Trabajo semana 2 Curso 344007 del SENA-
Tecnologías de información en el proceso de compras
Búsqueda e Identificación de una estrategia para el proceso de compras
Introducción
En la época actual por
la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios
inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología,
contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión
del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se
presentará la irremediable desaparición de la organización.
Es por eso la
importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de
información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre
va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero
presupuestado.
Concepto de Compras
Toda empresa, por
sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos para la
realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de
actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor
modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento
oportuno.
Negociación en compras
La negociación en
compras se puede definir como la relación que establecen dos o más personas de
unas empresas en trato con un asunto determinado (adquirir materiales, insumos
u otra cosa) con vista a acercar posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea
beneficioso para todos ellos.
Estilos de negociación
Cada negociación es
diferente y exige una aproximación específica. No se puede tratar de utilizar
siempre el mismo esquema de negociación. No hay dos proveedores iguales y cada
uno de ellos exige un trato determinado. No obstante, se podría hablar de dos
estilos básicos de negociación: la negociación inmediata y la negociación
progresiva.
Estrategia de negociación en compras
La estrategia de la
negociación define la manera en que cada parte trata de conducir la misma con
el fin de alcanzar sus objetivos. Se pueden definir dos estrategias típicas:
·
Estrategia de
"ganar-ganar", en la que se busca que ambas partes ganen,
compartiendo el beneficio.
·
Estrategia de
"ganar-perder" en la que cada parte trata de alcanzar el máximo
beneficio a costa del oponente.
Este paso incluye todas las actividades que, en lo que se refiere a las
compras de una empresa, conducen a la elaboración de los planes y las
estrategias de compras que se implantarán posteriormente:
a. Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos
de la empresa. Las compras forman parte de la
estrategia empresarial, a la cual dan apoyo. Para garantizar el cumplimiento de
sus objetivos, es muy importante que las estrategias de compras deriven de los
objetivos finales de la empresa.
b. Segmentación de los productos/servicios que la empresa compra en
función de las variables críticas (importancia de la compra para la compañía y
riesgo de suministro de ésta). Esta segmentación es muy importante ya que, de la misma manera que en el
marketing los segmentos de mercado de clientes finales permiten identificar los
diferentes posicionamientos del producto, en los segmentos en que pueden
agruparse los diferentes tipos de compras no pueden aplicarse las mismas
estrategias.
c. Estudio de los mercados de compras. De la misma manera que en marketing no pueden tomarse decisiones sin
conocer el mercado que quiere servirse (su importancia, su rentabilidad, su
crecimiento, etc.), no pueden elaborarse planes efectivos de compra si no se
tiene un conocimiento profundo del mercado de proveedores del producto/servicio
que se compra.
Este es el objetivo de los
estudios de los mercados de compras, tanto a nivel cuantitativo como
cualitativo.
d. Elaboración de la estrategia de compras. Con todas las actividades indicadas anteriormente
puede elaborarse el llamado plan de compras o estrategia de compras (como el
plan de marketing), donde se reflejan de manera documentada, consensuada y con
una visión a largo plazo, los objetivos, las variables competitivas por líneas
de productos, los planes y los indicadores integrados de la función de compras.
e. Organización del área de compras. Teniendo en cuenta que no hay ninguna estrategia que pueda implantarse
sin una estructura organizada de recursos humanos, la estructuración del
departamento de compras es clave para la ejecución correcta del plan. Dentro de
esta estructuración, se incluye la definición de los roles y las
responsabilidades de sus integrantes, así como de los objetivos e indicadores
de cumplimiento de los mismos. No podemos olvidar la función de relaciones
públicas y de embajadora de la empresa que ejerce muchas veces el área de
compras. Ha nacido, por tanto, el marketing de compras.
