Tecnologías de información en el proceso de compras
Proceso de Compra en las empresas
Introducción
En el contexto de la Gestión Administrativa existen
varios procesos como la gestión de personal, gestión ambiental, gestión de
costos, gestión de calidad, gestión de procesos, gestión de compras, entre
otros.
La gestión es el proceso de planear, organizar,
dirigir, controlar y revisar constantemente, que el proceso se esté llevando a
cabo tal como se planeó.
La compra se ha percibido como una actividad
administrativa de la empresa, que tiene a su cargo la responsabilidad de
ejecutar y procesar los pedidos iniciados en otro departamento de la
organización.
El enfoque moderno de la compra, se basa en el
conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer una necesidad
del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada, en el
momento oportuno.
Actualmente, en un mundo globalizado donde existen
grandes zonas comerciales y en donde es relativamente fácil comprar cualquier
insumo que una empresa necesite, es necesario tener un sistema efectivo de
Gestión de Compras que satisfaga las necesidades de la organización y lo lleven
a cumplir las metas planteadas.
Por medio de este trabajo pretendemos dar a conocer
el proceso de Gestión de compras realizado por la Multinacional Bimbo en la
ciudad de Medellín y por la Empresa Colombiana de Petróleo (Ecopetrol).
GRUPO
BIMBO DE COLOMBIA
NACIMIENTO DE BIMBO
Fundado en México el año de 1945, cuando inició sus
operaciones con sólo tres productos: pan tajado blanco, pan negro y tostadas,
Grupo Bimbo es hoy en día una de las empresas de panificación más importantes
del mundo, por el posicionamiento de su marca y por sus volúmenes de producción
y ventas, además de ser líder absoluto de su categoría en el continente
Americano.
Su compromiso de ser una empresa altamente
productiva y plenamente humana, ha logrado que el Osito Bimbo esté presente en
más de 5000 productos diferentes para los mercados de México, Estados Unidos,
Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, Panamá, Chile, El Salvador, Guatemala,
Honduras, Nicaragua, Perú, Venezuela, Uruguay, Paraguay, la República Checa y
China.
Adicionalmente se debe destacar la dinámica
empresarial que BIMBO viene aplicando desde sus inicios haciendo que, tras 63
años de actividad, su imagen de marca proyecte hoy a una empresa de productos
alimenticios universalmente innovadora, competitiva y orientada a la
satisfacción total de sus clientes y consumidores.
LA LLEGADA DE BIMBO A
COLOMBIA
Desde que puso la primera piedra para su
organización en octubre de 1995, el compromiso de BIMBO con nuestro país fue
total e incondicional, para crecer paso a paso, acorde con las circunstancias
de nuestro país, y con el propósito de conformar su operación utilizando el
personal totalmente local y contribuir así a la generación de empleo.
El plan estratégico de Bimbo contempla la
producción de su pan, exclusivamente con harina de trigo importada de primera
calidad y procesada en plantas con tecnología de punta, únicas en Colombia,
donde el producto nunca entra en contacto con las manos de los operarios, tanto
en el momento del “amase” por decirlo así, como durante los procesos de
horneado, corte y mucho menos, durante el empaque.
Así mismo comenzó a implementar su red de
distribución creando Agencias estratégicamente situadas para cubrir la mayoría
de nuestra geografía: primero en Bogotá y Medellín y en los años siguientes,
1998 y 1999, en Cali, Pereira, Bucaramanga, Cúcuta, Barranquilla y Cartagena. Y
ya en el nuevo siglo, entra en operación la nueva planta en el Valle del Cauca.
De otra parte, con las evidentes innovaciones que trajo consigo, BIMBO empezó a
estimular a las industrias locales del ramo para iniciar procesos serios de
tecnificación que se están dando en beneficio tanto del mercado, como de los
consumidores y propició la adquisición de empresas ya establecidas para
consolidar tres nuevas plantas en la Costa Atlántica, Valle y Antioquia,
haciendo un gran aporte industrial a las regiones y asegurando el mayor
cubrimiento del mercado.
Sin duda alguna, la calidad insuperable, la
innovación permanente y una eficiente estrategia de distribución de sus
productos, han sido las claves en el proceso para que Bimbo de Colombia haya
obtenido un liderazgo en tan corto tiempo .Su imagen de marca está respaldada
por una sólida filosofía empresarial basada en valores corporativos; su visión
global de los mercados y el compromiso de su fuerza laboral, ha sido algo
definitivo en su proceso de consolidación en Colombia.
Además y por sobre cualquier otra cosa, BIMBO es
fiel a su compromiso de ser una empresa altamente productiva y plenamente
humana, que contribuye desde todas sus actividades al bien común.
Para preservar ese carácter, que la ha definido
desde su establecimiento en Colombia, la empresa actúa con base en un trato
justo, con calor humano y en la generación de oportunidades de capacitación, de
superación personal, de participación, de progreso económico y social para sus colaboradores.
MISIÓN
Alimentar, deleitar y servir a nuestro mundo.
VISIÓN
Hacer de nuestro negocio un negocio, ser
productivos. Alcanzar los niveles de rentabilidad establecidos.
Lograr un creciente volumen y participación de
nuestras marcas. Estar cerca de nuestros consumidores y clientes, ellos son
nuestra razón de ser.
Buscar que nuestro personal se desarrolle y realice
plenamente (vivir nuestra filosofía). Orientados permanentemente a aprender.
Asegurar la operación en un adecuado ambiente de
control (información, sistemas y confianza). Participación y autocontrol.
VALORES DE BIMBO
PASIÓN: “nos entregamos en
todo lo que hacemos”
EQUIPO: “colaboramos, sumamos
esfuerzos, multiplicamos logros”
CONFIANZA: “cultivamos cada
relación con integridad”
CALIDAD: “ofrecemos
diariamente productos y servicios de calidad superior”
EFECTIVIDAD: “ejecutamos con
precisión y excelencia”
RENTABILIDAD: “obtenemos resultados
para seguir creciendo y emprendiendo”
PERSONA: “vemos siempre al
otro como persona, nunca como instrumento”
DESCRIPCIÓN DEL
NEGOCIO
Bimbo es una empresa dedicada a la producción y
comercialización de pan, con presencia en 17 países de América y 34 en el resto
del mundo, cuenta con cerca de 7,000 productos y con más de 150 marcas de
reconocido prestigio.
TIPO DE ORGANIZACIÓN
POR SECTOR ECONÓMICO:
Industrial
Bimbo es una empresa productora porque transforma
la materia prima en una gran variedad de productos terminados, aptos para el
consumo humano.
Comercial
Bimbo es una empresa comercializadora ya que vende
y distribuye sus productos en diferentes puntos de venta.
POR TAMAÑO:
Bimbo según la ley mipyme es considerada como una
empresa grande, ya que cuenta con más de 200 colaboradores y sus activos
anuales son mayores a 30000 SMLMV.
POR ORIGEN DE CAPITAL:
Bimbo es una empresa privada ya que no hay ningún
aporte hecho por el estado, el capital proviene de particulares.
POR CONFORMACIÓN
JURÍDICA:
Bimbo es una sociedad anónima, ya que cada socio
responde hasta el monte de los aportes hechos a la organización.
Línea de pan
El proceso productivo comienza con la inspección,
recepción y aceptación de materias primas, en donde se evalúan las
características de cada materia prima de acuerdo con unas especificaciones
definidas para garantizar la calidad de cada una de ellas.
Etapa de pesaje y dosificación: se elaboran las
pesadas exactas para cada producto a elaborar de acuerdo a una formulación
establecida.
Preparación de esponja: es una mezcla de harina,
levadura, alimento para levadura, agua, azúcar, que tiene como fin preparar la
levadura para garantizar un sabor agradable en el producto y una simetría
homogénea en cada una de ellas. La mezcla preparada se deja en reposo
(fermentación) durante tres horas y luego se incorpora a la masa.
Preparación de la masa: mezcla de la esponja con
otros ingredientes como azúcares, encimas, agua, grasas, sabores y otros, como
uvas, salvado, etc., los cuales al mezclarse forman una pasta uniforme y
elástica conocida como masa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer los criterios de compra
Conocer como manejan las relaciones con los
proveedores
Conocer las políticas de Stock de mercancías
Conocer criterios de calidad y precio.
Conocer los criterios con los que se escogen los
proveedores
El proceso de compras depende del supervisor de
compras nacionales y su grupo de negociadores por categoría, los cuales deben
de responder por insumos y servicios necesarios para cada una de las plantas.
La cadena de abastecimiento en cada una de las
plantas, está compuesta por el proveedor, abastecimiento de planta, producción,
despachos, logística, ventas y el consumidor final.
Las compras de la empresa se clasifican de acuerdo
a la necesidad, hay compras nacionales de productos que son necesarios en todas
las plantas, y se contratan proveedores que se encuentran en todas las
ciudades, regionales para insumos que son de baja importancia e internacionales
para productos que no se encuentran en Colombia, como el trigo, el gluten y un
aceite especial.
La empresa posee un sistema de registro de compras
llamado Oracle, en el cual se asientan las facturas de compra o pedido, para su
respectivo pago en los días establecidos en la negociación, teniendo como día
de inicio la fecha en que se entrega la factura.
Las compras juegan un papel muy importante en la
empresa, ya que las buenas compras producen ahorros y produce tanto
satisfacción en el cliente como en los inversionistas.
La gestión de compras está soportada dentro del
sistema de gestión de calidad, el cual es igual para todas las plantas y
agencias en todos los países, debido al modelo grupo Bimbo, el cual quiere
decir que Bimbo funciona igual en México, Colombia y en el resto de los países
en donde tiene operación.
Los proveedores son evaluados mediante el
abastecimiento en tiempo, calidad, los cuales comprenden la cantidad de
producto pedido y entregado y el tiempo de oportunidad, se tiene en cuenta el
mejor precio y los tiempos de pago, debe de cumplir con todas las
especificaciones y condiciones sanitarias.
Compras realiza una evaluación con un ente externo,
en donde se mira sus sistema de calidad, su músculo financiero, su proceso
productivo y la capacidad de respuesta.
El proceso de logística consta de dos etapas, una
es en planta y la otra en agencia. Los proveedores se encargan de poner los
insumos en la puerta de la planta para que estos sean transformados por el
personal operativo, logística planta tiene un equipo llamado despachos planta,
el cual verifica el producto terminado, lo ordena para su respectivo despacho y
lo remisiona a las agencias, este transporte debe ser en vehículos tipo furgón,
previamente inspeccionados por el personal de sanidad; aquí concluye la
logística de planta.
¿Cuáles son los
principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?
El principal objetivo es establecer relaciones a
largo plazo con proveedores estratégicos, tanto en calidad como en precio, con
el objetivo de hacer buenas negociaciones en las que se puedan obtener ahorros
o evitar costos.
¿Cuántas personas
intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan
en dicho proceso?
En Bimbo existe un sistema de productos y
servicios, dentro de este se encuentra abastecimiento, almacenaje y otros
subprocesos (producción, despachos, logística y ventas). La idea es que todos
trabajen en conjunto para tener los insumos y servicios adecuados para obtener
buenos resultados en la operación.
¿Dónde y cómo se
compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?
Se hacen negociaciones con término a mínimo un año
y estos se encargan de poner los productos en las diferentes plantas, de
acuerdo a las programaciones realizadas por almacén y con la especificación que
requiera cada insumo en cuanto a presentación y transporte.
¿Existen hojas de vida
de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan?
Cada insumo tiene una ficha técnica, tanto generada
por Bimbo como la que entregan los
proveedores, también hay certificados de Calidad donde están los datos más
relevantes del producto.
¿Qué sistema de compras
se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son
centralizadas, descentralizadas? Explique.
En la compañía se utilizan compras con stock, las
cuales deben de tener como mínimo en materias primas $ 500.000.000 y en
empaques $ 250.000.000, los cuales alcanzan para la producción de 8 días y 30
días respectivamente. Las compras son centralizadas porque existe un supervisor
de compras nacionales, el cual lidera un grupo de negociadores por categorías
(cada negociador se encarga de un insumo diferente).
En la gestión de
compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena
compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?
Calidad: dentro de todos los
proveedores se busca la mejor calidad de los insumos, ya que Bimbo siempre
desea ofrecer a sus consumidores productos de excelente calidad.
Oportunidad: se refiere al tiempo
de entrega del insumo y en las cantidades requeridas para que no haya
agotamientos.
Precios: siempre se busca el
mejor precio con la mejor calidad.
Relaciones a largo
plazo: se
refiere a la continuidad con un mismo proveedor, para no estar realizando
estudios de nuevo y al período de tiempo que se da para los pagos.
¿Se realiza
investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y
búsqueda?
Se hace un estudio de mercado dependiendo de la
necesidad, en el caso de buscar un insumo sustituto, tratamos de conectarnos
con proveedores afines a la categoría, se solicita la documentación del insumo,
ficha técnica y certificado de análisis y se envía a pruebas, una vez aprobada
la muestra se solicita una información al proveedor para conocer su músculo
financiero, sus instalaciones etc.
¿Efectúan en alguna
ocasión algún tipo de test de productos, con el fin de conocer sus
características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen.
Sí se realiza, ya que se debe determinar si la
calidad de producto es la misma, es mayor o ha disminuido.
¿Ustedes almacenan la
mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto?
(Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)
La mercancía se almacena en RACKS, los cuales son
estanterías fijas al suelo, se utiliza montacargas, gatos hidráulicos y unas
plataformas de desplazamiento de mercancía, adecuado para Bimbo, conocido como
dolis.
¿Se establecen
cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la
compra?
Existe un plan comercial, en el cual se establecen
las proyecciones de ventas futuras y se obtienen como resultado la cantidades a
necesitar, no hay un máximo de materias primas, el mercado es el que define que
cantidad se debe de comprar, debido a que existe la suficiente solvencia
económica para realizar grandes pedidos; en cuanto a los mínimos, se manejan
stock de materia prima equivalente a $ 500.000.000, los cuales alcanzan 8 días
para la planta ubicada en Itagüí y $ 250.000.000 para empaque los cuales
alcanzan 30 días, debido a que su proceso de creación es mucho más largo.
¿Cuáles de los
siguientes controles utiliza la Dirección de compras?
Presupuestos __x__ Auditorias __Indicadores de
Gestión _x_ Evaluaciones del proveedor _x_ Reportes estadísticos de Compras
_Otros __ Cuáles __
¿Existe algún tipo de
convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo
funcionan esos convenios?
Las condiciones con los proveedores se establecen
en las negociaciones, en su mayoría se maneja pago a 60 o a 45 días.
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