamérica que entre los países más destacados se encuentran Chile,
México y Brasil.
PyMEs en la actualidad.
En la actualidad, con la globalización en el mundo
empresarial, las PyMEs han optado por hacer asociaciones o fusiones con grandes
empresas, las cuales tiene como ventajas el tener un alcance mayor para sus
productos y el poder implementar los sistemas ERP de las grandes empresas.
El
implementar ERPs a las PyMEs, les ayudará a hacer alianzas estratégicas con las
grandes empresas y consolidarse como proveedores de materias primas de forma
ordenada y confiable. Existen varios factores importantes que hacen de las
PyMEs un candidato a estas implementaciones.
El factor determinante para poder implementar
sistemas ERP en las pequeñas y medianas empresas, es su rango de venta, que es
entre diez y cincuenta millones de dólares al año, lo cual crea una situación
favorable de pronta recuperación de la inversión (ROI).
Otro factor a considerar al implementar sistemas
ERP, es que la mayoría de estas empresas tiene ya una infraestructura
tecnológica, la cual está formada por sistemas divididos, los cuales no tienen
comunicación directa entre ellos, muchos de estos sistemas son creados a la
medida de los requerimientos de cada departamento; el problema de estos
sistemas es la falta de escalabilidad cuando aparecen cambios en la
organización.
Selección de un ERP
La importancia del
impacto que el ERP va a tener en los procesos de la organización y la inversión
que la misma debe hacer en términos económicos, de tiempo y de esfuerzo,
conllevan que el proceso de selección de la nueva herramienta sea un tema
delicado y de gran importancia.
Asimismo hay que
considerar que la elección de un ERP no es una tarea que se afronta con
frecuencia. El éxito de la implantación de un ERP implica un cambio cultural y
una transformación y redefinición de los procedimientos de la organización, y
se apoya en tres aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las
personas.
El
producto
Se refiere al sistema ERP, consideraciones
técnicas y funcionales. El aspecto técnico deberá ajustarse lo máximo posible a
la utilización de estándares del mercado, utilizando tecnologías no obsoletas.
Deben tener un buen rendimiento durante su uso. Las funcionalidades deben
cubrir la totalidad de los procedimientos de gestión establecidos.
Los
procesos
La implantación de un ERP implica
una reingeniería de procesos, cuyo objetivo es adaptar la empresa a los nuevos
modelos de negocio.
Las
personas
Son los recursos humanos, los conocimientos
y habilidades de los involucrados en el ciclo de vida del sistema, usuarios,
analistas, consultores y directivos que empujan el proyecto.
Cómo
elegir un ERP
En el mercado podemos
encontrar gran variedad de sistemas ERP con características y precios
distintos. Lo básico es entender que cada organización tiene unas
necesidades diferentes y que el ERP y su parametrización dependerán de estas
necesidades. Por ello, un ERP no es una solución “tipo”, y las soluciones
válidas para unas organizaciones pueden no ser válidas para otras.
El objetivo debe ser
obtener un producto que sea lo más apropiado para la empresa. Es decir, no
elegir un sistema del que se usará un diez por ciento de su potencial, ni uno
que resulte problemático al primer intento de ampliación o modificación.
Para seleccionar
correctamente un ERP es necesario realizar un exhaustivo proceso de selección,
en el que deberemos realizar entrevistas, ver demos, hablar con empresas que ya
hayan implantado el sistema a adquirir, etc. La primera reflexión que tiene
que realizar la empresa es definir los procesos que van a integrarse en la
solución informática y los departamentos o secciones de la empresa que están
involucrados en ellos. A partir de aquí, se debe hacer un análisis de las
necesidades funcionales que deben ser cubiertas por la solución informática.
Esto se deberá
realizar incluso aunque se tenga algún sistema informático de gestión ya
implantado. En este caso, se deberá evaluar qué aplicaciones o
funcionalidades de estas deben seguir manteniéndose, cuales nuevas se necesitan
y cuales se deben suprimir. Llegado a este punto, las empresas accederán a
los proveedores tecnológicos para saber si hay algún producto que cubra las
necesidades, o si debe desarrollarse un sistema a su medida.
A continuación, se presentan diferentes aspectos que deben
ser evaluados en el proceso de selección.
Aspectos funcionales
Bajo esta categoría se agrupan todos los criterios a
evaluar que se encuentran ligados a las funciones que debe cumplir el sistema a
implantar, así como los procesos que debe contemplar. Constituyen los aspectos
más importantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar un ERP, y son:
·
Áreas
soportadas: Comprobar que el ERP
da soporte a todas las áreas de la empresa que lo requieran. Se deben valorar
los diferentes módulos que se deben implantar.
·
Facilidad
de uso: Es importante que el
ERP sea fácil de utilizar para los empleados de la empresa, ya que si no lo es,
se corre el riesgo de que la dificultad de uso conlleve que se acabe no
utilizando.
·
Adaptabilidad
y flexibilidad: Evaluar hasta qué
punto las necesidades de la empresa vienen comprendidas en el estándar, y qué
partes se deben desarrollar fuera de este estándar, si esto es posible.