Beneficios de una adecuada estrategia
Generalmente, los beneficios de
una adecuada estrategia de aprovisionamiento son reducción de la base de
proveedores, acuerdos a largo plazo, comunicación abierta, frecuencia en las
respuestas y filosofía de mejoramiento continuo. De esta manera la organización
asegura que el producto adquirido cumple los requisitos especificados. El tipo
y alcance del control aplicado al proveedor y al producto deben depender el
impacto del artículo adquirido en su posterior realización sobre el
producto/servicio final. El Centro de Comercio Internacional establecer un
sencillo y completo modelo de compras y aprovisionamiento, que incluye la
totalidad de la Cadena de Aprovisionamiento (ver figura). Este se inicia con el
conocimiento claro de la cultura corporativa de la empresa compradora, definida
en la misión, visión y valores; que garantizan una gestión adecuada de la
estrategia de aprovisionamiento, en concordancia con los objetivos estratégicos
de la compañía; y con la formulación de un plan de suministros, con las
especificaciones y requerimientos de insumos; para luego continuar con el
análisis del mercado de proveedores, nacionales y extranjeros.
Gestión de relaciones con proveedores
Es, básicamente, la preparación
de los contratos que definen las principales obligaciones de las partes y
determinan el contexto en el cual la relación de negocios se llevará a cabo,
los términos afines con el tipo de vínculo contractual deseado, los aspectos
legales, el incumplimiento contractual y la solución de disputas.
Una vez firmado el contrato, es importante asegurar su efectivo cumplimiento y administrar acertadamente la relación con los proveedores; entendiendo los temas de gestión del mismo como los toles y responsabilidad de las partes que los suscriban.
Una vez firmado el contrato, es importante asegurar su efectivo cumplimiento y administrar acertadamente la relación con los proveedores; entendiendo los temas de gestión del mismo como los toles y responsabilidad de las partes que los suscriban.
La Contratación Verde en
Ecopetrol
La Contratación Verde en Ecopetrol le apunta a la adquisición de bienes,
servicios y obras con impacto ambiental reducido durante todo su ciclo de vida
en comparación con otros que cumplen la misma función.
Ecopetrol estructuró la Estrategia de Contratación Verde utilizando como
modelo el Green Public Procurement (GPP) de la Unión Europea y según la
metodología PNUMA (Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente) para lo
cual clasificó en matrices el impacto (económico, ambiental y social) de las
diferentes etapas del ciclo de vida de 1.700 familias de bienes y servicios.
Actualmente Ecopetrol maneja contratos verdes por $64.994 millones en las líneas de alimentación, aseo, transporte, fotocopiado, alquiler de comunicaciones, aire acondicionado/refrigeración, mantenimiento de instalaciones/bombillería, rocería, mantenimiento integral, mantenimiento de vías, tratamientos químicos, energía (autogeneración de vapor), motores eléctricos, transformadores, válvulas, turbina y obras civiles menores.
En el 2009 Ecopetrol suscribió el Pacto Global de la ONU, y se
comprometió a poner en marcha sus principios, que en materia ambiental
establecen el apoyo al enfoque preventivo frente a los retos medioambientales;
la promoción de mayor responsabilidad medioambiental y el impulso al desarrollo
y la difusión de tecnologías respetuosas del medio ambiente.
La estrategia de Contratación Verde de Ecopetrol también le permite
cumplir con requisitos exigidos por el Dow Jones Sustainability Index, en lo
que tiene que ver con obligaciones ambientales para contratistas, entre los que
se encuentran sistemas de gestión ambiental en sus operaciones, estándares
ambientales para productos y servicios ofrecidos por los contratistas y
estándares ambientales a contratistas en estado de desarrollo.
En cuanto al Global Reporting Initiative (GRI, por sus siglas en
inglés), la Contratación Verde le permite a Ecopetrol monitorear la producción
y el porcentaje de material utilizados en las áreas operativas, medir el peso
total de residuos por tipo y método de eliminación y plantear iniciativas que
busquen mitigar el impacto ambiental de los productos y servicios contratados.
La Unidad de Compras y Contratación (UCN) de la Dirección de Servicios
Compartidos de Ecopetrol se encarga de la adquisición de los bienes y servicios
a nivel nacional reglado mediante el manual de contratación de Ecopetrol.
La UCN ha adoptado una Metodología de Abastecimiento como modelo
sistemático para realizar el abastecimiento estratégico de los bienes y
servicios requeridos por la organización, su proceso inicia con la planeación
de éstos con la cual se identifican aquellos que son de alto impacto en la
organización y de alto nivel del gasto.
Adicionalmente, se tienen metodologías para hacer referenciamiento de
mercados y así poder definir la mejor estrategia de abastecimiento que conlleve
al mejor negocio, luego se implementa y se monitorea en la ejecución.
Si bien Ecopetrol no cuantifica
el peso y volumen total de materiales utilizados por la diversidad de medidas
que esto implica, sí se cuantifica el monto total adquirido y los números de procesos,
compras y contratos por medio de los cuales asegura su abastecimiento, de esta
manera se han realizado negocios con 1.339 contratistas por 12.406 millardos de
cargo directo y 1.399 millardos de propósito específico mediante 14.870
procesos, 8.172 compras y 6.698 contratos por medio de los cuales se
adquirieron 82.466 materiales, un 2% menos que durante el 2010 donde se
adquirieron 84.350 materiales en 13.655 procesos, 9.663 compras y 3.992 contratos.
Abastecimiento para campos de producción de hidrocarburos
Las compañías del Sector
Hidrocarburos están orientando su gestión de compras y contratación hacia un
modelo de abastecimiento estratégico, para lo cual han definido áreas que
impactan directamente la operación de su negocio y que apropian las mejores
prácticas de los mercados mundiales en el abastecimiento para la función
mantenimiento.
No podemos perder de vista que
el mantenimiento es una de las áreas de negocios que más impacta el presupuesto
anual de compras y contratación de compañías del sector Hidrocarburos, por esto
es indispensable dedicar esfuerzos para analizar y optimizar el abastecimiento
de esta función como un negocio estratégico.
La implementación de modelos
estratégicos de abastecimiento enfila sus esfuerzos hacia la generación de
ventajas competitivas que permitan el acercamiento a diversos sectores del
mercado, enfocados hacia la obtención de los mejores negocios.
Para la aplicación de estos
modelos, generalmente, se definen metodologías que plantean la estructura y
estrategia a seguir desde la definición del negocio de mantenimiento
estratégicamente hasta su implementación.
Entendiendo la situación actual del mercado
El modelo de abastecimiento
estratégico desarrollado para atender la función Mantenimiento de una compañía
del sector hidrocarburos, centra sus objetivos en mitigar los riesgos por
desabastecimiento (falta de oportunidad) y darle visibilidad al gasto; pero la
primera amenaza es la identificación del mercado de proveedores y la relación
comercial que se busca con ellos.
La capacidad del mercado y la
relación comercial se definen en consecuencia con las necesidades de la
compañía, por tanto se hace necesario un análisis detallado de la capacidad de
los proveedores y del desarrollo de los mismos en los modelos de gerencia de
activos.
Las técnicas más frecuentes
usadas para éste análisis son la inteligencia del mercado, perfiles de mercado
o análisis de mercado cuyo desarrollo conlleva a:
·
Creación Listado de Proveedores
·
Identificación de proveedores calificados
·
Determinar perfil del mercado
Ecoeficiencia
El crecimiento de Ecopetrol orientado por la Mega
de producir 1,3 millones de barriles día en el 2020, implica un incremento
importante en la demanda de energía.
Gestión energética
Este
crecimiento representa un desafío para la empresa en términos de lograr la Mega
propuesta, asegurando al mismo tiempo el uso eficiente y racional de las
fuentes energéticas requeridas en los procesos productivos.
En el
2010 se logró una reducción del consumo energético de Ecopetrol y sus asociadas
de 715 BPED (Barriles de Petróleo Equivalentes Diarios) de los 2.533 BPED
planeados, como resultado de la entrada en operación de los proyectos de
optimización energética Autogeneración Tibú y Planta de Gas Tello. En el 2009
los ahorros energéticos fueron de 77 BPED, resultado del cumplimiento de los
proyectos de optimización establecidos por las áreas de negocio.
Durante
el primer semestre de 2010, Colombia se vio afectada por el fenómeno
meteorológico de El Niño que trajo como consecuencia la disminución de los
niveles de hidrología en los embalses (en comparación con los últimos cinco
años), lo que a su vez afectó la oferta de energía nacional.
No
obstante, es importante resaltar que ante esta condición climática, los
contratos de compra de energía firmados en el 2008 garantizaron la continuidad
en la prestación del servicio para todos los centros operativos de la empresa,
sin afectar las condiciones de seguridad del personal y la operación general.
El
consumo energético promedio del 2010 con respecto al 2009 presentó un
incremento en el consumo de la fuente energética gas natural, sustituyendo los
combustibles líquidos que se utilizaron en el 2009. Esto se debe a la restricción
en el uso del gas natural por efectos del Fenómeno del Niño.
Además,
en el 2010 se reportaron incrementos en el uso del gas natural para generación
eléctrica y para procesos, y se presentaron reducciones en las quemas, lo que
disminuyó las emisiones de CO2.
Las
compras de energía eléctrica en el 2010 fueron de 467,3 GWh creciendo un 10,15%
en comparación a 2009 (424,234 GWh-año). Lo anterior equivale a un costo de
$114 mil millones; es decir, se presentó un aumento del 7,74% ($106.554
millones). Estos aumentos son el resultado del crecimiento en volúmenes de
producción y capacidad de bombeo en las operaciones de la compañía.
La
proyección para el 2011 plantea un aumento en consumo de 54,81% proyectados en
723,42 GWh-año y en costos de 52,30%, lo que representa $147.844 millones para
asegurar con esto la Mega de la empresa.
Sin
embargo, para el 2011 se proyecta una reducción de 2.340 BPED (Barriles de
Petróleo Equivalentes Diarios) en el consumo de energía con el desarrollo de
los proyectos de optimización energética y se estima un incremento de la matriz
energética de tres a cinco fuentes de energía para Ecopetrol y sus asociadas
Diversificación energética
Con el apoyo de la Línea de Energía del Instituto
Colombiano del Petróleo (ICP) y la Coordinación de Mantenimiento y Energía de
DAB (Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios de Ecopetrol), se
trabajó en el 2010 en estudios y proyectos asociados a fuentes relacionadas con
energía eólica, solar, geotermia, biomasa, PetCoke y potencial en ductos.
Los resultados más significativos en
diversificación energética en el 2010 fueron:
1.
Energía eólica: Construcción e instalación de
un aerogenerador de eje vertical en el puerto marítimo de Coveñas, que tiene la
propiedad de combinar dos modelos (Sabonius-Darrius) que mejoran la eficiencia
en comparación con otros de su clase. Este desarrollo, que se encuentra en
proceso de obtener su patente, se realizó a través del convenio Ecopetrol –
Colciencias.
2.
Energía solar: Referenciamiento tecnológico en
energía solar que incluyó visitas a los centros de investigación más
importantes del mundo entre ellos, la Plataforma Solar en Almería (España). Con
base en la experiencia se plantea la contratación para la identificación de
proyectos en cinco lugares donde opera Ecopetrol.
Generación de 0.11 MW para
equipos de telecomunicaciones que se alimentan de la energía solar en los
campos de producción.
3.
Biomasa: Aprovechamiento del bagazo de
caña que utiliza Bioenergy (filial de Ecopetrol) para la producción de Etanol,
en la cogeneración de vapor de proceso y energía eléctrica para consumo propio.
La generación eléctrica será de aproximadamente 20MW y el funcionamiento de
esta planta estará listo para el 2012.
4.
Geotermia: Finalización del estudio de
geotermia de baja entalpía, que consistió en identificar si existe potencial
para aprovechar el agua caliente que se tiene de la extracción de crudo del
campo Apiay.
Para adelantar las anteriores actividades, Ecopetrol invirtió $2.000 millones en el 2010.
Para adelantar las anteriores actividades, Ecopetrol invirtió $2.000 millones en el 2010.
Materiales
Si bien Ecopetrol no cuantifica el peso y volumen total de materiales utilizados por la diversidad de medidas que esto implica, sí se cuantifica el monto total adquirido y los números de procesos, compras y contratos por medio de los cuales asegura su abastecimiento.
Si bien Ecopetrol no cuantifica el peso y volumen total de materiales utilizados por la diversidad de medidas que esto implica, sí se cuantifica el monto total adquirido y los números de procesos, compras y contratos por medio de los cuales asegura su abastecimiento.
De esta manera, en el 2010 se realizaron negocios
con 1.364 contratistas por un monto de $10.329 millones de cargo directo y $941
mil millones de propósito específico, mediante 13.655 procesos, 9.663 compras y
3.992 contratos por medio de los cuales se adquirieron 84.530 materiales, lo
que representa un 8% más que durante 2009 cuando se adquirieron 77.931
materiales en 16.259 procesos, 9.924 compras y 6.335 contratos.
Actualmente Ecopetrol viene trabajando su
catalogación con base en los códigos UNSPSC; en la tabla 68 se describen las
compras realizadas durante 2009 y 2010, teniendo en cuenta dicha codificación.
Las cifras descritas corresponden a 9.924 procesos de compras realizadas
durante el 2009 y a 9.663 procesos de compras realizadas a diciembre 13 de
2010.
Contratación verde
La contratación verde se define como la adquisición
o utilización de bienes o servicios con un impacto ambiental reducido durante
todo su ciclo de vida, en comparación con bienes y servicios con una función
equivalente.
En 2010 Ecopetrol desarrolló los pilares que dan
soporte a la estrategia de contratación verde, con el soporte de Ecosistemi
SRL, consultora italiana experta en la materia. Igualmente, se instaló la
metodología de contratación verde enmarcada en los principios establecidos en
el grupo de trabajo de Contratación Pública Sostenible del Proceso de Marrakech
(2003).
Durante el desarrollo de la metodología se
priorizaron los bienes y servicios a los cuales se incluirán criterios
ambientales en el corto, mediano y largo plazo, y se construyó un plan al 2015
donde se incorporarán criterios ambientales a 115 líneas de bienes y servicios,
cubriendo así el 100% de lo que Eurostat considera contratación verde.
Con el propósito de conocer y compartir las mejores
prácticas a nivel mundial en materia de compras sostenibles, Ecopetrol fue
patrocinador y expositor durante el Foro Internacional de Compra Verde – Forum
Internazionale degli Acquisti Verdi, realizado en Cremona, Italia, en octubre
de 2010.
Con el objetivo de asegurar el uso de esta
metodología en la empresa, en noviembre de 2010 se capacitaron 118 personas en
la implementación y aplicación de contratación verde en los procesos de
abastecimiento en Bogotá, Barrancabermeja, Cartagena y Bucaramanga. Para el
2011, además de afianzar y ampliar las líneas de contratación para cumplir
metas organizacionales a 2015, se estructurará un plan de desarrollo de
proveedores que apoye la política nacional de producción y consumo sostenible.
Agua
La preocupación por la captación, utilización,
reutilización, reciclaje, vertimiento y disposición final del recurso agua
reviste una alta prioridad para Ecopetrol.
Captación de aguas
En el 2010 Ecopetrol captó 86,8 millones de m3 de
189 fuentes hídrícas, siendo las aguas superficiales las de mayor uso. Este
valor representa un aumento del 2% con respecto al 2009.
De acuerdo con el Índice de Escasez Hídrica del
país, publicado por el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios
Ambientales en el Estudio Nacional del Agua del año 1998, las 189 fuentes de
captación de Ecopetrol se encuentran ubicadas en áreas del país donde el índice
de escasez es mínimo o no significativo.
Reciclaje de agua utilizada en
los procesos
En 2010, Ecopetrol reutilizó 31% y recirculó 3% del
agua utilizada en sus operaciones. Gracias a las actividades desarrolladas en
el Programa de Uso y Ahorro Eficiente del Agua (AYUEDA), la Refinería de
Barrancabermeja logró hacer un uso eficiente del agua en algunas de sus
operaciones, con los siguientes resultados:
1.
Implementación y dotación de
dispositivos ahorradores de agua: Instalación de baterías sanitarias de bajo consumo
y mantenimiento a las existentes en los barrios y en la zona industrial de la
Refinería y en las oficinas del edificio 25 de agosto.
2.
Control y reducción de pérdidas: Corrección de fugas de la malla
de agua potable en línea superficial y enterrada. Reparaciones y mantenimientos
correctivos de fugas en el sistema de agua potable.
3.
Programas de capacitación y
motivación especial: Se realizaron 30 sesiones del Programa En Ambiente con el Ambiente
durante la semana de salud ocupacional. De igual forma, se dictaron 47
capacitaciones de sensibilización ambiental en los cuartos de control de la
Refinería, para un total de 476 personas capacitadas.
4.
Reúso de agua en la refinería: En 23 procesos industriales de la
Refinería se logró reusar 9.070.143 m3 de agua, lo que representa un 29,5% de
reúso con respecto al agua cruda captada.
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