·
Facilidad
de parametrización: Evaluar hasta qué
punto la incorporación de un cambio es fácil de llevar a cabo.
·
Esquematización
de la estructura de la empresa: El sistema debe disponer de unas estructuras de datos flexibles,
con el fin de poder adaptarlas a la estructura organizativa de la empresa.
·
Interacción
con otros sistemas: Facilidad para la comunicación
con otros sistemas.
·
Facilidad
en la elaboración de informes: Evaluar si la aplicación dispone de herramientas que le
permitan al usuario editar sus propios informes en base a sus necesidades.
·
Seguridad: Posibilidad de definir perfiles de
usuario por transacciones y objetos de datos.
Aspectos técnicos
Son aquellos relacionados con las necesidades de infraestructura
técnica necesarias para la puesta en marcha del sistema.
·
Adaptabilidad
a la estructura instalada en el cliente: Evaluar hasta qué punto es posible montar el ERP en el
hardware disponible en la empresa, o en caso contrario, la inversión en infraestructura
necesaria para albergar el ERP.
·
Multiplataforma: Comprobar si el ERP depende de una
plataforma determinada (como Windows), o es posible elegir entre varias
alternativas.
·
Base
de datos: Determinar las bases
de datos sobre las que puede trabajar el ERP.
·
Licencias: evaluar la necesidad de compra de
otras licencias necesarias para el funcionamiento del nuevo sistema.
·
Instalación
o actualización remota:
Posibilidad de que el sistema permite la Instalación y desarrollo de labores de
mantenimiento de forma remota.
Características propias del proveedor
Aquí se recogen criterios de evaluación para determinar la
idoneidad del proveedor a seleccionar según su propia evolución. Es importante
evaluar la solidez del proveedor, ya que si el proveedor deja de existir, la
empresa se podría quedar con un sistema sin mantenimiento ni posibilidad de
evolución.
·
Características del proveedor: Evaluar su solidez, evolución
histórica, clientes.
·
Otras implantaciones similares: Experiencia en implementaciones anteriores
de dicho ERP, que han sido implantadas en empresas de similares características
y necesidades a la nuestra, así como el éxito de dichas implantaciones.
·
Evolución del ERP: Conviene conocer la evolución y origen
de la herramienta.
·
Confianza: Confianza que el proveedor ofrece.
Características del servicio
A continuación se enumeran diferentes aspectos que deben
tenerse en cuenta, referentes al tipo de servicio ofertado por el proveedor,
tanto en el proceso de implantación del ERP en la empresa, como en el posterior
servicio de soporte y mantenimiento del mismo:
·
Alcance
de la implantación: que va a suponer
desde el punto de vista del producto su adecuación a la empresa; esto incluye:
ü Instalación del ERP en el sistema
informático de la empresa.
ü Necesidades tecnológicas necesarias
para implantar el ERP.
ü Adaptación y parametrización del ERP,
a las características particulares de la empresa.
ü Desarrollos a medida de programas,
para cubrir funcionalidades no cubiertas por el ERP.
·
Metodología
de implantación: Existencia de una
metodología de implantación, que incluya un Plan de implantación detallado que
especifique:
ü Calendario de la implantación por
fases.
ü Grado de participación de los usuarios
en la implantación en cada una de las fases.
ü Conversión/Migración de datos actuales
hacia el nuevo sistema.
ü Plan y periodo de pruebas.
ü Detallar cuando se considera
finalizado el proceso de implantación.
·
Formación
de usuarios: Método y tiempo de
adaptación de los usuarios.
·
Garantía
del producto: Alcance de dicha
garantía en el tiempo, en aspectos funcionales y técnicos.
·
Licencia: Alcance de la licencia, si incluye
el soporte post-venta, y el alcance de este soporte.
·
Servicio
Post Venta:
ü Actualizaciones o versiones del
producto: definir en el contrato la posibilidad de recibir actualizaciones o
nuevas versiones del ERP.
ü Soporte y hot-line: posibilidad de
disponer de un servicio de atención a consultas y resolución de problemas
relacionados con el ERP.
ü Contrato de mantenimiento: Qué
términos incluye: período y servicios que incluye.
Aspectos económicos
Son los relacionados con los costes de licencias, de
servicio de mantenimiento y de implantación y pueden ser:
- Coste del ERP: Evaluar el coste del sistema. Conocer cuales son los elementos para calcular el coste: usuarios, módulos adquiridos o por Licencias.
- Coste del hardware: Que supone la adquisición del equipamiento necesario para la nueva plataforma.
- Coste de implantación: Coste estimado de consultoría.
- Costes adicionales: Los derivados de las adaptaciones. Costes de licencias de otros productos sobre los que se apoya el ERP.
- Coste de la migración de datos: En el caso de que la empresa tuviera una base de datos con anterioridad.
- Forma de pago: Conocer el reparto de pagos a lo largo del proyecto.
- Mantenimiento: Tipo de contrato ofrecido.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario